Les méthodes Agiles combinées à une approche Kanban dans le cadre d’une stratégie marketing, permettent de révolutionner le management de projet et de conduire le changement. L’approche Kanban, qui se réfère au management visuel, s’utilise fréquemment en Management Agile et Lean Management. Optimisant l’organisation et l’exécution des tâches, l’approche Kanban se révèle être un excellent complément aux méthodes agiles.
Alors quels sont les principes clés des méthodes Agiles et de l’approche Kanban dans la gestion de projets ? Comment les associer et les adapter à son activité pour mieux les appliquer au quotidien ? Quels outils utiliser pour créer un tableau Kanban ?
Les méthodes Agiles pour renforcer l’organisation des équipes
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Les méthodes Agiles (Scrum, Safe, etc.) permettent de renforcer l’organisation des équipes en optimisant les tâches, en diminuant les interruptions et en hiérarchisant les priorités de l’activité. Ces méthodes qui sont à l’origine utilisées par les développeurs web, se prêtent parfaitement aux enjeux du management de projet. Adaptatives, elle permettent de travailler en cycles courts pour un retour d’informations plus rapide. Elles favorisent la collaboration, l’autonomie et l’organisation des différentes activités au sein d’une équipe.
Associées à une approche Kanban, elles optimisent encore plus le potentiel organisationnel d’un service lors de la gestion des projets.
Se former aux méthodes et aux outils agiles
Les méthodes agiles s’appuient sur des cycles de développement adaptatifs au sein desquels on produit et on teste une application en continu. Gérer son projet en maîtrisant les bonnes pratiques de cette méthode de travail passe nécessairement par une formation aux méthodes agiles.
Connaître les fondamentaux et savoir mettre en place un projet avec les bons outils, sont les 2 enjeux majeurs d’une telle formation. Pour ensuite être capable de saisir les sens des principes itératifs des méthodes agiles. Puis être en mesure de construire un projet en mode agile grâce aux outils de management visuel et d’avancement.
Kanban une approche de gestion du changement compatible avec les méthodes agiles
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Kanban repose sur un principe très simple : le nombre de travaux à faire doit être introduit dans un processus où des règles sont fixées, afin que chaque nouvelle tâche ne puisse pas être ajoutée tant qu’une autre n’est pas préalablement terminée. Ce simple signal visuel bouleverse l’organisation de l’entreprise de manière positive.
En réalité, Kanban n’est pas une méthode c’est plutôt une approche de gestion du changement.
Kanban s’applique tout simplement à partir de votre façon de travailler actuelle. C’est un complément utile aux méthodes agiles que vous pouvez avoir déjà mis en place au sein de l’entreprise. Kanban fait partie de l’approche du Lean Management, qui a pour vocation de permettre l’amélioration continue des équipes.
L’approche de gestion du changement Kanban consiste à découper un projet en plusieurs tâches. Ainsi, toute l’équipe peut suivre l’avancée du projet par tâche en un seul coup d’œil. C’est aussi le meilleur moyen pour se rendre compte du temps de travail nécessaire sur chaque partie du projet et aussi de la difficulté de certaines tâches. Kanban permet de visualiser le processus de traitement d’une tâche, mais aussi de conduire en temps réel le workflow. Cet outil marketing est représenté sous la forme de colonnes avec des sortes de post-it, étiquettes ou cartes.
Pour adopter l’approche Kanban il faut construire le tableau des étiquettes en y instaurant des règles pour organiser la mobilité des post-it d’une colonne à l’autre. Cette représentation en tableau de gestion pour la visualisation de l’avancement des tâches peut se faire via des logiciels comme Trello afin de permettre le travail à distance. En période de Sprint (traitement des tâches prioritaires sur plusieurs jours voir semaines), Kanban est vraiment d’une grande utilité. De plus, cela facilite la transition quand on souhaite passer à un projet agile.
On vous propose d’approfondir un peu plus vos connaissances en Agile Marketing avec les 8 meilleures façons d’assurer une planification de Sprint et des conseils pour utiliser la méthode Scrum.
Le Kanban, un avantage majeur pour l’équipe et le manager agile
Utiliser la pratique visuelle du Kanban pour gérer l’avancement d’un projet est une bonne pratique.
Chaque membre de l’équipe est autonome dans le choix de la prise en charge des tâches qu’il veut réaliser. En gestion de projet agile, le Kanban contribue à valoriser le management visuel. Que l’on écrive sur un mur ou que l’on utilise un outil en ligne, l’objectif reste le même : partager des objectifs avec toute l’équipe.
Le Kanban permet de garantir des changements continus, améliorés et évolutifs pour le projet à conduire.
Principes de base pour réaliser un tableau Kanban
Chaque tâche définit un projet et se découpe en de multiples actions. La totalité des tâches planifiées forme le sprint de la semaine. L’approche Kanban responsabilise les équipes de travail et permet une transformation à la fois managériale et digitale. L’équipe devient alors plus agile.
