Le saviez-vous ? Légalement, rien n’oblige les entreprises françaises à adopter une charte télétravail. Pourtant, elles sont de plus en plus nombreuses à le faire ! Mais à quoi sert-elle exactement ? Auriez-vous aussi intérêt à en créer une ? Comment mettre en place votre propre charte de télétravail et obtenir l’adhésion de vos équipes ? Nous répondons à toutes vos questions dans notre article !
Une charte télétravail, c’est quoi ?
Il s’agit tout simplement du document encadrant les règles du télétravail dans VOTRE entreprise. En effet, chaque charte est unique et permet à l’employeur d’adapter le télétravail au fonctionnement et aux besoins de son entreprise.
Qui peut y accéder ? Dans quelles conditions ? A quel rythme ? Voici certaines des nombreuses questions auxquelles ce document répond.
Pour simplifier, voyez-le comme une sorte de mode d’emploi précisant les modalités du télétravail, les droits et devoirs des télétravailleurs, etc.
Dans quel cas faut-il créer (ou non) une charte télétravail ?
Cas n°1 : vous n’autorisez le télétravail que très ponctuellement
Soyons honnêtes : si le télétravail n’est autorisé que de manière extrêmement ponctuelle (ex. : solution de dépannage en cas de grève des transports), créer une charte de télétravail n’a guère d’intérêt. Vous pouvez très bien vous en passer !
Toutefois, si cela n’a pas encore été fait, il pourrait être judicieux de mener une véritable réflexion autour du télétravail dans votre entreprise. Pour cela, n’hésitez pas à sonder directement vos salariés. Sont-ils satisfaits de cette situation ou, à choisir, préféraient-ils pouvoir télétravailler un jour ou deux par semaine par exemple ?
Dans la mesure du possible, il est recommandé de tenir compte de leurs requêtes sur le sujet. Pourquoi ? Tout simplement parce que de nombreux Français tiennent VRAIMENT au télétravail. Ne serait-ce que parce qu’il leur épargne les bouchons sur la route et qu’il leur permet de mieux concilier leur vie privée et professionnelle !
Si bien que la possibilité de télétravailler est devenu un argument de poids pour fidéliser les salariés… Et recruter plus facilement les nouveaux talents !
Cas n° 2 : il existe déjà un accord collectif sur le télétravail
Dans ce cas, hors de question de créer une charte de télétravail : c’est l’accord collectif qui fixe les règles !
Cas n°3 : vous souhaitez pérenniser le télétravail dans votre entreprise en absence d’accord collectif
Les négociations pour créer un accord collectif se sont soldées par un échec ? Dans ce cas, vous êtes autorisé à créer votre propre charte de télétravail pour votre entreprise. C’est même chaudement recommandé, car ce document vous permettra de :
- bien réguler l’accès au télétravail et d’en fixer les limites ;
- communiquer de manière totalement transparente avec vos équipes ;
- faire gagner beaucoup de temps à tout le monde, car les salariés pourront y rechercher directement les réponses à leurs questions ;
- prévenir les risques de discrimination, en fixant des règles communes ;
- et de prévenir également les récriminations et le mécontentement des salariés… Du moins si vous faites l’effort d’expliquer clairement vos choix, bien entendu !
Cerise sur le gâteau : grâce à cette charte, vous ne serez plus obligé de justifier chaque refus. Si les conditions d’accès au télétravail prévues par la charte sont remplies, la demande du salarié est acceptée. Si elles ne le sont pas, la demande est refusée. Point !
Comment créer une charte de télétravail ?
Qui prend en charge la conception du document ?
Normalement, l’employeur rédige la charte du télétravail après avis du CSE (Comité Social et Economique). Si tant est que l’entreprise en soit pourvue, bien entendu ! À noter également que l’employeur n’est pas tenu de suivre son avis : il peut donc très bien publier la charte même si le CSE s’oppose à certains points…
Cependant, il reste conseillé d’obtenir l’adhésion du CSE, ou, à défaut, celle des délégués syndicaux. Voire même de coconstruire le document avec eux : cela peut éviter des « insurrections » par la suite !
Et dans les TPE, où on ne trouve ni CSE, ni délégués syndicaux ? D’un strict point de vue légal, l’employeur peut rédiger la charte de télétravail directement, sans consulter qui que ce soit au préalable. Mais il serait sans doute judicieux d’en discuter avec les salariés, pour obtenir plus facilement leur adhésion sur le sujet. Ou a minima de collecter leur avis grâce à des sondages !
