Déconfinement : 6 conseils RH pour préparer le retour au bureau des salariés

L’heure du retour au bureau est-elle enfin sur le point de sonner ? Tout le laisse à penser ! En effet, même si le calendrier du déconfinement peut encore évoluer, un assouplissement du télétravail est annoncé pour le 9 juin. Mieux vaut vous y préparer dès maintenant ! Suivez nos conseils pour que le retour au bureau de vos collaborateurs se déroule bien.

Restez en veille pour vous adapter au plus vite

Attendu à l’origine pour mi-mai, l’assouplissement du télétravail débutera finalement le 9 juin. Soit à la troisième étape du plan de déconfinement progressif annoncé par le Président Emmanuel Macron le jeudi 29 avril dans la presse régionale !

Mais si le gouvernement a déjà révélé certaines de ses intentions, sachez que le projet n’est pas encore finalisé à 100%. En effet, des discussions doivent encore être menées avec les partenaires sociaux pour définir précisément les mesures à mettre en place, dont le nouveau protocole sanitaire à adopter en entreprise. Protocole qu’il faudra bien entendu respecter soigneusement !

Gardez également à l’esprit que le gouvernement peut adapter le calendrier du déconfinement en fonction de l’évolution des indicateurs sanitaires régionaux et du taux de vaccination anti-Covid. Tout comme l’ouverture des « salles intérieures » des restaurants, l’assouplissement du télétravail débutera donc peut-être plus tard dans certaines régions. De même, le protocole sanitaire en entreprise pourra être renforcé selon l’évolution de la situation…

Notre premier conseil sera donc de soigner votre veille ! Les consignes peuvent vraiment évoluer très vite : en surveillant attentivement les publications du Ministère du Travail et les annonces dans la presse, vous pourrez adapter rapidement votre stratégie en fonction. Et tenir vos collaborateurs informés tout aussi rapidement !

En attendant, les premières révélations du gouvernement donnent déjà une bonne base de réflexion pour préparer le retour au bureau.

Sortie du 100% télétravail : que prévoit le gouvernement pour le 9 juin 2021 ?

Contacté par Capital, le Ministère du Travail confirme qu’à partir du 9 juin, les entreprises pourront à nouveau définir le nombre de jours télétravaillés par semaine, dans le cadre du dialogue social. Mais n’oubliez pas qu’il s’agit d’un simple « assouplissement » et non de la « fin » du télétravail. Comprenez par là que vous devrez obligatoirement proposer un certain nombre de jours télétravaillés pour tous les salariés pouvant exercer leur activité à distance.

« Ce ne sera pas la fin du télétravail et il faudra définir un socle minimal de jours ».

Ministère du Travail, Capital, le 29 avril 2021

D’autres mesures sont également attendues en entreprise. A priori également pour le 9 juin, même si cela reste encore à confirmer à 100 % ! Parmi celles-ci retenez surtout :

• l’assouplissement des consignes pour les restaurants d’entreprise. Bien sûr, il faudra respecter un protocole sanitaire strict, encore à définir. Mais au moins les salariés ne seront plus obligés de manger tout seuls à leur poste de travail ;
• la possibilité de réorganiser des « pots de départ » ou encore de fêter l’anniversaire d’un salarié. Là encore, dans le respect des consignes gouvernementales.

En revanche, retenez que le gouvernement n’envisage PAS de faire de distinction entre les salariés vaccinés et non vaccinés. Toutes les mesures devront donc s’appliquer à l’ensemble de vos collaborateurs. Autre bonne chose à savoir : le port du masque devrait encore être maintenu très longtemps en entreprise. Au moins dans les espaces clos !

Soignez votre communication pour préparer le retour au bureau de vos collaborateurs

Pour que la reprise se déroule dans les meilleures conditions, vos collaborateurs doivent tous recevoir les informations nécessaires en amont ! À partir de quelle date pourront-ils à nouveau travailler sur site ? Combien de jours par semaine ? Quels jours exactement ? Conserveront-ils les mêmes horaires qu’en télétravail ? Quelles seront les mesures sanitaires mises en place pour assurer leur sécurité ? Où pourront-ils prendre leur repas ? Le port du masque sera-t-il obligatoire dans l’entreprise ? Pourront-ils continuer de télétravailler à 100% s’ils le souhaitent ? Voici certaines des questions auxquelles vous devrez apporter une réponse précise le plus tôt possible.

C’est essentiel pour rassurer vos collaborateurs et les aider à bien préparer leur retour au bureau. N’oubliez pas qu’ils doivent eux aussi s’organiser de leur côté ! Nous pensons notamment aux parents, qui devront peut-être trouver une solution pour faire garder leurs enfants…

Pour parvenir à vos fins, plusieurs solutions s’offrent à vous. Pourquoi ne pas organiser une visioconférence durant laquelle les salariés pourront poser toutes leurs questions au service RH par exemple ? En complément, vous pouvez aussi diffuser des documents (ex. : protocole sanitaire détaillé) par mail ou via le réseau d’entreprise.

