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Offboarding : et si on apprenait à dire aurevoir ?

L’un de vos meilleurs collaborateurs vient de vous annoncer son départ ? C’est le moment de démontrer vos talents en offboarding. En effet, cet art de la gestion des départs en entreprise est essentiel à maîtriser. Et, pourtant, il est très souvent difficile à appréhender par les managers et responsables de ressources humaines. De fait, les départs peuvent être difficiles à gérer, en particulier quand l’affect prend le dessus. Néanmoins, ce sont des événements qui font partie de la vie d’une entreprise. Selon une étude de l’APEC, 69 % des cadres de moins de 35 ans se disaient prêts à changer d’entreprise en 2021. Entre quête de sens et envie d’ailleurs, les raisons de partir sont nombreuses et parfois indépendantes de votre volonté. Alors, soignez l’offboarding autant que l’onboarding ! Il en va de votre image et, in fine, de votre marque employeur. Mode d’emploi !

Qu’est-ce que l’offboarding ?

Vous n’avez jamais entendu parler de l’offboarding ? Nous vous disons tout sur ce processus trop souvent délaissé. Une erreur lorsque l’on connaît les enjeux d’une telle pratique en entreprise. Réputation, image, bonne ambiance : un seul faux pas pourrait bien ternir votre marque employeur.

L’offboarding ou l’art de gérer les départs en entreprise

Ah la gestion des départs en entreprise ! Combien de salariés peuvent témoigner d’une mauvaise expérience ? Alors que l’accent est actuellement mis sur l’onboarding (ou l’accueil et l’intégration du nouveau salarié), les départs sont bien souvent bâclés, voire pires. En effet, il n’est pas toujours facile pour un employeur de savoir qu’un collaborateur, dans lequel il a investi pendant des mois ou années, quitte la société. Entre stress, culpabilité, déception et rancœurs, les conséquences peuvent être négatives. De même, lorsque c’est l’entreprise qui choisit de se séparer d’un salarié, la situation peut s’avérer complexe.

Il n'est pas toujours facile pour un employeur de savoir qu'un collaborateur quitte la société. Il est pourtant essentiel de ne pas bâcler son offboarding.

C’est là qu’intervient l’offboarding. Ce terme anglais qui signifie littéralement « débarquement » est, en réalité, un processus visant à gérer les départs de salariés. Ceci peu importe les raisons : démission, licenciement, fin de CDD ou encore rupture conventionnelle. Pour cela, un ensemble de bonnes pratiques sont à mettre en place par les RH mais pas uniquement. De fait, de nombreux acteurs sont impliqués et doivent s’accorder pour que l’expérience soit réussie. Mais pourquoi tant d’investissements pour quelqu’un qui part et que l’on ne reverra sans doute jamais ?

Pourquoi soigner l’offboarding ?

Les raisons de réussir son offboarding sont nombreuses. La première est tout simplement humaine. Un employé qui vous quitte a fait partie de vos équipes durant un certain laps de temps. Des liens se sont créés et/ou parfois rompus, il a vécu les succès et les échecs de l’entreprise et y a peut-être même participé. Son expertise a pu être précieuse. Peu importe les raisons de ce départ, il a fait partie d’un tout et il est essentiel que cela se termine au mieux. Une mauvaise gestion pourrait, en effet, avoir des conséquences légales et économiques.

Un salarié qui part, c’est aussi un peu de l’expertise et de la culture de l’entreprise qui disparaît. C’est inéluctable ! Néanmoins, un offboarding réussi vous donnera la possibilité de conserver ces acquis, d’en assurer la transmission et la mémoire.

