Le Flex Office, ou bureau flexible, consiste en l’absence de bureau attitré sur le lieu de travail. Il donne ainsi naissance à un nouveau type d’employé nomade, qui naviguera entre différents espaces de travail dans l’entreprise, mais également à domicile ou encore dans des espaces de co-working. Avec le développement massif du télétravail cette année des suites de la crise sanitaire, il gagne progressivement nos entreprises. Véritable évolution ou cadeau empoisonné ?
Le bureau physique attribué à un salarié est-il sur le point de disparaître ? Le salarié moderne peut aujourd’hui travailler de chez lui sur son canapé ou sa table de salle à manger, à la terrasse d’un café ou de façon plus classique sur une chaise de bureau dans les locaux de l’entreprise. Le travailleur est désormais nomade et peut changer d’espace de travail comme bon lui semble. On dit qu’il travaille en « flex office », ou bureau flexible en français.
Dans certaines entreprises, cela se traduit par la suppression des postes de travail attitrés et chaque salarié est libre de s’installer où il le souhaite tant que la place désirée n’est pas occupée. Ce mode d’organisation s’installe progressivement dans les entreprises en France depuis le début des années 2010, avec, selon une étude réalisée par Parella/Esquisse, 22,5% des entreprises franciliennes du tertiaire qui l’avaient adopté en 2018.
Dans le contexte de crise sanitaire actuelle, le flex office peut aussi être vu comme un moyen de limiter la propagation du virus dans les entreprises… et de faire des économies sur les dépenses immobilières.
Ce mode de travail ne compte-t-il pour autant que des avantages ? Qu’en pensent les salariés ? On fait le point.
Le travailleur nomade, issu de l’économie numérique
Le flex office rompt avec certaines traditions bien ancrées dans le monde de l’entreprise, dont celle de la sédentarité. L’open space, apparu dans les années 50. Popularisé dans les années 90, a mis en lumière le fait que le bureau est un espace personnel et important pour les salariés, un lieu d’échanges et de réflexion. Nécessitant de grandes pièces de travail, cette organisation fait aujourd’hui face à un problème non anticipé : l’essor du numérique et la miniaturisation de l’électronique. L’ordinateur devient portable et se voit même dans certaines occasions remplacé par une tablette tactile, tandis que le bureau demeure lui indéboulonnable et bien ancré dans nos habitudes de travail.
Comme nous l’avons décrit plus haut, le flex office est l’absence d’attribution d’un poste de travail précis à un salarié. Il est alors libre de travailler depuis l’espace qui lui convient le mieux. Un bureau libre dans les locaux de l’entreprise, une salle de réunion, un espace de coworking ou tout simplement de chez lui. Le fait qu’il puisse réaliser sa mission depuis son domicile ou un café est la principale différence avec le desk sharing qui consiste à ne plus attribuer de bureaux au sein des locaux de l’entreprise. Le développement du flex office répond ainsi à différentes observations :
- Les bureaux ont régulièrement de l’espace inutilisé : missions hors bureaux, vacances, RTT, etc. Ces espaces vides ont un coût qui est parfois difficile à soutenir pour les entreprises, surtout en cette période de pandémie.
- Les outils numériques permettent de travailler partout et à toute heure.
- Les salariés d’une entreprise sont de plus en plus exigeants quant au confort et aux conditions de travail. Ils souhaitent un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle tout en diminuant les temps de trajets domicile-travail qui peuvent être très longs dans les grandes métropoles.
Florian Delifer, CEO d’OfficeRiders, pense de son côté qu’il s’agit de « la fin du bureau en tant qu’espace physique ».
Les mètres carrés qui étaient dédiés à des usages classiques auront de nouvelles fonctions : l’humanisation, la collaboration et la créativité. Le bureau va se décentraliser et les salariés se retrouveront dans des lieux éphémères qui seront le socle de l’expérience de travail de demain.
Florian Delifer, CEO d’OfficeRiders
Améliorer la productivité
Le flex office répond en partie au décalage entre les usages nomades et la sédentarité de l’espace de travail. Il permet de repenser une organisation qui peut s’avérer par moment inefficace.
Plus connecté et mobile, le collaborateur s’adapte très rapidement à de nouveaux espaces de travail. Il peut s’installer à un bureau différent tous les jours afin d’adapter son lieu de travail à son humeur ou à ses missions, ce qui favorise son bien-être et sa productivité. Il est aussi amené à travailler davantage avec les autres car le flex office favorise les échanges entre collaborateurs au sein d’une équipe et entre différents services. Le fait de pouvoir s’installer dans le lieu de son choix modifie les processus organisationnels au sein de l’entreprise et incite à travailler en mode projet. Cela modifie également le management et l’engagement des salariés qui se sentent plus impliqués, avec des conséquences positives sur les performances globales.
