L’idéation collective, un levier clé des RH pour renforcer l’expérience collaborateur !

Massivement utilisées dès le début de la crise sanitaire, les enquêtes d’engagement commencent à montrer leurs limites… Et si l’idéation collective était LA solution pour faire souffler un vent nouveau dans l’entreprise en 2021 ? Cette démarche réunit en effet tous les atouts pour booster l’expérience et l’engagement des collaborateurs à l’ère du télétravail généralisé. Du moins quand elle est bien déployée ! Principe, intérêts, conseils pour l’appliquer : on vous explique l’essentiel à savoir pour intégrer l’idéation collective à votre stratégie RH.

L’idéation collective, c’est quoi ?

L’idéation collective fait partie des principales phases du Design Thinking, une méthode de gestion de l’innovation venue tout droit des Etats-Unis. Centrée sur l’humain, elle est principalement utilisée par les services marketing afin de mieux comprendre les clients et leur proposer des produits parfaitement adaptés à leurs besoins.

Cependant, de nombreux responsables RH ont déjà repris le concept à leur compte ! Une tendance qui s’accélère après des mois de crise sanitaire, tant il devient urgent de trouver de nouvelles solutions pour maintenir l’engagement des collaborateurs…

Le principe ? Générer un maximum d’idées autour des problèmes rencontrés grâce à un brainstorming impliquant différents membres de l’entreprise. Certes, cela demande une bonne dose d’organisation… Mais il n’y a rien de tel pour aiguiser la créativité de chacun et aboutir à des stratégies véritablement efficaces !

En quoi peut-elle vous aider à améliorer l’expérience collaborateur ?

Trop d’enquête tue l’enquête

Comment mesurer et maintenir l’engagement des salariés à l’heure du télétravail généralisé ? Telle a été la grande question auxquels les services RH ont été confrontés dès le premier confinement. Parmi les solutions envisageables, les enquêtes d’engagement des collaborateurs semblaient toutes indiquées. De nombreuses entreprises les ont donc adoptées !

Ce qui n’était pas une mauvaise idée en soi, ces enquêtes étant de précieux outils pour évaluer le sentiment des collaborateurs. Le problème vient plutôt du fait qu’elles ont été surexploitées. Au point que beaucoup de responsables RH n’osent plus poser de questions aux salariés, de peur de les lasser définitivement…

Une peur justifiée car ce sentiment de lassitude existe réellement ! Notamment parce que :

• la fréquence des enquêtes est effectivement trop élevée dans de nombreuses entreprises ;
• d’une enquête à l’autre, les questions sont souvent redondantes ;
• y répondre monopolise beaucoup de temps ;
• et surtout car les salariés voient rarement de mesures mises en place pour corriger les problèmes soulevés.

En résumé : ils ont le sentiment de perdre leur temps pour rien, seul(e) devant leur écran. Ce qui accentue leur perte de motivation, leur sensation d’isolement… Et potentiellement leur envie de quitter l’entreprise. A ce stade, il est grand temps d’employer d’autres méthodes. C’est là que l’idéation collective entre en jeu !

Les atouts de l’idéation collective

En misant sur l’idéation collective, vous redonnez la parole aux salariés et vous stimulez leur créativité. Invités à chercher des solutions aux problèmes qui leur tiennent à cœur, ils vont proposer des idées différentes, en débattre entre eux, partager leurs expériences et leurs compétences… Et constater directement les résultats de leurs efforts. Étant entendu que les meilleures idées seront véritablement mises en application !

L’ idéation collective est ainsi un excellent moyen de :

• souder les équipes autour d’un projet commun ;
• chasser la sensation d’isolement et l’impression de ne pas être « entendu » par l’entreprise ;
• faire émerger des solutions aussi originales qu’efficaces ;
• renforcer la motivation et l’attachement des salariés envers l’entreprise… Ce qui ne les rendra que plus performants !

Autre avantage : cette démarche permet aussi d’identifier plus facilement les talents. En effet, le processus d’idéation révèle souvent des capacités créatrices ou managériales jusqu’ici insoupçonnées chez les participants !

Enquête d’engagement collaborateur + idéation collective : le duo gagnant ?

Si les enquêtes deviennent lassantes, elles permettent toujours de récolter des données intéressantes. De plus, les salariés seront plus enclins à répondre s’ils constatent que l’entreprise prend leur avis en considération…

L’idée n’est donc pas de supprimer totalement les enquêtes, mais plutôt de réduire leur fréquence ET de vous en servir pour lancer vos projets d’idéation collective. Basez-vous sur les réponses obtenues pour déterminer les problèmes urgents à traiter ! Sachant qu’un projet d’idéation peut notamment porter sur l’optimisation :

• des conditions de travail ;
• du bien-être des salariés ;
• des relations entre collaborateurs ;
• du développement personnel (ex. : développement des soft skills, possibilités d’évolution interne) ;
• du management à distance ;
• de la compréhension et de l’adhésion à la stratégie d’entreprise, etc.

