La GPEC (Gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences) est bien connue des entreprises qui souhaitent développer leur compétitivité. Au départ obligatoire pour certaines d’entre elles, elle peut aujourd’hui devenir un véritable levier de développement. Avec la crise, certains services des ressources humaines n’ont donc pas hésité à s’en emparer. De fait, cette démarche a tout pour séduire : employeur comme salarié. En effet, elle présente de nombreux avantages et remet l’humain au centre en axant sur le développement des compétences. Un bon moyen de lutter contre l’obsolescence des compétences et de répondre aux enjeux de la digitalisation. Dès lors, il s’agit d’en appréhender tous les aspects théoriques et pratiques pour une mise en œuvre réussie. Suivez le guide !
Qu’est-ce que la GPEC et pourquoi est-elle synonyme de compétitivité ?
La GPEC vous en entendez parler, mais vous ne savez pas exactement ce qu’elle pourrait apporter à votre organisation ? C’est le moment de vous y intéresser, car, loin d’être une simple obligation, c’est une véritable arme anti-crise.
Un outil stratégique au service de la compétitivité des entreprises
Depuis son apparition dans les années 1980, la GPEC n’a cessé d’évoluer. En effet, la démarche a souvent eu mauvaise presse puisqu’elle constituait un préalable à tout plan de licenciement. De fait, sans cette démarche, il devenait difficile de justifier la restructuration d’une société. Pourtant, aujourd’hui, son utilisation se révèle particulièrement intéressante en période de crise. Et avec un tout autre objectif.
Un plan de GPEC permet à l’entreprise d’anticiper les conséquences des évolutions liées à ses environnements interne et externe et à ses choix stratégiques. Il a pour finalité de déterminer les actions à mettre en œuvre à court et à moyen terme, pour faire face aux évolutions d’effectifs, tout en répondant aux besoins de l’entreprise.
Définition du Ministère du Travail
Cette démarche est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés, car elle permet d’impulser un dialogue social. Mais elle peut être mise en place par toutes. De plus en plus d’entreprises sont conquises et l’ont inclus dans un véritable plan de formation lui redonnant alors toute sa valeur.
Ainsi, face aux changements occasionnés par la crise, il devient primordial de réinvestir dans la GPEC. L’objectif ? S’adapter aux mutations digitales et économiques du moment. Mais les salariés ne sont pas en reste puisqu’ils peuvent, eux aussi, en tirer de réels bénéfices.
Les avantages de la GPEC pour les entreprises
La GPEC est avant tout un outil des ressources humaines. Son premier avantage est donc en lien avec le métier. L’intégrer dès le début dans une démarche proactive vous permet, en tant que responsable du service d’assurer une meilleure gestion des salariés. Depuis leur arrivée jusqu’à leur départ, ces derniers sont recrutés sur des critères adaptés aux besoins de l’entreprise. Or, un recrutement réussi permet à celle-ci de conserver sa compétitivité. Le salarié bénéficiera ensuite d’un suivi tout au long de sa carrière. Vous pourrez ainsi lui proposer des évolutions de poste intéressantes et des formations régulières afin qu’il reste à niveau. Un excellent levier en termes de marque employeur puisqu’il attire les nouveaux talents et fidélise grâce à une politique de formation intégrant une forte dimension humaine.
La GPEC va aussi permettre de renforcer l’entreprise au niveau économique. En tant que responsable des ressources humaines vous détiendrez, en effet, une vision globale de ses besoins. Vous serez alors capable d’y répondre et d’anticiper ceux à venir pour éviter qu’elle ne souffre des difficultés liées à l’absence de main-d’œuvre qualifiée. Là encore, un véritable atout en temps de crise. L’organisation devient agile et moins poreuse aux changements. Elle a une longueur d’avance et s’adapte constamment au contexte.
Enfin, la GPEC vous permet de réduire les coûts de l’organisation de façon significative. Certes, il y aura un investissement en temps et en argent au départ. Mais cela évitera, par la suite, de devoir former en urgence avec une perte de compétitivité à la clé. De plus, en anticipant les besoins en recrutement vous pourrez établir des grilles salariales vous permettant de mieux optimiser votre budget annuel. Toutefois les entreprises ne sont pas les seules à bénéficier de cette démarche.
Les avantages de la GPEC pour les salariés
À l’heure de l’obsolescence des compétences, conserver son employabilité est devenu essentiel pour un salarié. Si vous êtes salarié et que vous souhaitez sécuriser votre emploi, la démarche GPEC est idéale. Vous pourrez ainsi développer vos compétences en permanence et accéder à de nouvelles fonctions ou postes. Vos compétences seront également valorisées et vous serez certain de ne pas vous ennuyer et de rester motivé.
Chercher à intégrer une entreprise dotée d’une politique de GPEC efficace peut être un vrai plus pour votre carrière. Donc, n’hésitez pas à vous renseigner avant le recrutement. Vous aurez ainsi l’assurance d’arriver dans une entreprise dynamique qui investit sur l’avenir et qui devrait moins subir les effets de la crise.
Reste bien sûr à savoir de quelle façon elle l’a mise en œuvre, ce qui constitue un défi pour de nombreuses structures.
Comment mettre en place une démarche de GPEC axée sur la compétitivité ?
Vous souhaitez mettre en place une démarche de GPEC ? Vous l’avez compris, cela se prépare en amont. Il ne s’agit pas uniquement de remplir des tableaux et graphiques et de les modifier chaque année. C’est une démarche stratégique qui requiert un minimum de réflexion. Nous vous conseillons donc de suivre les étapes suivantes et de vous former également.