Quelles sont les mentions légales devant obligatoirement figurer dans votre charte télétravail ?
Bien que chaque charte télétravail soit unique, l’article L.1222-9 du code du travail impose un certain nombre de mentions obligatoires. A savoir :
- « les conditions de passage en télétravail, en particulier en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du code de l’environnement, et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ». Vous devez donc préciser quelles catégories de salariés peuvent accéder au télétravail et sous quelles conditions (ex. : ceux qui ont au moins X mois d’ancienneté, ceux qui vivent à plus de X kms de l’entreprise, etc. ). Vous devez également indiquer les conditions qui permettent de mettre fin au télétravail si besoin (ex. : constat d’une grosse baisse de la qualité de travail du salarié depuis qu’il pratique le travail à distance) ;
- « les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail. » Vous devez donc préciser comment les salariés doivent exprimer leur accord pour faire du télétravail. Par courrier, par exemple ;
- « les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ». A ce stade, vous devez préciser le nombre de jours de télétravail autorisés par semaine ou par mois, le temps de pause accordé par jour, les méthodes et outils que vous comptez utiliser pour vous assurer que le temps de travail est bien respecté, etc. ;
- « la détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ». A comprendre : les plages horaires durant lesquelles les salariés sont tenus d’être joignables ;
- « les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail, en application des mesures prévues à l’article L. 5213-6 » ;
- et enfin « les modalités d’accès des salariés enceintes à une organisation de télétravail » (ex. : possibilité de télétravailler à temps plein à partir du 3ème trimestre).
Peut-on ajouter d’autres points à la charte télétravail ?
Tout à fait ! C’est même vivement conseillé si vous souhaitez encadrer le plus précisément possible le télétravail dans votre entreprise. Pensez notamment à indiquer où les salariés ont le droit de télétravailler. Uniquement à leur domicile ? Peuvent-ils aussi travailler dans un espace de coworking ? Voire même dans un tout autre lieu ? Sur ce point aussi, il vaut mieux fixer des règles car vous devez vous assurer que vos collaborateurs travaillent dans de bonnes conditions où qu’ils soient !
Cela étant dit, vous pouvez également préciser :
- les règles de confidentialité et de sécurité à respecter en télétravail. Notamment pour éviter le vol de données sensibles et autres tentatives de piratage informatique… Au besoin, vous trouverez d’ailleurs des conseils pour optimiser les mesures de cybersécurité de votre entreprise dans notre article précédent ;
- les modalités de remboursement des frais de télétravail. Il peut s’agir d’un remboursement sur présentation d’un justificatif par exemple. Ou encore d’une allocation forfaitaire en fonction du nombre de jours télétravaillés ;
- quels sont les équipements mis à la disposition des télétravailleurs ;
- les conditions de passage en télétravail en cas de force majeure (ex.: incendie ou dégât des eaux rendant l’utilisation des locaux de l’entreprise impossible pendant un certain temps) ;
- ou encore les consignes de santé et les règles de sécurité pour les télétravailleurs. Par exemple, vous pouvez préciser qu’en cas de blessure durant les heures télétravaillées, le salarié devra l’indiquer au plus vite à la direction afin qu’elle puisse prendre les mesures appropriées !
Bon à savoir : « l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l’article L. 411-1 du code de la sécurité sociale. »
Source : article L.1222-9 du code du travail
Conseil bonus : n’hésitez pas à bien expliquer vos décisions !
Même si rien ne vous y oblige, il reste recommandé de motiver vos décisions au sein même de la charte télétravail pour éviter des discussions houleuses. En effet, prendre le temps de bien expliquer vos choix limite les risques de voir grandir un sentiment d’injustice chez vos collaborateurs.
Exemple concret : vous voulez réserver le télétravail aux salariés ayant au moins 6 moins d’ancienneté ? C’est votre droit mais il vaut mieux expliquer clairement pourquoi.
Par exemple, vous pouvez indiquer « Le télétravail n’est autorisé qu’à partir de 6 mois d’ancienneté dans l’entreprise, temps que nous estimons nécessaire pour réussir l’onboarding de nos collaborateurs dans les meilleures conditions possibles et les rendre suffisamment autonomes à leur poste pour qu’ils soient en mesure de travailler à distance. »
Des modèles de charte télétravail gratuits pour vous aider
Bonne nouvelle : il existe de nombreux modèles de charte télétravail gratuits sur le net. Vous avez seulement besoin de les compléter avec vos propres règles !
