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Les entretiens annuels se réinventent avec le Covid

Qui a dit que les entretiens annuels devaient se tenir en fin d’année ? La pandémie de Covid-19 a profondément bouleversé le monde du travail. En effet, les entreprises ont été contraintes d’imposer le télétravail. Certains salariés se sont alors retrouvés isolés, sans repères… C’est pourquoi les entretiens individuels d’évaluation, passages obligés, doivent plus que jamais être anticipés, voire avancés. Une occasion de remettre les compteurs à zéro, de se voir et de communiquer dans la vie réelle. C’est aussi le moment de dépoussiérer ce rituel trop souvent négligé ou perçu comme « ringard ». Et les salariés l’espèrent ! L’année dernière, 31 % d’entre eux avaient plus d’attentes le concernant, selon un sondage Welcome to the Jungle. Plus qu’un besoin, aujourd’hui, c’est une nécessité. Retour sur ce dispositif vieillissant et les évolutions imposées par le Covid. Nous vous livrons également tous nos conseils RH et management pour préparer ces entretiens.

Entretiens annuels et Covid : un modèle toujours pertinent ?

Après un an de travail à distance forcé, le monde du travail n’est plus pareil. Si aujourd’hui les entreprises rappellent les salariés au bureau, il est aussi temps de faire le point. Et si on en profitait pour organiser les entretiens annuels ? Pourquoi pas, mais ces derniers ne séduisent plus. Pourquoi et qu’est-ce qui change avec le contexte actuel ?

L’entretien individuel : entre besoin et obligation

Les entretiens individuels ont longtemps été source de stress pour le salarié, comme pour le manager. En une heure, il était question de revenir sur un an de collaboration, sur les objectifs et les performances du salarié, mais aussi sur ses besoins en formation. Un dialogue à sens unique ? Trop souvent, malheureusement. Le salarié pouvait, bien entendu, faire part de ses besoins et de ses attentes, notamment en termes de rémunération ou d’évolution. Pourtant, la frustration était régulièrement au rendez-vous à la fin de ce face-à-face annuel. Au programme : manque d’écoute, impression de perte de temps et insatisfaction.

En 2020, malgré quelques efforts côté employeur, 3 salariés sur 10 (31 %) déclaraient ne pas se sentir libres de s’y exprimer. Le désamour s’est donc progressivement installé. Certaines entreprises ont même fini par informatiser le process pour éviter cet échange. Il s’agit désormais de remplir une grille bien précise, sans avoir l’occasion de réellement discuter. Les choses pourraient évoluer cette année car le Covid a continué à nous imposer son rythme en 2021. Et ce n’est pas fini ! Alors qu’est-ce qui pourrait changer ?

Les entretiens annuels à l’épreuve du Covid

La crise que nous vivons actuellement a accentué les tensions dans certaines entreprises. Entre télétravail imposé et réorganisation totale, les repères ont été perdus. Et cela aussi bien pour les managers que pour les salariés. Il n’est donc guère étonnant de constater qu’en juin 2021, 49 % des actifs français envisageaient, effectuaient ou avaient réalisé leur reconversion professionnelle. Selon l’enquête 2021 de VISIPLUS academy, BVA et LHH sur les Français et la reconversion professionnelle, l’ennui et le manque de sens sont les premières raisons invoquées à ce besoin de changement.

Ainsi, le Covid a agi comme un révélateur des difficultés rencontrées en entreprise. Les entretiens annuels ont donc plus que jamais leur importance. En effet, ils risquent d’être bien chamboulés cette année. En tant que manager, vous risquez de faire face à des situations inédites. Les émotions seront bien là et les attentes plus fortes. Il sera alors essentiel d’en repenser le modèle pour en faire un véritable moment d’échanges en toute transparence. Il en va de la marque employeur de l’entreprise et de l’avenir du collaborateur. Les enjeux sont beaucoup plus importants. Par maladresse ou refus d’évoluer, certaines entreprises pourraient se heurter à des départs.

Et si vous profitiez du retour au bureau pour organiser ce moment ? Pourquoi attendre la fin de l’année alors que certaines frustrations sont déjà là, de part et d’autre, cristallisées par le télétravail ? Il est temps de repartir à 0 ! C’est aussi l’occasion d’aller vers un concept plus informel. Une chose est sûre : il faudra bien s’y préparer et revoir totalement vos critères d’évaluation.

Managers : nos conseils pour repenser les entretiens individuels

Vous êtes managers et vous ne savez pas comment appréhender les entretiens individuels cette année ? C’est bien naturel. Suivez nos conseils pour réussir à mener ses entretiens en toute sérénité.

La flexibilité sur les objectifs passés et à venir

Crise sanitaire oblige, si vous n'avez pas déjà repensé vos objectifs dans l'année, vous pouvez faire preuve de davantage de souplesse lors des entretiens annuels.

Cette année, vous pouvez oublier votre grille d’entretien et les objectifs fixés. Comment évaluer les réussites, les succès et les performances dans un contexte si particulier ? De fait, avec la crise, certains objectifs n’ont pu être réalisés. Arrêts maladie, chômage partiel, nouvelle organisation liée au télétravail, problèmes relevant de la sphère privée… Les obstacles ont été nombreux sur la route des salariés. Difficile, dans ce cas, de leur reprocher de ne pas avoir répondu aux attentes de l’entreprise. Il est de votre responsabilité de rester flexible en acceptant que le Covid ait bousculé les agendas.

