La transparence. C’est un terme qui revient très souvent en entreprise et que vous avez sûrement déjà entendu en réunion. La transparence se joue à plusieurs niveaux. Vis à vis des clients d’abord, qui cherchent de plus en plus à savoir plus ce qu’ils consomment (provenance, composition des produits ou encore respect de l’environnement). Vis à vis des collaborateurs, ensuite, qui souhaitent être davantage impliqués dans la stratégie et les grandes décisions de l’entreprise.
Les équipes s’attendent en effet à ce qu’on leur donne plus d’informations essentielles, autrefois jugées confidentielles et exclusivement réservées au top management. Mais au-delà d’une attente de la part des collaborateurs, la transparence pourrait bien avoir un impact plus que positif sur les performances et l’implications des salariés. Elle fait aussi partie des grands principes de la Responsabilité Sociale des Entreprises, la fameuse RSE. Une bonne raison pour tous les managers de faire preuve de transparence ? Certes, mais comment y parvenir concrètement, pour la rendre plus évidente et l’ancrer dans la culture d’entreprise ?
Qu’est-ce que la transparence en entreprise ?
Il s’agit de permettre à chaque collaborateur, quel que soit son niveau dans la hiérarchie, d’avoir accès à toutes les informations stratégiques concernant l’entreprise. La transparence est au départ apparue avec la notion de Open Book Management dont le principe est le suivant :
L’information reçue par les employés ne doit pas seulement les aider à réaliser leurs tâches, elle doit les aider à mieux comprendre comment l’entreprise fonctionne dans son ensemble.
Ainsi, selon John Case, qui a initié le terme en 1993, les entreprises sont plus performantes quand les employés se sentent autant impliqués que leur top management.
Si certains continuent de penser qu’une totale transparence en entreprise est utopique, d’autres sont plus optimistes et en font même un élément clé de leur culture d’entreprise. Ce qui est certain, c’est que la transparence doit aujourd’hui faire partie des nouvelles formes de management.
Mais la transparence n’est pas encore répandue dans toutes les entreprises et celles qui en manquent cruellement auraient du souci à se faire. En effet, son absence aurait un impact sur l’organisation profonde de l’entreprise : les directives y sont rarement alignées ce qui crée de la désorganisation et surtout, de la frustration auprès des équipes. Par manque de communication, les tâches y sont souvent réalisées en doublon et font ainsi perdre du temps, et de l’efficacité. Bref, elle peut déstabiliser l’ensemble de l’organisation.
Un facteur clé de succès pour tous
Faire preuve de transparence serait donc un des piliers du succès, tant pour l’entreprise que pour les équipes.
Selon Forbes, elle permettrait de faciliter les échanges entre les membres d’une équipe et de résoudre les problèmes plus rapidement. Elle permet également d’instaurer plus de confiance envers le management et ainsi d’avoir un impact direct sur le bien-être au travail et les performances.
Aussi, lorsque la confiance règne, les équipes ont tendance à se sentir davantage valoriser et à rester plus longtemps. Cela réduit ainsi le turn-over et les coûts liés au recrutement de nouveaux profils. De même, les salariés se sentant bien au sein de leur entreprise n’hésiteront pas à recommander et à coopter des personnes de leur entourage pour venir les rejoindre.
La transparence est un élément clé de la culture d’entreprise.
Mais pour être efficace et avoir un impact concret sur l’implication des collaborateurs, elle ne doit pas seulement s’apparenter à deux ou trois annonces annuelles. Elle doit faire partie intégrante de la culture d’entreprise et s’inscrire dans une stratégie de communication interne (mais aussi, de plus en plus, externe).
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Les salariés sont en effet de plus en plus sensibles à la culture de l’entreprise dans laquelle ils se trouvent. Elle devient même un critère de choix pour les candidats. Raison pour laquelle l’entreprise se doit de partager des valeurs proches des leurs pour les séduire et les encourager à postuler. Or, dans un contexte de forte pénurie des talents, notamment dans le domaine du digital, il est indispensable de développer une culture d’entreprise forte et séduisante.
Dans le processus de recrutement aussi la transparence a toute son importance. Le candidat souhaite que l’entreprise le tienne informé de toutes les étapes du recrutement, du nombre de candidats en lice ou encore des évolutions de carrière possibles. Les processus de recrutement sont souvent oubliés par les entreprises : pourtant, l’expérience collaborateur doit être réfléchie pour faire bonne impression dès le premier contact.
Or, selon une étude Parlons RH (en partenariat avec GlobePayroll) concernant l’expérience collaborateur, si cette notion progresse dans les esprits des responsables RH, il reste encore du travail. Si la notion d’expérience collaborateur a progressé de +7 points en un an, toutes les entreprises ne sont pas égales devant cette évolution. Les responsables RH des TPE ne sont que 62% à être familiers de la notion, contre 81% dans les très grandes structures.