Pensez par exemple au modèle proposé par le Figaro .
Ou encore à celui proposé par TélétravailFacile !
Comment diffuser la charte télétravail dans votre entreprise et obtenir plus facilement l’adhésion de vos collaborateurs ?
Une fois votre charte publiée, reste encore à la faire connaître de vos collaborateurs. En leur précisant bien qu’ils disposent d’un mois pour s’y opposer s’ils le souhaitent ! Passé ce délai, les dispositions de la charte prévaudront sur celles qui concernaient déjà le télétravail au sein de leur contrat de travail individuel.
En revanche, la loi est assez floue quant aux méthodes à utiliser pour transmettre l’information aux salariés. En effet, elle se contente de préciser que « la charte télétravail doit être communiquée par tout moyen au sein de l’entreprise » !
Libre à vous donc d’utiliser la méthode de votre choix : mails, courriers, publication sur l’intranet…
Cela étant dit, faire lire la charte télétravail à vos collaborateurs est une chose. Mais la leur faire pleinement comprendre et accepter en est une autre !
Pour y parvenir, il serai plus sage d’organiser au moins une réunion ou un webinaire pour présenter votre charte « de vive voix ». Prévoyez aussi un temps d’échange à la fin, pour répondre aux questions de vos collaborateurs !
Inclure la présentation de votre charte télétravail à votre processus d’onboarding, pour que vos nouvelles recrues soient parfaitement au courant des règles régissant le télétravail au sein de votre entreprise, serait également une bonne idée…
Enfin, dans un souci de transparence, vous pouvez aussi présenter la charte durant le processus de recrutement. Cela peut éviter de nombreuses déconvenues de part et d’autre par la suite !
Faut-il faire un avenant aux contrats de travail, en présence d’une charte ?
D’un strict point de vue légal, rien ne vous oblige à faire un avenant aux contrats signés avant la publication de la charte télétravail.
Cependant, retenez que vous ne pouvez pas imposer le télétravail à vos salariés – sauf en cas de force majeure. Si vous souhaitez pérenniser le télétravail au sein de votre entreprise, vous devez donc obtenir l’accord de chacun de vos salariés. Ceux qui accepteront de télétravailler le feront dans le respect de la charte. Et ceux qui refuseront continueront tout simplement à travailler 100% en présentiel : le télétravail est un droit, pas une obligation.
Il n’en reste pas moins vrai que vous devez obtenir l’accord des salariés souhaitant télétravailler. Pour cela il existe plusieurs solutions mais il faut reconnaître que conclure un avenant au contrat de travail reste encore la manière la plus sûre de prouver que votre collaborateur vous a bien donné son aval.
C’est pourquoi de nombreuses entreprises optent pour cette solution, même si elles n’y sont en rien obligées. N’hésitez pas à en faire autant pour protéger vos arrières en cas de conflit !
Besoin d’aide pour bien déployer le télétravail dans votre entreprise ?
Publier une charte pour encadrer le travail à distance, c’est bien ! Mais il faut aussi accompagner efficacement vos collaborateurs pour leur permettre d’exprimer leur plein potentiel en télétravail.
Il serait ainsi intéressant de faire suivre une formation en management à distance à vos managers. Elle leur donnerait toutes les clés pour :
- aider leurs collaborateurs à devenir plus autonomes ;
- booster leur motivation et maintenir leur esprit d’équipe malgré la distance ;
- résoudre les conflits et les crises à distance, etc.
Cela étant dit, il existe également des formations pour aider vos collaborateurs à être plus efficaces en télétravail !
Derniers conseils si vous souhaitez optimiser les performances de vos équipes en télétravail :
- ne négligez pas les formations e-learning. 100% en lignes, elles sont nettement plus pratiques que les formations présentielles car avec elles, vos collaborateurs peuvent étudier où et quand ils le souhaitent. Elles permettent également de faire des économies, car elles éliminent tous les frais de transport et de restauration ;
- pensez aussi à vous renseigner sur les dispositifs de financement disponibles. Du CPF (Compte Personnel de Formation) au FNE-formation, il existe de nombreuses solutions envisageables en fonction de la situation.
Au besoin, n’hésitez pas à contacter nos conseillers. Ils répondront à toutes vos questions sur les dispositifs de financement et les formations en ligne !