Vous vous interrogez encore sur l’efficacité de cette approche ? Votre tableau Kanban n’est pas vraiment au point ? Suivez ces 3 principes de base pour optimiser l’efficacité de votre tableau Kanban.
- Mettre en place des règles de déplacement afin d’expliquer chaque changement de colonne et préciser l’échéance d’une tâche.
- Mettre en œuvre des règles d’animation pour expliquer quand et comment on suit une tâche.
- Définir des règles de charges pour prédéfinir un nombre de tâches simultanées maximum.
Comment associer les méthode Agiles à une approche Kanban ?
Combiner les méthodes agiles à une approche Kanban peut se faire au travers de divers moyens très simples. Par exemple en instaurant des réunions collaboratives chaque semaine pour faire le point et en utilisant des outils logiciels dédiés.
Ne pas oublier les moments d’échanges
Chaque semaine, on peut mettre en place une réunion collaboratives de 2 heures (avec l’outil GetYellow.io par exemple), pour faire le bilan de la semaine précédente. Cela permet d’échanger sur les succès réalisés et les difficultés rencontrées, de définir et hiérarchiser les nouvelles tâches, de mettre en place un cycle développement transparent pour tous les membres de l’équipe.
Utiliser des outils spécifiques
Pour adopter une approche Kanban tout en utilisant les méthodes d’Agile Marketing, l’idéal est d’utiliser des outils dédiés comme Trello ou Kanban Tool par exemple.
L’outil Trello pour votre tableau Kanban
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Trello est un outil pratique pour visualiser l’avancement des projets tâche par tâche. L’équipe peut déplacer les cartes d’une colonne à l’autre afin de modifier les statuts d’avancement (à faire /en cours/terminé). Trello a été conçu selon l’approche Kanban afin de permettre aux managers de projets et à leurs équipes de découper les tâches en tickets.
C’est vous qui décidez du nombre de tâches à effectuer dans un même laps de temps et peu à peu le bon rythme de travail est trouvé. Avec le tableau Kanban, on peut prioriser les tâches grâce à un code couleur, ce qui facilite grandement le travail collaboratif. Nous vous conseillons par ailleurs de faire le point périodiquement sur ce qui s’est bien déroulé et ce qui est à améliorer afin d’apporter les ajustements nécessaires.
Bon à savoir : Trello est un outil en ligne gratuit.
L’outil en ligne Kanban Tool pour construire votre tableau
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Kanban Tool est un outil qui permet d’augmenter les performances de l’équipe en passant à la gestion de projet en mode visuel. Cette solution de gestion offre une bonne visibilité sur le flux de travail et permet d’améliorer considérablement les processus métier via une approche Kanban.
Kanban Tool permet le travail collaboratif en temps réel grâce au tableau Kanban. L’outil offre également des fonctions très pratiques telles que l’ajout d’informations ou de commentaires directement sur les tâches organisées. Vos collaborateurs comme vos clients peuvent avoir accès à l’outil en fonction de ce que vous décidez. Grâce à cette solution on obtient plus de clarté sur l’avancée des projets. Autre fonction pertinente de l’outil, la possibilité d’analyser le tableau sous forme de statistiques et de mesures. A l’aide d’un diagramme de flux cumulé et de rapports de temps de cycle, le tableau peut être encore plus optimisé. Kanban Tool vous propose de tester gratuitement le logiciel afin que vous puissiez vérifier que ce dernier correspond bien à vos attentes.
Quel outil agile marketing utiliser en complément du tableau Kanban ?
Il existe de nombreux outils Agile Marketing et ce sera à vous de trouver celui qui convient le mieux. Agile CRM est un outil qui bénéficie d’une très bonne réputation car il réunit les aspects fondamentaux de la gestion de la relation client, des vente et du marketing. On peut visualiser les données pour chaque client, automatiser une partie des échanges, planifier des rencontres et d’une manière plus générale optimiser le flux de travail via une interface utilisateur de tableau de bord. Avec Agile CRM il devient facile de trouver de nouvelles opportunités de croissance, notamment avec le support marketing qui permet l’envoi de newsletters et le lancement de campagnes. Cette solution de gestion agile s’adapte à toutes les entreprises (y compris les PME), et son coût reste raisonnable.
Afin d’adopter la meilleure stratégie en matière de gestion de projets, l’idéal est donc d’associer une solution Agile Marketing à un outil Kanban. Il faut également suivre les performances en instaurant des rencontres hebdomadaires avec toute l’équipe. Aujourd’hui, il existe de nombreuses formations pour se former à ces méthodes, ainsi que de multiples outils et logiciels en ligne pour favoriser le travail collaboratif.