Des actions concrètes pour plus de transparence
Si la transparence doit être présente à tous les niveaux de l’expérience collaborateur, l’un des points essentiel reste l’onboarding. En effet, un collaborateur bien intégré sera celui qui va rester. Et la transparence est bien entendu d’une grande aide pour l’aider à connaître rapidement tous les rouages de l’entreprise.
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Ainsi mettre en lumière tous les projets en cours dans les différents départements, permet à chacun de mieux appréhender les enjeux. Le but est aussi de faire émerger de nouvelles idées (et pas seulement au sein de l’équipe en charge du projet) et de créer plus de synergies entre les équipes.
Certains outils peuvent aussi vous permettre d’être plus transparent. C’est notamment le cas d’outils collaboratifs comme Trello ou Slack. Ils permettent d’avoir une vision claire de l’intégralité d’un projet, des tâches à réaliser mais aussi des membres qui en sont chargés.
D’autres outils comme confluence permettent de publier des contenus sur une plateforme collaborative. Les salariés peuvent aussi avoir accès à tous les projets de l’entreprise, les consulter, ainsi que les voir évoluer, et les commenter.
Pensez également à définir des OKR (Objectifs et Key Results) de façon mensuelle, trimestrielle et annuelle : ils permettent de gérer les objectifs de façon plus concrète et d’accroître leur transparence tout en augmentant l’implication de l’ensemble des collaborateurs.
Enfin, si tous ces outils facilitent la communication, l’échange et le partage d’informations devenant vos alliés, il n’en reste pas moins que se réunir physiquement est indispensable. En tant que manager, il est parfois nécessaire de privilégier des points un peu plus informes comme les walk and talk, dont le principe est de faire des réunions en marchant.
Avancées majeures sur votre produit ou sur le business, nouveaux arrivants ou promotions, challenges à venir et grandes étapes dans la vie de l’entreprise sont autant de nouvelles à partager avec les équipes. Et ce, que les nouvelles soient bonnes ou mauvaises. En effet, on a souvent tendance à privilégier l’annonce des bonnes nouvelles en entreprise (là-dessus, il est évidemment plus facile d’être transparent) alors que partager les mauvaises est tout aussi, voire plus, important. En effet, cela permet à tous de se préparer à une potentielle période difficile et de mieux accepter le changement.
La formation pour prôner et diffuser la transparence ?
En tant que managers ou responsable des ressources humaines, vous devez avant tout recruter un collaborateur pour ses idées. Lui imposer les vôtres et le mettre uniquement dans une posture d’exécutant serait complètement contre-productif pour vous comme pour lui et vous n’en retireriez rien de bon. Les attentes envers les managers sont grandes, en démontre cette étude de Michael Page et Page Personnel qui reprend le type de manager idéal souhaité par les salariés.
Source : Michael Page et Page Personnel
Si vous êtes dans le cas d’une prise de poste au sein d’une nouvelle équipe, il est important d’instaurer un cadre de confiance dès le départ, et ce, par exemple, en faisant le tour des attentes de chacun de vos collaborateurs et en les écoutant. Aussi, si vous avez été promu récemment, pensez à vous former aux nouvelles pratiques de management. Celles-ci vous permettront d’élargir votre champs des possibles et de jouer la transparence à votre niveau également. La prise de parole en public et la communication interpersonnelle pourront également vous aider à être plus à l’aise dans vos annonces à l’ensemble de l’équipe ou dans vos échanges individuels.
Les pièges à éviter
Si la transparence fait aujourd’hui partie des grands enjeux des entreprises, c’est aussi un sujet sensible. En effet, certaines informations sont confidentielles, surtout à un instant T : rachat ou levée de fonds par exemple.
De la même manière, en transmettre trop à vos collaborateurs peut se révéler contre-productif car ils peuvent vite se sentir noyer sous un trop plein d’informations. Or, pas évident de se concentrer sur ses projets quand on nous demande de participer et d’être au courant de tous ceux en cours au sein de l’entreprise. Pour que la transparence soit efficace, il faudra donc veiller à faire un choix et une sélection des plus importantes pour ne pas tomber dans la sur-information en se posant la question suivante : la valeur de l’information transmise est-elle supérieure à l’attention qu’elle va nécessiter chez le collaborateur ?
La transparence, à utiliser raisonnablement
Susceptible d’améliorer grandement les process et la productivité, la transparence devrait rapidement s’imposer au sein des entreprises et devenir un maître mot pour beaucoup de manager. Certains ont décidé de l’appliquer à tous les niveaux et d’en faire un pilier de leur culture d’entreprise et vont même jusqu’à adopter une totale transparence concernant les salaires. Alors que la loi Pacte (finalement invalidée par l’Assemblée) visait à publier les écarts de salaires entre dirigeants et salariés et à promouvoir la transparence à ce niveau-là, certaines entreprises ont pris les devant. Les salaires sont maintenant connus de tous et parfois, ce sont mêmes les salariés qui les fixent !