Finalement et surtout, comme nous l’avons déjà dit, ce processus est essentiel pour votre marque employeur. Dans un contexte de plus en plus concurrentiel, votre image est ce que vous avez de plus précieux. En interne comme en externe, vous devez donc la valoriser. Elle pourrait bien participer à la fidélisation des autres salariés, heureux de voir une politique RH bien menée, même dans le cadre d’un départ. De plus, vous pourriez bien profiter de ce qu’on appelle le « recrutement boomerang« . Ainsi, un salarié qui se sent valorisé à son départ pourrait bien avoir envie de revenir dans un avenir plus ou moins proche car vous lui avez laissé une très bonne dernière impression. Autrement, il en parlera autour de lui, ce qui pourrait bien vous valoir de nouveaux talents. Tous ces éléments participent à montrer votre engagement dans la qualité de vie au travail et la démarche RSE (Responsabilité sociétale des entreprises). Dès lors, comment faire ?

Quelques conseils pour réussir son offboarding

Un offboarding réussi dépend de nombreux paramètres. Il est tout d’abord essentiel que chacune des parties prenantes soit investie et en comprenne bien l’importance. Une stratégie devra être mise en place pour faciliter les départs, peu importe les circonstances. Suivez nos conseils et le processus n’aura plus aucun secret pour vous !

L’humain avant tout grâce à la communication !

Et si on remettait l’humain au cœur du processus de départ ? Certes, il y a des démarches administratives à régler, de la paperasse à signer, etc. Mais, au-delà, vous devez vous rappeler qu’il y a un être humain avec lequel vous et vos équipes avez travaillé pendant une période plus ou moins longue. Et le départ de ce bon élément est souvent mal vécu par l’ensemble de ces acteurs. Il peut, dès lors, y avoir un impact sur leur motivation. Que vous soyez manager ou RH, évitez d’en faire un sujet tabou qui pourrait générer des tensions jusqu’ici inexistantes. Les clés ? La communication et la transparence !

Discutez ouvertement avec le salarié des raisons de son départ. Invitez-le à partager ses ressentis et exprimez les vôtres. Si vous êtes manager, vous avez tout à fait le droit de faire part votre déception de voir partir un bon élément. Toutefois, une fois les choses dites, il sera essentiel de dépasser cette étape, de respecter sa décision et de faire votre « deuil » d’un côté comme de l’autre. Proposez au salarié d’annoncer lui-même la nouvelle aux autres collaborateurs. Pensez également que ce moment ne sera pas simple et qu’il aura peut-être besoin de votre aide.

En tant que RH et manager, il vous appartient ensuite d’en discuter de façon décomplexée avec les membres de l’équipe. Ces derniers doivent pouvoir se confier sur leurs appréhensions. Vous serez alors là pour les rassurer sur les prochaines étapes, sur un éventuel recrutement à venir ou sur une réorganisation en interne. Une chose est sûre : il va y avoir du changement et celui-ci peut engendrer des craintes donc restez bienveillant et à l’écoute.

Des contraintes administratives automatisées

Une fois les différentes parties prenantes accordées sur la stratégie, leurs rôles et missions, vous devez prévoir un rétroplanning. Celui-ci comprend, bien entendu, un certain nombre d’actions à réaliser relatives aux démarches administratives. Un logiciel de type SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) peut vous permettre de gagner un temps certain. Vous pourrez ainsi y automatiser ces différentes tâches.

Un logiciel de type SIRH peut vous permettre de bien organiser votre offboarding.

L’objectif : que la gestion des départs soit fluide. Trop d’entreprises négligent, en effet, cet aspect et mettent, dès lors, le salarié dans une situation difficile. Obligé de s’organiser seul et de réclamer les informations, ce dernier perd un temps précieux et, par la même, son envie de s’impliquer avant son départ.

Si vous n’avez pas de logiciel, nous vous conseillons d’avoir recours à un cahier des charges de l’offboarding. Vous y listerez :

  • La date de fin de contrat ;
  • Les différents documents à réaliser, transmettre et faire signer ;
  • Les différentes démarches à effectuer auprès des organismes ;
  • La date de restitution de matériel ;
  • La clôture des divers accès du salarié aux ressources de l’entreprise (réseau, boîte mail, outils collaboratifs…).