Retour au bureau : identifiez les salariés « réfractaires » pour trouver des solutions constructives

Le saviez-vous ? Dès les premières annonces du Ministère du Travail, de nombreux salariés ont réagi sur les réseaux sociaux. Beaucoup d’entre eux ont même témoigné dans 20 minutes et d’autres médias en ligne !

Et le moins qu’on puisse dire, c’est que les réactions sont très contrastées… D’un côté, il y a ceux qui sont sincèrement ravis de retourner au bureau, car ils ont très mal vécu d’être éloignés de leurs collaborateurs. Et de l’autre, ceux qui n’ont aucune envie de revenir travailler dans les locaux de l’entreprise. Pour justifier leur manque d’enthousiasme, ils expliquent généralement :

• que le télétravail leur convient beaucoup mieux ! Loin d’avoir souffert d’une sensation d’isolement, ils ont gagné en autonomie et trouvé un meilleur équilibre vie privée/vie professionnelle grâce à lui. Bref : l’expérience a été si positive qu’ils n’ont pas envie de « retourner en arrière ». Et ce, même s’ils apprécient sincèrement leur travail et leur entreprise ;
• et/ou qu’ils ont peur d’être contaminés sur leur lieu de travail ou dans les transports en commun. À plus forte raison lorsque l’un de leurs proches est « fragile » ou qu’ils présentent eux-mêmes des facteurs de comorbidité (ex. : diabète, pathologie cardiaque).

Certains de vos collaborateurs sont peut-être dans le même état d’esprit ? Mieux vaut vous en assurer !

Première étape : recueillir leur ressenti via un sondage et/ou des entretiens privés en visio. Faites preuve d’empathie et de bienveillance : vos collaborateurs doivent sentir qu’ils peuvent se confier à vous en toute confiance.

Etape suivante : trouver des solutions concrètes aux problèmes soulevés par vos collaborateurs. Faites preuve de souplesse : vous engager dans un « rapport de force » avec eux ne ferait qu’accroître leurs angoisses et leur manque de motivation !

Quelles solution pouvez-vous mettre en place ?

En fonction des circonstances, vous pouvez par exemple :

• proposer des aménagements d’horaire ;
• mettre à la disposition de vos collaborateurs des vélos d’entreprise ou même des trottinettes électriques pour leur éviter les transports en commun ;
• donner la possibilité aux salariés de rester à 100% en télétravail s’ils le souhaitent quand les conditions y sont favorables.
• former un référent Covid-19 pour optimiser l’application du protocole sanitaire dans l’entreprise. Au besoin, il pourra aussi mettre en œuvre le protocole de prise en charge d’un salarié symptomatique ;
• ou encore organiser une campagne de vaccination d’entreprise pour les salariés âgés de 55 à 64 ans présentant un facteur de comorbidité. Nous rappelons en effet que les médecins du travail peuvent vacciner les salariés volontaires depuis le 25 février 2021.

Retour au bureau : prévenez les risques psycho-sociaux

D’après les résultats d’un sondage publié par Empreinte Humaine 49% des salariés français présentent des signes de détresse psychologique liés à la crise sanitaire (ex. : fatigue excessive, déprime). Parmi eux, beaucoup attendent de retourner au bureau avec impatience, car ils pensent qu’ils retrouveront alors une « vie normale »…

Malheureusement leur retour au bureau n’aura rien de très normal. En effet, ils devront encore porter le masque et se plier à des consignes sanitaires strictes. L’écart entre leurs espérances et la réalité pourrait bien renforcer leur mal-être ! D’où là encore, l’intérêt de bien communiquer en amont pour qu’ils sachent exactement à quoi s’attendre… Mais aussi l’importance de renforcer vos mesures de prévention des Risques Psycho-Sociaux (RPS). Objectifs : identifier rapidement vos collaborateurs fragilisés et les accompagner au mieux. Soyez particulièrement vigilant(e) avec les managers : compte tenu de leurs responsabilités, ils subissent encore plus de pression que vos autres collaborateurs. C’est pourquoi ils sont plus nombreux à souffrir de détresse psychologique !

Détresse qui impacte bien entendu la qualité de leur travail et celle de leur équipe… Sans oublier les risques qu’elle fait planer sur leur santé si rien n’est fait pour la corriger (ex. : développement d’un véritable burnout, tentative de suicide).