Comment déployer votre démarche d’idéation collective à distance ?

Structurez bien votre processus d’idéation

Impossible de mener à bien un projet d’idéation collective sans une bonne organisation. Votre priorité sera donc de définir avec précision le processus ! Prenez surtout soin de fixer :

• une date de début et de fin pour chaque étape. Au risque sinon de voir les débats s’éterniser ;
• les règles de fonctionnement (ex. : Qui peut participer ? Comment les idées seront-elles sélectionnées ?) ;
• les différents outils utilisés.

En sachant qu’un projet d’idéation « classique » comprend :

• tout d’abord une phase de collecte des idées. À ce stade, il n’y a aucun tri. Même les idées à priori « farfelues » sont accueillies sans le moindre jugement. N’ayez crainte : c’est en osant sortir des sentiers battus qu’on trouve les meilleures solutions ;
• ensuite une première phase d’approfondissement des idées ;
• une présélection conservant les idées les plus prometteuses, bien souvent via un système de votes ;
• au moins une seconde phase d’approfondissement avant la sélection finale. Là encore vous pouvez opter pour un vote collectif. Cependant beaucoup d’entreprises composent un jury d’experts pour l’occasion !

Ensuite vous pouvez tester l’idée retenue à petite échelle avant de l’adopter définitivement dans toute l’entreprise. Cela correspond à la phase de prototypage du Design Thinking !

Informez et motivez vos collaborateurs en amont

La réussite d’un projet d’idéation collective repose beaucoup sur la motivation des contributeurs. Soignez donc votre communication RH avant son lancement !

Assurez-vous surtout que vos collaborateurs comprennent bien :

• l’importance de leur rôle. Ils ne doivent pas « seulement » donner leurs idées, mais aussi enrichir celles des autres participants, réfléchir activement à leur mise en œuvre… Bref : faites leur prendre conscience qu’ils vont intégrer un véritable processus créatif ;
• l’intérêt de la démarche. Les idées retenues amélioreront directement leurs conditions de travail par exemple ;
• les règles mises en place. Surtout en ce qui concerne le système de sélections des idées ! Si vous oubliez de les informer avant le début du projet, ils pourraient être déçus à la fin.

Nous vous conseillons aussi de diffuser des tutos en amont, si vous utilisez de nouveaux outils digitaux dans votre processus d’idéation. Vos collaborateurs seront ainsi prêts « le jour J » !

Atelier d’idéation collective ou challenge d’idéation ?

Focus sur les ateliers d’idéation collective

Dans une démarche Design Thinking classique, la phase d’idéation se décline sous la forme d’un atelier. Celui-ci réunit environ 5 participants sous la direction d’un « animateur », idéalement rompu aux techniques de management d’équipe à distance. Vous pouvez ainsi avoir plusieurs petits groupes, travaillant chacun sur un problème particulier.

La principale difficulté est alors de bien choisir les participants ! Pour affiner votre sélection, nous vous conseillons :

• de privilégier les personnes les plus motivées ;
• d’associer des profils différents (ex. : techniciens, créatifs) pour enrichir les débats. Ils peuvent aussi venir de services complètement différents ;
• de sélectionner uniquement des personnes « touchées de plein fouet » par le problème à résoudre.

« C’est celui qui fait qui sait. En d’autres termes, les personnes sur le terrain sont les plus à même d’imaginer des solutions pertinentes à des problèmes rencontrés. Ces solutions permettent d’améliorer les produits, les services, le bien-être au travail… Bref, la performance globale de votre organisation. »

Extrait du blog Beeshake

Côté outils, vous pouvez miser notamment sur :

• Skype ou Zoom pour lancer des ateliers en visio ;
• Klaxoon . Il réunit de nombreuses fonctionnalités intéressantes dont la visio et un système de « post-its virtuels » pour noter les idées ;
• un réseau social vocal comme Virtual Watercooler par exemple. Pensez-y : c’est souvent moins intimidant de prendre la parole quand on ne se sent pas juger sur son apparence !

Conseil bonus : prévoyez un icebreaker en début d’atelier. À comprendre : un petit jeu ou une activité pour briser la glace entre les participants !

Et pour le challenge d’idéation ?

