80 % des nouvelles recrues décident de rester ou non dans les 6 premiers mois. Réussir son onboarding ou son process d’intégration n’est donc plus une option pour les entreprises. Surtout lorsque l’on sait qu’une mauvaise intégration fait démissionner 1 cadre sur 3. Ces chiffres annoncés par la société Workelo dans son infographie nous poussent aujourd’hui à nous interroger sur les mesures mises en place après le recrutement d’une personne. À l’heure où les entreprises peinent à trouver des talents et à les retenir, il est temps de repenser les pratiques RH en la matière. Voici 8 étapes incontournables pour réussir votre onboarding. En bonus, vous saurez même comment le faire à distance.
1. Comprendre l’onboarding et ses enjeux
Les coûts d’un mauvais recrutement s’élèvent entre 30 000 et 150 000 euros, selon ManPower, HR Voice et Opensourcing. Et 45 % des démissions ont lieu la première année dans l’entreprise (source : blog.workelo.eu). Ses deux arguments pourraient suffire à vous donner une bonne raison de recourir à l’onboarding. Mais, avant de le mettre en place, il est essentiel de comprendre de quoi l’on parle et, surtout, d’en saisir les enjeux.
Qu’est-ce que l’onboarding ?
Le terme onboarding fait référence aux pratiques RH en matière d’accueil et d’intégration d’un nouveau collaborateur. Considérées pendant longtemps comme de simples formalités, les actions menées dans ce sens n’étaient pas structurées. Le salarié arrivait dans l’entreprise et devait, très souvent, se débrouiller pour trouver son bureau et faire connaissance. Il pouvait, dès lors, s’avérer heureux si son adresse mail professionnel et son poste de travail étaient prêts à son arrivée.
Émilie V., attachée de presse junior passée par plusieurs agences de communication, nous raconte ses expériences : « Mes premiers jours en agence ont très souvent été catastrophiques. Une place provisoire derrière un écran m’était proposée et personne n’était là pour m’accueillir. Les salariés, tous stressés et pressés, n’avaient pas le temps de discuter. Ils m’attribuaient directement des tâches, sans prendre le temps de me connaître. Je me souviens d’une manager qui n’était pas au courant que je ne parlais pas couramment anglais. Surprise, elle m’a sèchement répondu que j’allais devoir apprendre. Je me suis sentie en insécurité et l’ambiance globale de l’entreprise m’a déplu. Déçue, j’ai immédiatement pensé que je n’allais pas rester longtemps dans cette boîte. »
On le voit : la première impression est primordiale. De fait, en même pas une journée, Émilie savait déjà qu’elle s’était trompée d’entreprise. À l’inverse, un collaborateur de la société A world for us évoque sa bonne expérience d’intégration :
« L’onboarding est particulièrement bien fait. On vous laisse le temps d’atterrir et en même temps toute l’équipe est aux petits soins si vous avez besoin de la moindre information (…). Dans les premiers temps, je suis baby-sitté par un membre de l’équipe chaque jour. Ce roulement est très intéressant pour comprendre les différentes visions du métier, identifier les missions de chacun et surtout m’intégrer vraiment au sein de l’entreprise. »
Pourquoi miser sur l’onboarding ?
Nous en parlions plus tôt : un recrutement raté a un coût non négligeable. Le calcul est vite fait lorsque l’on sait qu’une mauvaise intégration fait démissionner un cadre sur trois (source : blog.workelo.eu). Mais derrière ces chiffres, se cachent bien des enjeux.
En effet, les collaborateurs dont le process d’intégration a été négligé (voire oublié, comme Émilie) ne seront pas immédiatement opérationnels. Tout d’abord car leurs outils et postes de travail ne sont pas prêts, mais aussi parce qu’ils ne disposent parfois pas des compétences attendues par le manager (l’anglais, ici). Dès lors, comment pourraient-ils être performants ? Pour eux comme pour l’entreprise, cela ne peut que créer des tensions pour la suite.
C’est la raison pour laquelle de plus en plus d’employeurs comprennent désormais l’importance d’une telle pratique. Mais c’est également l’arrivée de nouvelles générations qui a bouleversé les pratiques. Ces dernières n’hésitent plus à démissionner si l’entreprise ne correspond pas à leurs attentes. De même, la difficulté à trouver de bons profils dans certains métiers entraîne une guerre des talents. L’onboarding devient, dès lors, un incontournable pour attirer, fidéliser et favoriser l’engagement. L‘importance de la marque employeur n’est plus à prouver aujourd’hui. Attention, toutefois, l’onboarding demande une certaine préparation.
