Avec la transformation digitale, les méthodes et outils de travail ont beaucoup changé. Pour accompagner les collaborateurs dans la digitalisation, anticiper leurs craintes et gagner en productivité, nous vous proposons une revue des meilleurs outils et méthodes.
En l’espace de trois décennies, le management a beaucoup évolué et les méthodes et réflexes de travail ne sont, pour la plupart, plus les mêmes dans les entreprises. Tous les secteurs sont touchés et c’est bien évidemment dû à la transformation numérique. Cette dernière a eu pour effet de digitaliser progressivement le quotidien des entreprises et collaborateurs en instaurant de nouveaux outils améliorant la productivité, en permettant la diffusion rapide et décloisonnée de l’information et en démocratisant de nouveaux types de management.
La transformation digitale, un concept qui inquiète
Sur demande du cabinet de stratégie et transformation Julhiet Sterwen, l’Ifop a mené une enquête sur la transformation digitale et sondé plus d’un millier de salariés et de managers français.
Il en ressort que 63% des salariés et 74% des managers ont le sentiment de vivre une véritable révolution alors que le manque d’accompagnement se fait encore plus cruellement sentir. Les managers sont d’ailleurs 58% à estimer que leur rôle a évolué avec le digital, allant davantage vers le coaching avec pour objectif de responsabiliser les collaborateurs et de les rendre plus autonomes.
Du côté des collaborateurs, ils sont 68% à penser que le digital est le meilleur moyen d’acquérir de nouvelles compétences et qu’il n’influe pas sur le lien avec leur supérieur (64 %). En revanche, 61% pensent que les outils numériques impliquent une charge de travail plus importante.
Le principal problème que met en lumière cette étude est le manque d’accompagnement vers la transformation digitale ressenti par les managers (51%) et les collaborateurs (51%), des chiffres en hausse par rapport à 2017 alors que la digitalisation s’accélère dans les entreprises.
Cette enquête montre que pour réussir leur transformation digitale, les entreprises doivent trouver le moyen de faire collaborer efficacement tous les corps de métier d’une entreprise afin de partager les connaissances et de maîtriser ensemble les nouveaux outils. Aussi, les méthodes et outils du manager sont à renouveler.
Le rôle du manager digital
La transformation digitale est un processus qui peut, par certains aspects, apparaître brutal aux salariés et qu’il faut donc savoir le préparer. En effet, on entend souvent que de nombreux services et métiers ont été supprimés à cause d’un outil numérique permettant l’automatisation de certains process. Or, la transformation digitale opère plus une mutation qu’elle ne supprime les métiers. L’objectif est ainsi, en cas de mutation d’un poste, de requalifier ou de former les collaborateurs d’une entreprise pour qu’ils s’adaptent à un nouveau poste créé grâce à la transformation digitale.
Toutefois, cette requalification n’est possible que si les entreprises abordent le virage du numérique à temps sur leur secteur d’activité. Des propos confirmés par Eric Hazan, directeur associé de McKinsey pour qui « les constats sont aisés mais la mise en œuvre est délicate ».
Pour réussir cette transition numérique, il est indispensable que les managers appliquent trois grands principes : constat, requalification et mise en œuvre.
Source image : Picktochart
Quelles méthodes pour faciliter la transformation digitale en entreprise ?
Pour Julien Lever, directeur général adjoint du cabinet Julhiet Sterwen, « il est temps que l’entreprise entende les desiderata de ses collaborateurs pour les adresser de manière efficace et opérationnelle ». La première action que les managers doivent mettre en place est de casser les habitudes des collaborateurs dans l’entreprise, de changer la routine. Cette action doit être absolument être suivie d’un travail d’accompagnement, sinon le risque de renoncement de la part des collaborateurs est grand, provoquant ainsi un refus du changement.
Julien Lever prend ainsi l’exemple de la résistance au changement lors d’une visioconférence réalisée sur Skype : « lorsque vous faites une conférence Skype pour la première fois, il suffit que quelqu’un ne soit pas connecté pour que la conférence se fasse par téléphone. Quand Skype ne fonctionne pas, il faut accepter de perdre 10 minutes pour comprendre ce qui ne va pas. Le cerveau est fainéant, il prend toujours les raccourcis qu’il connaît ».