Autre démarche possible : lancer un challenge d’idéation auquel pourront prendre par tous les membres de l’entreprise. Cette option est généralement privilégiée par les grandes structures. À plus forte raison lorsqu’il s’agit de régler un problème qui :

• grève fortement le fonctionnement de l’entreprise ;
• et/ou qui touche directement tous les salariés.

Avantages :

• ce système permet de récolter un très grand nombre d’idées en un minimum de temps. Selon la taille de votre entreprise, elles peuvent se compter par centaines ! De quoi multiplier les chances de faire émerger LA bonne solution à votre problème ;
• il est également très efficace pour favoriser la collaboration interservices.

Inconvénients :

• vous devrez consacrer plus de temps aux phases d’approfondissement et au tri des idées ;
• les échanges perdent un peu en chaleur humaine avec ce procédé car ils se déroulent majoritairement – voire exclusivement – par écrit.

Difficile en effet d’utiliser la visio ou les réseaux sociaux vocaux avec autant de participants ! Pensez plutôt aux plateformes spécialisées dans l’innovation collaborative comme Beeshake ou ECDYS OpenLab™ par exemple.

Animez votre communauté durant la totalité du projet

Vous devez maintenir la motivation des participants tout au long du projet ! Quelle que soit l’approche retenue, pensez donc à diffuser régulièrement des :

• newsletters ou synthèses intermédiaires. Vous tiendrez ainsi les membres de l’entreprise au courant des dernières avancées. Pensez aussi à valoriser les contributeurs au passage ;
• contenus inspirants (ex. : interview d’expert, conférence) qui feront peut-être émerger de nouvelles idées !

Bien entendu, vous devrez aussi communiquer sur les résultats du projet d’idéation. D’ailleurs pourquoi ne pas en profiter pour décerner un prix aux meilleurs contributeurs ? C’est une bonne manière de récompenser leur engagement… Et d’encourager les autres collaborateurs à se surpasser la prochaine fois !

Pensez aussi à l’idéation collective pour améliorer votre stratégie de recrutement !

Si de nombreux services RH adoptent déjà l’idéation collective pour booster l’expérience collaborateurs, certains l’utilisent aussi pour optimiser leurs campagnes de recrutement !

La première étape est alors de mieux comprendre le point de vue du candidat. Vous pourrez ainsi mettre son expérience et ses besoins au cœur du processus de recrutement. Pour cela vous pouvez interroger tous les collaborateurs embauchés récemment… Et dans la mesure du possible, recueillir également le ressenti d’anciens candidats qui ont « décroché » à un stade où un autre du recrutement.

Conseil : quels que soient vos interlocuteurs, privilégiez les questions ouvertes et gardez-vous de faire la moindre suggestion. Demandez par exemple simplement :

• quel a été votre ressenti après le premier entretien ?
• parmi vos attentes, lesquelles n’ont pas été réalisées ?
• par quels canaux attendiez-vous des informations ?

Une fois les points noirs identifiés, place à l’idéation collective pour trouver les meilleures solutions !

Pour aller plus loin, télétravail et RH en question

Certes, le passage au télétravail a entraîné de nombreuses difficultés. Mais uniquement dans les structures qui n’y étaient pas du tout préparées ! Quand il est bien encadré, il représente plutôt un précieux gain de productivité pour l’entreprise. Beaucoup de salariés l’apprécient également. Ne serait-ce que parce qu’il leur épargne des trajets longs et pénibles… La preuve ? 84 % des télétravailleurs se disaient déjà désireux de poursuivre l’expérience à l’issue du 1er confinement, d’après l’étude de Malakoff Humanis. Au moins quelques jours par semaine !

Bref : le télétravail semble bel et bien entré dans les mœurs sous l’effet de la crise sanitaire. Tout comme l’utilisation des canaux de communication digitaux d’ailleurs ! Il ne s’agit donc plus de mettre en place des techniques « provisoires » mais d’intégrer durablement de nouveaux outils et méthodes à vos processus RH.

Si vous manquez d’expérience en ce domaine, pensez à une formation en management des ressources humaines à l’ère du digital. Elles vous permettront de maîtriser les dernières compétences en matière de recrutement digital ou encore de gestion des équipes à distance !

Conseil bonus : préférez les formations e-learning ! Vous pourrez ainsi suivre tous vos cours en ligne, où et quand vous le souhaitez. Autant éviter les déplacements en cette période de crise sanitaire ! Sachez également qu’elles sont éligibles aux mêmes dispositifs de financement que les cours présentiels. Cette année, l’État peut même assurer 70 à 100% de leur prise en charge via le FNE-Formation. Au besoin, nos conseillers sont à votre disposition pour vous donner plus de détails !