2. Élaborer une stratégie d’onboarding
Pas d’onboarding réussi sans une bonne stratégie de départ. De fait, même si chaque poste et collaborateur sera différent et aura besoin d’un parcours personnalisé, vous pouvez néanmoins avoir une base de départ. Là encore, pas de secret ! Il suffit de se poser les bonnes questions :
- Quelle est l’image de l’entreprise aujourd’hui ?
- Comment véhiculer ses valeurs ? Celles-ci sont-elles bien définies et, si non, comment travailler sur votre marque employeur ?
- Quels sont, objectivement, vos points faibles et vos points forts dans ces moments décisifs ?
- Comment faire participer les équipes et leur faire prendre conscience de l’importance de ce process ?
- Quel est le budget dont vous disposez pour pouvoir investir dans des goodies ou créer des supports de communication ?
Vous ne savez pas par quoi commencer et vous avez l’impression de ne pas maîtriser certaines de ces notions stratégiques ? Pourquoi ne pas vous former ? Le module « Construire et développer sa marque employeur« permet, par exemple, de répondre à ces différentes interrogations.
Mais, n’oubliez pas, vous ne pourrez pas travailler seul. Vous allez devoir collaborer avec les équipes communication interne, marketing mais aussi avec le personnel encadrant.
3. Co-construire le parcours d’onboarding ou d’intégration du nouvel arrivant avec les managers
Déjà au moment du recrutement, ce sont les managers qui vous indiqueront les éléments à mettre en avant dans la fiche de poste. Ce sont, en effet, ces derniers qui auront des attentes particulières vis-à-vis du nouvel arrivant. Vous pouvez également vous fier à eux pour l’élaboration du parcours d’intégration de votre nouvelle recrue.
C’est, par ailleurs, un excellent moyen de les impliquer dès le départ en communiquant sur l’importance de leur participation et de leur engagement. Ils doivent se sentir investis d’une mission et être en mesure de saisir tous les enjeux de la démarche.
Les rares oppositions que vous pourriez rencontrer concerneront souvent un manque de temps. C’est, là encore, à vous de voir comment les aider à libérer plusieurs créneaux dans leur agenda. Certaines tâches ne peuvent-elles pas être déléguées ? Comment et à qui ? C’est en leur donnant les clés et en vous préoccupant également de leur bien-être que vous en ferez des alliés de premier ordre pour la suite.
4. Prendre contact avec la nouvelle recrue et lui envoyer les informations bien avant son arrivée
Le recrutement est terminé ? Il est temps de vous atteler à l’élaboration du parcours d’intégration du candidat. Si vous disposez déjà d’une base commune, vous gagnerez du temps. Nous vous conseillons, pour cela, de lister les différentes étapes. La première chose à faire vous concernant : faire un mail à la nouvelle recrue. Celui-ci devra comprendre des informations utiles à son arrivée :
- Son contrat à signer ;
- Sa date d’arrivée ;
- Le nom et l’intitulé de la personne qui l’accueillera ;
- Ses identifiants et son adresse e-mail, déjà configurés ;
- L’emplacement de son poste de travail ;
- Le programme de sa journée, voire de ses prochaines semaines d’intégration.
Cette liste est loin d’être exhaustive. Il ne s’agit néanmoins pas de le noyer sous un flot d’informations, mais de lui permettre de mieux appréhender son arrivée et de donner une première bonne impression. N’hésitez pas à personnaliser au maximum votre mail et à employer une tonalité propre à celle de votre organisation. Le tutoiement est de rigueur : utilisez-le ! L’humour aussi : pourquoi ne pas miser sur les gifs animés ?
5. Peaufiner au maximum l’accueil de la nouvelle recrue
Voici venir le grand jour : votre nouvelle recrue fait ses premiers pas dans l’entreprise. Vous devez faire de ces instants un événement tout particulier pour lui, ses futurs collègues et managers. Certaines entreprises n’hésitent pas, en effet, à faire les choses en grand :
- Petit-déjeuner d’accueil ;
- Pack de bienvenue avec goodies ;
- Rencontres toute la journée avec différentes personnes ;
- Déjeuner avec le dirigeant…
C’est le moment d’être créatif. Sans en faire trop si ce n’est pas dans l’habitude de l’entreprise, l’arrivée d’un nouveau membre dans l’équipe peut devenir un moment tout particulier pour l’entreprise.