Source image : Skype
Pour que la transformation digitale soit acceptée par les collaborateurs, ces derniers doivent avoir confiance dans le système. Le problème réside dans le fait qu’ils ont tendance à se décourager facilement en cas de mauvaise qualité des réseaux ou de multiplicité d’outils et d’équipements pas toujours adaptés.
Enfin, il faut savoir accepter les erreurs et le fait qu’une transformation digitale prenne du temps. Selon le sondage Ipsos cité plus haut, 83 % des Français estiment qu’on dévalorise trop régulièrement un salarié qui subit un échec. Or, l’erreur est source de peurs et de stress et certains collaborateurs résistent à la transformation digitale par peur de « mal faire ». Le droit à l’erreur est donc très important pour effectuer un management efficace et les managers, bien que souvent submergés, doivent revoir leurs priorités et accompagner les collaborateurs.
Pour accompagner les collaborateurs dans le processus de transformation numérique, il faut donc que les managers se positionnent en tant qu’ambassadeurs du digital en veillant à dépasser les appréhensions et le choc générationnel grâce aux échanges, aux feedbacks utilisateurs et aux partages d’expériences.
Les outils du manager digital
La transformation digitale doit s’accompagner d’outils innovants, efficaces et simples à prendre en main. Bien évidemment, certains outils sont spécifiques à l’entreprise et son cœur de métier. En revanche, d’autres sont universels et peuvent facilement être adaptés à plusieurs types de besoins.
Pour travailler de façon collaborative, on retrouve bien entendu SharePoint, Dropbox et Google Drive qui permettent de travailler ensemble sur des documents textes, tableurs ou de type présentation. Simples à prendre en main, ils sont totalement en ligne et accessibles sur tous types d’appareil. Les managers doivent également être capables de décloisonner le travail avec notamment l’émergence du télétravail ou la collaboration avec des équipes éloignées géographiquement. Pour pouvoir organiser des points réguliers, il est conseillé d’utiliser un outil comme Doodle, de communiquer via Slack ou d’organiser des Visio-conférences avec Skype.
Le manager digital doit aussi augmenter sa productivité. Pour ce faire, des outils peuvent l’aider à gagner du temps tout au long de la journée : Evernote pour faciliter la prise de notes, Pocket pour mettre de côté les articles de veille et les lire calmement le soir ou pendant les trajets, et enfin IFTTT ou Zapier pour automatiser certaines tâches comme les publications automatiques sur les réseaux sociaux, la création automatique de facture lorsqu’un paiement PayPal est reçu, etc.
Il est également important de savoir développer son réseau professionnel de façon cross-canal, c’est-à-dire aussi bien lors des salons et meetings en présentiel que sur les réseaux sociaux. Pour ce faire, il est faut utiliser les réseaux sociaux comme LinkedIn, voire Twitter. L’échange de cartes de visites via un application comme Camcard est également très utile.
Enfin, pour motiver ses troupes avant un événement ou pour le lancement d’un projet, il est conseillé de réaliser des présentations dynamiques. Finis donc les Powerpoint chargés et illisibles, il est conseillé de faire des slides dépouillés avec l’utilisation de mots-clés ou d’utiliser des outils dynamiques comme Prezi. Pour trouver des images de qualité, les bibliothèques d’images gratuites libres de droit comme VisualHunt ou Pixabay et des outils de retouche photos comme Pictogrammes ou Canva.
Source image : Prezi
Les outils et méthodes pour manager à l’ère du digital sont donc indispensables pour aborder une transition en douceur, aussi bien pour les collaborateurs que pour les entreprises. « 93 %, c’est à dire la quasi-totalité des travailleurs verront leur emploi évoluer » explique Eric Hazan. Si ce chiffre fait peur, il ne faut pourtant pas tomber dans le fatalisme et plutôt prendre exemple sur des grands noms de la Silicon Valley comme Google qui forment régulièrement leurs employés. Ces formations régulières permettent de suivre les évolutions des marchés et des pratiques.
Un chiffre pour conclure cet article : au cours des deux dernières années, Google a formé un tiers de ses développeurs, soit 18 000 personnes. Au final, nous pouvons dire qu’il ne faut pas avoir peur de la transformation digitale mais qu’il faut savoir l’appréhender et pour ce faire, rien ne vaut la formation.