Faire un état des lieux des besoins de l’entreprise
En tant que responsable des ressources humaines, vous allez tout d’abord devoir analyser la santé économique de votre entreprise, ses ressources en interne et ses besoins en compétences. Ce premier diagnostic est essentiel avant d’élaborer une stratégie efficace. Il s’agit d’une tâche très dense qui peut prendre un certain temps, mais qui est indispensable.
Appuyez-vous par exemple sur les managers et sur les fiches de poste pour identifier les compétences de chacun des salariés. Ici, vous ne pourrez pas vous permettre de rester en surface. Vous devez avoir une vision claire et précise des différents niveaux de compétences des collaborateurs. Tout cela vous permettra de réaliser une cartographie des compétences incluant les besoins immédiats ou à venir. Un seul mot d’ordre : la co-construction. Donc n’hésitez pas à mobiliser le plus de personnes possible et à travailler en mode projet.
Élaborer sa démarche GPEC pour plus de compétitivité
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour mettre en place une stratégie de GPEC. Celle-ci pourra se définir avec votre direction, mais également avec les différentes parties prenantes. Posez-vous les questions suivantes :
- Quels sont les objectifs à atteindre ?
- Quels sont les métiers existants dans l’entreprise et ceux pour lesquels il sera nécessaire de recruter ?
- Comment et quand sera-t-il opportun de parler à un salarié d’évolution professionnelle ?
- Qu’est-ce qui peut être négocié avec les partenaires sociaux ?
Une fois que vous aurez répondu à ces différentes questions, vous aurez votre ligne directrice vers plus de compétitivité, celle qui vous guidera tout au long de la démarche GPEC. Vous serez alors opérationnel pour la déployer.
Mettre en place la GPEC
C’est l’étape cruciale de la démarche : sa mise en œuvre. Pour cela, vous aurez pris soin, en amont, de définir les supports que vous allez utiliser. Sachez qu’il existe également des plateformes dédiées. Cela peut être d’une grande aide, car vous allez réaliser plusieurs actions qui nécessiteront un suivi bien spécifique :
- Organiser les entretiens professionnels ;
- Sélectionner les formations à proposer à vos collaborateurs et leur financement ;
- Rendre des décisions sur les futurs recrutements et les organiser. Il faudra, pour cela, créer des fiches de poste et prévoir un calendrier adapté ;
- Communiquer le plus largement et efficacement possible. C’est là l’un des points clés d’une démarche GPEC réussie. Il s’agit tout d’abord de rassurer les salariés sur l’intérêt de cette démarche. Non, ce n’est pas un ultime recours avant un plan de licenciement. Et, oui, le changement peut faire peur, mais il offrira de nombreux avantages. Soyez transparent et n’hésitez pas à demander à vos collaborateurs leurs ressentis pour répondre aux inquiétudes qui pourraient nuire au processus ;
- Assurer un suivi régulier et rigoureux de votre démarche. Celui-ci doit comprendre une évaluation de vos résultats.
Évaluer les résultats de sa démarche GPEC
Avec la GPEC, vous avez un but précis : aller vers plus de compétitivité. Afin de savoir où vous en êtes, des bilans réguliers seront nécessaires. Ces derniers pourront intervenir à différents moments de la démarche pour faire le point. Il sera alors toujours possible de vous adapter, de proposer des aménagements, de repousser des échéances… La flexibilité étant la règle d’or, il s’agira de rester ouvert au changement. Vous avez, certes, une ligne directrice à suivre, mais celle-ci est là uniquement pour vous guider. L’idée reste de garder le cap pour avoir un temps d’avance sur les évolutions à venir.
Les formations à privilégier pour une démarche GPEC axée sur la compétitivité
Parmi les formations sélectionnées en accord avec les salariés, les hard skills seront certes très présents. Il s’agit de développer des compétences nécessaires à l’exercice de certains postes. Par exemple, pour les managers, il pourra être utile de vous tourner vers des apprentissages liés au contexte actuel : Manager à distance ou encore Management d’Entreprise à l’Ère du Digital et Manager, anticiper et résoudre le stress et les conflits. Pour des formations courtes et concrètes sur les nouvelles tendances du métier, vous trouverez Nouvelles tendances du management, Conduite du changement et innovation.
Pour l’ensemble des collaborateurs, les soft skills sont à l’honneur cette année donc n’hésitez pas à les proposer. Dans un monde en crise, ils peuvent faire la différence en termes d’agilité. Et la bonne nouvelle c’est que vous avez le choix : Développer son intelligence émotionnelle, Être efficace en télétravail, Mieux Gérer les émotions, le stress et les conflits.
Enfin, votre métier doit, lui aussi, s’adapter à de nombreux changements. L’executive MBA Management des Ressources Humaines à l’Ère du Digital, très complet, sera d’une grande aide dans la construction de votre démarche GPEC. Vous pouvez également vous tourner vers Attirer, recruter et intégrer des collaborateurs dans un contexte digital ou encore Gestion RH et Recrutement à l’Ère du Digital.
En conclusion
Vous l’avez compris : la GPEC peut vous accompagner vers davantage de compétitivité. Un vrai plus pour rebondir alors que la crise n’est pas terminée. Les ressources humaines ont leur rôle à jouer dans la reprise donc passez à l’action. Vous avez entre les mains, un outil aux nombreux avantages, capable de remettre l’humain au centre pour de meilleures performances.