Au-delà des petits plus, le nouvel arrivant devra, bien entendu, disposer de toutes les conditions pour bien travailler. Rien ne doit être laissé au hasard.
6. Désigner un mentor d’onboarding
Pourquoi ne pas désigner un mentor d’onboarding ? C’est le choix qu’ont fait certaines organisations. L’un des membres de l’équipe, sur la base du volontariat, accompagnera ainsi le nouvel arrivant dans sa prise de poste. Il lui réservera donc du temps pendant tout son parcours pour le présenter aux différentes équipes et lui indiquer les codes de l’entreprise.
Il vous appartient de veiller à ce que ce rôle soit pris au sérieux et que la personne choisie soit dans de bonnes dispositions vis-à-vis de l’entreprise. De fait, certains n’hésiteront pas, par exemple, à dévoiler les derniers potins en date, ce qui pourrait faire mauvaise impression.
7. Organiser des rencontres régulières
Pas de doute : les rencontres fédèrent et créent une vraie dynamique d’entreprise. Pour le nouvel arrivant, elles sont primordiales à son intégration. Nous vous conseillons de veiller à ce que son emploi du temps soit bien rempli dans les premiers temps. Ses déjeuners ne doivent, par exemple, pas se faire seul devant son ordinateur. Vous pouvez commencer par programmer des rendez-vous avec les différentes personnes avec lesquelles il sera amené à travailler.
Misez aussi sur les afterworks, petits-déjeuners ou goûters. Enfin, pourquoi ne pas organiser une journée spéciale nouveaux arrivants une fois par mois ? Ponctuée par différents événements, elle permettra à ces derniers d’avoir toute l’attention des collaborateurs. Attention, toutefois, à ne pas surcharger l’agenda de votre nouvelle recrue et à bien vous coordonner avec les managers.
8. Réaliser un vrai suivi de votre onboarding
Votre process est bien rodé et tout a été bien organisé ? Parfait ! Néanmoins, votre tâche ne s’arrête pas là. Vous devez réaliser un vrai suivi du nouvel arrivant jusqu’à la fin de son parcours.
Certains employeurs demandent ainsi un rapport d’étonnement à la fin de l’onboarding. Celui-ci a toute son importance pour améliorer votre programme, pour repérer les difficultés et, tout simplement, pour prendre la température. Basez-vous sur certains indicateurs pour mesurer sa satisfaction et lui permettre de s’exprimer. Un manager ou collègue lui pose problème ? Vous devez être en mesure de l’identifier à cette occasion pour trouver une solution.
Conseil bonus : comment réussir votre onboarding à distance ?
Nous l’avons vu avec les confinements, l’onboarding peut être complexe à réaliser à distance. Quelques organisations fonctionnent, par ailleurs, entièrement en full remote. Les différents collaborateurs travaillent ainsi à distance en continu. Comment faire, dans ce cas, pour intégrer correctement votre nouvelle recrue ?
Là encore, pas de secret, vous devez être parfaitement organisé. Chaque étape de votre process doit être bien pensée. Vos objectifs : éviter l’isolement du nouveau collaborateur, lui épargner les problématiques techniques, parvenir à véhiculer la culture de l’entreprise… Pour cela, les outils digitaux seront, bien entendu, de précieux atouts.
Vous pouvez ensuite vous appuyer sur les conseils précédents tout en prenant en compte les difficultés liées au distanciel. Les visios et réunions à répétition sont, par exemple, souvent décriées. Elles sont, de fait, chronophages pour tous les collaborateurs. Pourquoi ne pas mettre en place un guide de l’entreprise et libérer au maximum le planning de votre nouvelle recrue tout en lui fixant des objectifs de rencontres par semaine avec ses nouveaux collègues ? Faites également attention à ne pas recruter trop de personnes en même temps pour permettre aux équipes de prendre le temps avec chacune.
Conclusion : l’onboarding est désormais un incontournable des pratiques RH
Plus question aujourd’hui de faire l’impasse sur l’onboarding ! Vous souhaitez être opérationnel sur le sujet ? Pourquoi ne pas vous former grâce au module dédié : « Réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs« . Vous y apprendre beaucoup en matière de logistique, de mobilisation des différentes parties prenantes, de définition des missions ou encore de période d’essai. Alors, prêt ? Prenez contact avec l’un de nos conseillers pédagogiques pour en parler.