Au besoin, n’hésitez pas à mettre en place des cellules de soutien psychologique. Éventuellement avec l’aide d’un prestataire externe ! Plusieurs entreprises proposent en effet ce type d’accompagnement pour les salariés, en présentiel ou à distance. Vous pouvez aussi inciter vos collaborateurs à composer le 0 800 130 000 (numéro vert). Mise en place par le gouvernement, cette ligne permet d’obtenir immédiatement du soutien. Ou éventuellement d’être dirigé vers un médecin dans les cas les plus sévères…

Retour au bureau : élaborez une bonne stratégie pour motiver et ré-engager vos collaborateurs

Pendant le confinement, le taux d’engagement de certains salariés a nettement chuté. Charge aux responsables RH de renforcer leur sentiment d’appartenance à l’entreprise et de booster leur motivation : mettez votre stratégie au point dès aujourd’hui !

Plus concrètement, nous vous conseillons surtout de :

• planifier des moments de convivialité dans vos locaux. Dans le respect des règles de distanciation sociale bien entendu ! Quizz et autres petits-déjeuners d’entreprise aideront vos collaborateurs à renouer et resserrer leurs liens. Normalement, vous pourrez aussi proposer des séances de yoga ou des défis sportifs. Étant entendu que les salles de sport doivent elles aussi ouvrir le 9 juin… Affaire à suivre ! Quoi qu’il en soit, n’oubliez pas de communiquer sur les évènements prévus pour donner à vos collaborateurs l’envie de revenir au bureau ;
• valoriser le travail accompli et tous les efforts que vos collaborateurs ont effectués pour maintenir l’activité de l’entreprise. Vous pouvez les remercier ou même prévoir des récompenses (ex. : coffret ou chèque-cadeau, prime). C’est une bonne manière de rassurer les salariés qui pensent que leurs efforts sont passés inaperçus durant le confinement ;
• souder les équipes autour d’un projet commun. Pourquoi ne pas lancer un challenge d’idéation collective par exemple ? Tous vos collaborateurs pourront ainsi chercher des solutions innovantes pour résoudre un problème clé de l’entreprise. Et ce, qu’ils soient dans vos locaux ou en télétravail ;
• tenir régulièrement vos collaborateurs au courant des objectifs et progrès de l’entreprise, en mettant en valeur le rôle qu’ils jouent dans le processus.

Enfin, vous pouvez également inciter les managers à donner plus d’autonomie aux membres de leur équipe. Une preuve de confiance qui mettra du « baume au cœur » aux nostalgiques du 100% télétravail et leur donnera envie de se surpasser !

Tournez-vous vers l’avenir

Une chose est sûre : même si le déconfinement s’annonce enfin, il y aura un avant et un après la crise du coronavirus. En effet, la digitalisation des processus de travail s’est accélérée sous l’effet de la pandémie. Sans parler de l’évolution des besoins des salariés, plus que jamais en quête :

• d’autonomie ;
• d’un bon équilibre vie privée/vie professionnelle ;
• de sens au travail.

Bref : le retour au bureau ne doit pas rimer avec un « retour aux anciennes pratiques ». Projetez-vous plutôt vers l’avenir pour fidéliser vos collaborateurs et aider votre entreprise à réussir sa reprise !

Première chose à faire : recueillir le ressenti des managers et des salariés sur les processus mis en place durant le confinement. Quelles difficultés ont-ils rencontrés ? Quel nouveau type d’organisation aimeraient-ils conserver ? Certains outils digitaux devraient-ils être définitivement adoptés ? Voici certaines des questions que vous pouvez leur poser pour repenser l’organisation du travail. Flex-office, travail partiellement ou intégralement à distance : tout est envisageable. L’idéal étant de permettre à chaque salarié de trouver LA solution qui lui convient !

Au besoin, n’hésitez pas non plus à suivre une formation pour bien accompagner les changements auxquels fait face votre entreprise. Idéalement en ligne, pour éviter tout risque de contamination !

Conseils bonus pour les formations RH

De nombreuses formations RH sont envisageables pour bien gérer la fin de la pandémie et la période post-crise. Pourquoi ne pas optimiser vos compétences en gestion de la performance collaborateur par exemple ? Ce type de formation vous aiderait à mieux cerner les difficultés de vos collaborateurs et à booster leur engagement ! Autre option intéressante : une formation aux bonnes pratiques sanitaires en entreprise. Une formation qui vous sera utile jusqu’au recul de la crise… Et encore bien au-delà, pour rassurer les salariés et prévenir d’autres épidémies !

Mais ce ne sont que quelques exemples : cernez bien vos besoins pour choisir votre formation !

Étudiez également les dispositifs de financement à votre disposition. Saviez-vous que l’État peut couvrir 70 à 100% des frais de formation des salariés par exemple ? Pour cela il suffit d’effectuer une demande de FNE-formation jusqu’en décembre 2021. Profitez-en ! Nos conseillers sont à votre disposition si vous souhaitez plus d’informations.