L’évaluation des réussites sera sans doute plus complexe, mais il est important de ne pas mettre le salarié en situation d’échec. Si vous n’avez pas repensé vos objectifs dans l’année, vous pouvez faire preuve de davantage de souplesse. Vous allez aussi devoir en fixer de nouveaux. Or la motivation a été profondément impactée cette année. Toujours selon le sondage de Welcome to the jungle : 46 % des salariés interrogés se disaient moins engagés qu’auparavant. De même, 48 % pensaient que leur travail a moins de sens. Il sera donc important de prioriser les projets et de prendre en compte le critère Covid, encore bien présent.

Et, parce qu’il est normal de se sentir démuni pendant cette période, nous vous conseillons de vous former en amont. Le module Préparer et conduire les entretiens professionnels & annuels est tout à fait adapté au contexte. Vous saurez ainsi adopter les bons comportements, argumenter et répondre à des questions difficiles. Vous saurez également comment préparer les entretiens professionnels, qui seront eux aussi déterminants cette année.

L’écoute active : le maître mot des entretiens annuels en temps de Covid

Avec le Covid, les entretiens annuels doivent plus que jamais être placés sous le signe de l’écoute. Dès le début du face-à-face, positionnez-vous en écoute active, posez des questions, soyez curieux. Cela vous permettra de comprendre les situations de blocage rencontrées dans l’année, mais aussi d’inviter à la discussion. Vous craignez de voir ressortir les tensions ? Ne fuyez pas la conversation. L’entreprise a peut-être des choses à se reprocher, mais le contexte était très particulier. Elle ne pouvait pas anticiper mais, le fait que vous soyez dans l’écoute prouve votre besoin de faire évoluer les choses. Au contraire, questionnez le salarié sur son ressenti concernant le management pendant la période, sur les difficultés rencontrées dans son quotidien, notamment sur le télétravail. Vous en tirerez sans doute de nombreux enseignements et pourrez, ensemble, trouver des solutions. L’heure est à la coconstruction !

La gestion des émotions : élément primordial

Durant ces entretiens annuels en période de Covid, vous risquez de faire face à un flot d’émotions : colère, frustrations, doutes, incompréhensions… Ce sera sans doute la partie la plus complexe à gérer pour le manager. En étant dans l’écoute, vous allez pousser à la confidence. La période ayant fragilisé de nombreuses personnes, vous devez être en mesure de le comprendre et de vous armer pour pouvoir gérer ces moments. Dans ce sens, la formation Manager, anticiper et résoudre le stress et les conflits peut vous permettre de monter en compétences sur ces sujets. Complète, vous y trouverez les modules :

Vous reviendrez ainsi sur l’écoute active, l’interprétation du langage corporel de vos interlocuteurs, les façons d’améliorer la maîtrise de vos émotions en situation de stress… Vous saurez également comment recevoir sans subir et quelles attitudes adopter.

La transparence : votre alliée des entretiens

Lors de la conduite des entretiens annuels, vous ne pourrez pas cacher les difficultés rencontrées par l’entreprise dans le contexte du Covid. Le sujet devrait surgir au moment où vous aborderez la question de la rémunération et des augmentations. Vous ne serez peut-être pas en mesure d’y répondre positivement si l’entreprise va mal ou si l’avenir vous parait incertain. Il sera important de rester honnête et de faire preuve de la plus grande transparence possible. En effet, le salarié n’est pas dupe et est sans doute déjà au courant. Votre collaborateur comprendra mieux la situation si vous la lui exposez. Donnez-lui néanmoins des échéances en lui indiquant les prochaines étapes. Parlez-lui de vos espoirs pour l’avenir et des aspects positifs qui le rassureront. Par exemple : vous pensez que les choses devraient s’arranger à l’horizon 2022, vous avez un nouvel investisseur…

De même, vous devez être en mesure de vous exprimer sur ce qui n’a pas fonctionné cette année. Le télétravail n’a peut-être pas été optimal, vous l’avez senti moins motivé… Là encore, soyez vrai !

Les alternatives à la rémunération : formation, télétravail, évolution professionnelle…

Si une augmentation n'est pas possible, il s'agit d'apporter des alternatives comme la formation par exemple.

Enfin, si une augmentation n’est pas possible, il s’agit d’apporter des alternatives. Le risque de ne pas le faire : perdre un bon élément. On pense bien entendu au télétravail qui, pour certains, a été un véritable plus. Pourquoi ne pas lui en proposer quelques jours par semaine ? C’est une marque de confiance qu’il saura apprécier, car ses conditions de travail s’en trouveront peut-être améliorées.

La formation professionnelle est également à privilégier. De fait, certains salariés ont eu besoin de se former pendant la période pour conserver leur employabilité, monter en compétences sur le digital… Pourquoi attendre les entretiens professionnels ? Ces dernières sont d’ailleurs une alternative si vous ne pouvez pas recourir à une augmentation sur ce poste. Un changement de poste ou une évolution professionnelle peuvent peut-être s’envisager. Encore une fois, soyez dans la coconstruction sur le parcours, les besoins et les attentes. Votre service des ressources humaines sera également là pour vous épauler et vous conseiller. Pour aller plus loin, n’hésitez pas à lire notre article « Le bonheur au travail : nouvel enjeu des entreprises ? » qui vous apportera de nombreuses pistes sur le sujet.

Les entretiens annuels tant redoutés ou décriés vont, sans aucun doute, être bousculés par le Covid. C’est donc le moment parfait pour les proposer au plus tôt et les préparer au mieux. Les enjeux : conserver des équipes engagées et motivées et éviter le départ des bons éléments. Transparence, écoute, gestion des émotions : les soft skills sont à l’honneur cette année. Un défi que vous pourrez relever grâce à nos conseils et formations. Alors, lancez-vous !

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