Une passation au top

Vous avez choisi de recruter quelqu’un pour remplacer la personne qui s’en va ? C’est une très bonne nouvelle. Toutefois, pour éviter toute déperdition de savoir-faire, il est essentiel que ce recrutement intervienne bien en amont de son départ. Ceci afin qu’une passation de qualité soit faite. En tant que manager, vous allez devoir superviser cette étape en organisant l’emploi du temps de l’ancien et du nouveau salarié. Idem si ce sont une ou plusieurs personnes en interne qui reprennent ses missions.

De fait, le collaborateur sur le départ doit savoir exactement ce qu’on attend de lui :

  • Finaliser ses tâches avant de partir ;
  • Former (en partie) le nouveau collaborateur. Ce rôle incombera aussi à diverses personnes en interne ;
  • Donner le maximum d’informations pour que le (ou les) remplaçant soit rapidement opérationnel.

Ne précipitez pas les choses et donnez du temps à chacun pour, d’un côté, assurer la transmission et, de l’autre, s’approprier le poste.

L’heure du bilan

Un bon offboarding passe forcément par une phase de bilan. L’occasion pour vous et la personne sortante de prendre du recul et faire le point sur ce temps de collaboration. Une entreprise qui est prête à entendre les éléments positifs comme les négatifs pour en tirer des leçons pour les autres salariés est une entreprise qui a tout compris. Vous faites preuve d’ouverture d’esprit mais aussi de capacité à vous remettre en question. Vous ne pourrez qu’améliorer votre expérience collaborateur et, ainsi, votre marque employeur.

Un bon offboarding passe forcément par une phase de bilan. L'occasion pour vous et la personne sortante de prendre du recul et faire le point sur ce temps de collaboration.

La formation au coeur des bonnes pratiques

L’onboarding et l’offboarding vous sont totalement inconnus et vous avez du mal à appréhender les pratiques en la matière ? Il est temps de vous former sur ce sujet. L’Executive MBA Management des Ressources Humaines à l’Ère du Digital peut vous donner des clés sur la gestion des émotions, du stress et des conflits. Vous apprendrez aussi à construire et développer votre marque employeur ou encore les bonnes pratiques concernant la qualité de vie au travail. Sur ce même volet, vous retrouverez la formation Attirer, recruter et intégrer des collaborateurs dans un contexte digital.

Pour les managers, il existe également des ressources telles que Encadrer et animer une équipe à l’Ère du Digital ou Management d’Entreprise à l’Ère du Digital. Vous y apprendrez la communication interpersonnelle et bien d’autres aspects du management essentiels à la gestion de telles situations.

L’importance du pot de départ

Enfin, n’oubliez pas que le départ d’un bon élément s’accompagne d’un pot de départ. Ceci pour célébrer la période de collaboration. Une occasion pour lui de faire un discours et pour vous de le remercier. Pensez également à échanger vos contacts et à conserver de bonnes relations par la suite. Vous serez peut-être amené à vous revoir dans différents réseaux ou (qui sait) à retravailler ensemble dans une autre société.

Si ce départ est à votre initiative, restez professionnel : peu importe vos différends, vous pouvez peut-être envisager un moment de convivialité en petit comité pour ne pas rester sur une mauvaise impression ? Vous aurez, bien sûr, pris soin, en amont, d’avoir un entretien avec la personne sur le départ pour lui expliquer vos raisons et éliminer les tensions.

En conclusion

L’offboarding est une pratique qui devrait être plus souvent pratiquée et formalisée. Elle peut apporter beaucoup à l’entreprise en termes d’image et de réputation. D’un point de vue personnel, apprendre à laisser partir vos collaborateurs vers de nouveaux horizons est également essentiel dans votre parcours. Vous allez sans doute vivre de nombreux départs au sein d’une entreprise et vous en sortirez grandi. Vous aurez ainsi surmonté les difficultés liées à la gestion des émotions, à une réorganisation en interne et à un éventuel recrutement. Un manager ou un RH qui sait gérer ce type de situation bénéficiera de l’estime de ses salariés. Alors, formez-vous pour monter en compétences sur ces sujets !

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