Des avantages certains pour les entreprises
Aujourd’hui, le taux d’occupation d’un bureau est de 45%. Philip Ross, PDG du spécialiste des évolutions de travail, Unwired, s’appuie sur ce chiffre pour déclarer que « les bureaux vides n’ont plus de sens ». Il appuie sur la tendance d’une fin progressive du bureau individuel dans les grandes entreprises. Le principe « une personne – un bureau » a un impact financier non négligeable pour les entreprises. Surtout pour celles qui se lancent et ont besoin d’embaucher sans pour autant disposer de beaucoup de place. Du côté des salariés, on se prépare aussi à une diminution des espaces de bureaux dans les prochaines années, au profit de nouveaux modes d’organisation du travail. De leur côté, les jeunes générations qui arrivent sur le marché du travail sont certainement celles qui rejetteront le bureau traditionnel qu’ont connu leurs parents.
Les entreprises vont donc chercher à repenser totalement leurs locaux. En transformant les espaces vides en lieux de travail fonctionnels dans le but de réaliser des économies de surface par exemple. Les surfaces gagnées par la disparition de nombreux bureaux individuels serviront ainsi à répondre aux nouveaux besoins des salariés. On peut penser à l’aménagement de salles de repos, de salles de projets, salles IT ou encore d’espaces de détente. Le flex office implique également de repenser à la notion d’ergonomie et de confort, aussi bien pour le travail à distance que dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, l’utilisation du cloud devrait continuer de se développer pour accéder aux fichiers à distance.
Avantages et inconvénients du flex office
Avantages du bureau flexible
Le flex office présente de nombreux avantages, à commencer par le fait qu’il aide les membres d’une entreprise à être plus productifs et créatifs. La possibilité de choisir son lieu de travail et de pouvoir jongler au besoin entre travail au bureau ou télétravail favorise la concentration et la créativité.
En choisissant le moment où l’on souhaite se rendre au bureau, on peut aussi changer le rythme de la semaine. Cela permet de casser un peu la routine ! C’est aussi l’occasion d’échanger avec de nouvelles personnes, ou de prendre plus de temps et de plaisir à discuter avec ses collègues lorsque l’on retourne au bureau.
Le flex office permet de réduire fortement les temps de transport, soit en moyenne 1h30 par jour. Un gain de temps non négligeable qui a aussi des répercussions positives sur le stress.
Dernier avantage, le flex office offre l’opportunité aux services RH et aux managers de repenser le travail à distance et le lieu de travail. Objectif : faciliter la collaboration, la productivité et la créativité. C’est aussi une étape vers un nouveau type de management basé davantage sur la confiance plutôt que sur le contrôle.
Inconvénients du flex office
Bien évidemment, le flex office comporte aussi quelques inconvénients, à commencer par la nécessité d’être très organisé. Il faut être au courant des horaires d’ouverture des lieux où l’on travaille (espace de coworking, médiathèque, café, etc.) et veiller à avoir toujours assez de batterie sur son ordinateur et son téléphone ou des chargeurs dans son sac. La connexion internet doit aussi être suffisamment bonne pour pouvoir travailler.
La sensation de travailler dans un espace assez impersonnel peut aussi survenir. En effet, on ne peut généralement pas afficher ou poser des affaires personnelles. Or il peut parfois être rassurant de disposer d’un espace à soi où laisser traîner ses affaires. Dans ce cas-là, aménager un bureau sur son lieu de vie peut être une bonne solution.
Les relations humaines sont aussi mises à l’épreuve… Il n’est pas toujours facile de garder le contact si l’on ne voit pas ses collègues tous les jours. On trouve bien évidemment des outils permettant de faciliter la communication et la gestion de projet. Cependant, ces derniers peuvent au final s’avérer lents et contre-productifs en cas de mauvaise connexion internet ou de matériel vieillissant. De plus, ils ne peuvent pas remplacer les échanges en face à face ! Il faut donc veiller à garder des activités en présentiel. Retourner au bureau de temps en temps, ou avoir des loisirs à côté pour ne pas rompre le lien social s’avère donc indispensable.
Enfin, le flex desk peut aussi poser des problèmes de disponibilité lorsqu’il y a plus de personnes sur places que de postes de travail. Cela peut entraîner des conflits et créer une mauvaise ambiance de travail et avoir des conséquences négatives sur le moral des salariés. Ces derniers vont tout mettre en œuvre pour avoir un bureau disponible, ce qui finir par augmenter le stress.
Le flex office a donc ses côtés « pour » et ses côtés « contre ». Il peut être la solution pour les entreprises qui souhaitent réduire leurs coûts et répondre efficacement à la notion de collaborateur nomade et connecté. C’est une réponse au besoin d’indépendance des salariés et au fait de mieux concilier vie privée et vie personnelle. Ce mode de travail est apparu en France il y a deux ans. Son succès grandissant devrait le positionner en alternative solide au travail en présentiel « classique ». Il faut en revanche penser ce bureau flexible avec l’ensemble du personnel pour faire émerger les espaces et les idées qui conviendront aux deux parties : les salariés et l’entreprise.
