Pour une meilleure gestion de vos projets web, équipez-vous d’outils spécifiques ! Le point sur 10 outils destinés à améliorer la productivité de votre équipe.
L’efficacité est un élément essentiel d’un environnement de travail productif. Les employés dont les horaires sont remplis d’e-mails, de réunions et de «rattrapages» inutiles sont généralement moins engagés que ceux qui estiment que leur temps est passé de façon significative.
Heureusement, un large éventail d’outils technologiques marketing existent pour aider les responsables marketing à résoudre ce problème au sein de leurs équipes.
Voici dix outils de gestion de projet pouvant mener à une main-d’œuvre plus productive, efficace et satisfaite.
Temps perdu
Une étude McKinsey a montré que 14% d’une semaine de travail moyenne est consacrée à la communication et à la collaboration avec les membres de l’équipe interne.
L’envoi et la réception d’e-mails en constituent une grande partie. En fait, le travailleur moyen consacre 13 heures par semaine uniquement aux emails, un nombre qui continue d’augmenter d’année en année. Cependant, bien que cela puisse faire partie intégrante du travail collaboratif, c’est loin d’être parfait : 96% des travailleurs disent que les emails inutiles leur font perdre leur temps.
Source : McKinsey
La réduction du temps consacré aux tâches comme la réponse aux emails n’améliore pas seulement l’engagement des employés, elle se traduit également par la rentabilité. Une entreprise de 100 employés passera en moyenne 17 heures par semaine à clarifier la communication, ce qui, selon les recherches de Siemens, se traduira par un coût annuel de 528 443 $ (soit 447 511€) .
Pour les gestionnaires et les membres supérieurs de l’équipe, l’amélioration des canaux de communication devrait être une priorité absolue. 86% des dirigeants d’entreprises et des employés disent que la communication inefficace est une grande raison des échecs sur le lieu de travail.
Outils de collaboration
La technologie sociale permet déjà à de grands groupes de communiquer efficacement dans un contexte non professionnel. Mais cette même technologie peut également être utilisée sur le lieu de travail pour permettre un travail collaboratif, en aidant les équipes à réduire le temps consacré à des tâches administratives inutiles.
McKinsey estime que si les entreprises utilisaient pleinement les outils sociaux pour améliorer les communications internes, la productivité des travailleurs pourrait augmenter de 20 à 25%.
Source : McKinsey
Quelles sont les technologies disponibles pour les marketeurs cherchant à optimiser l’efficacité de leur équipe ?
Logiciel de planification de projet
Asana
Cet outil de gestion de projet vous permet de créer et d’assigner des tâches aux membres de l’équipe, organisés en «Board», soit « tableaux ». Les cartes peuvent être personnalisées et classées par catégories, par ex. par statut (non démarré, en cours, terminé).
La plateforme Asana comprend une fonction de messagerie directe et de groupe, et les messages envoyés dans la conversation peuvent être transformés en tâches exécutables en un seul clic. Une vue calendaire vous permet de planifier des tâches à l’avance et de voir les échéances à venir en un coup d’œil.
Source : Asana
Deekit
Cet outil de tableau blanc en ligne permet à votre équipe d’ajouter des formes, des dessins et des médias aux tableaux thématiques. Deekit, c’est l’outil idéal pour faire des brainstormings d’idées abstraites à un stade précoce.
Par exemple, il peut être utilisé comme toile partagée pour accompagner une conférence téléphonique ou lors de la planification et de la recherche de stratégie de contenu. Il inclut également des modèles, des icônes et des schémas de couleurs pour faciliter l’organisation du contenu.
Logiciel de gestion
Trello
Trello est un outil qui peut être utilisé comme une To Do. Les tâches (sous la forme de «cartes») peuvent être facilement ajoutées, classées, bougés et supprimées. Les forums peuvent être partagés avec les membres de l’équipe, qui peuvent ajouter et supprimer des cartes en fonction des autorisations que vous avez définies. Son interface est totalement intuitive et s’adresse même à ceux qui n’ont pas de compétences numériques.
Source : Trello
Float
Float a été conçu pour aider les équipes à planifier et à gérer les ressources de leurs projets collaboratifs. Une interface partagée montre ce sur quoi tout le monde travaille, quand et pendant combien de temps. Une interface « glisser-déposer » et des autorisations de partage rend l’assignation des tâches simple et rapide.
Les statistiques de rapport et d’utilisation sont disponibles pour chaque membre de l’équipe, ce qui en fait l’outil idéal pour les agences qui facturent à l’heure.
Source : Float
Outils de communication
Slack
Slack est une plateforme de messagerie conçue pour aider les équipes à communiquer plus efficacement. Les conversions peuvent être organisées en canaux, les documents peuvent être partagés instantanément et une multitude d’intégrations sont disponibles pour améliorer la productivité.
Source : Slack
Cet outil gratuit de diffusion sur le Web permet aux équipes de discuter rapidement et facilement. Tout est hébergé en ligne, ce qui signifie qu’aucun téléchargement n’est requis, ce qui est génial lorsqu’il s’agit de passer des appels vidéo avec des clients ou des fournisseurs qui n’ont pas les mêmes systèmes que vous.
Le partage d’écran est standard, tout comme la possibilité de personnaliser les liens de partage.
Source : appear.in
Outils de reporting
Construit spécialement pour aider à amasser et analyser des données provenant de sources disparates (comme comparer une feuille de calcul de dépenses marketing avec les données de vente de votre système e-CRM) avant de le déployer dans un rapport personnalisé.
Accédez aux données locales de la plupart des types de fichiers (CSV, Excel, XML) et aux données cloud de la plupart des principales plateformes (Drive, Dropbox, MS OneDrive).
Un créateur de rapport par « glisser-déposer » vous permet de choisir parmi des graphiques, des widgets, des tableaux croisés dynamiques et des tableaux de bord. Partager avec des collègues en ligne, intégrer des pages Web et envoyer des emails / imprimer des versions PDF.
Source : Zoho
Cette plateforme de Business Intelligence (BI) permet également aux utilisateurs de créer des tableaux de bord, des tableaux de bord prospectifs, des entrepôts de données et des rapports à partir de la plupart des ensembles de données.
Offrant une variété d’outils de visualisation, il peut être déployé localement ou en tant qu’application SaaS. L’application est également dotée d’un support communautaire en ligne et prend en charge à la fois l’accès mobile et de bureau.
Source : Sisense
Plateformes de gestion de projet tout-en-un
Scoro
Plateforme de gestion du travail des plus complètes, Scoro est conçu pour tout, depuis la planification et le suivi des projets jusqu’à l’envoi des devis, des contrats et des factures.
Au quotidien, il permet aux employés de suivre le temps et de facturer le travail horaire, de produire des rapports détaillés et d’analyser les mesures d’utilisation pour chaque utilisateur.
Source : Scoro
Notion
Notion est une autre solution tout-en-un. Idéal pour les chefs de projet qui ont besoin d’assurer la liaison avec plusieurs membres de l’équipe lors de la livraison d’un projet, il peut gérer des documents (partage et organisation de fichiers), des wikis (partage centralisé des connaissances) et des tâches.
Un tableau de bord aide toute l’équipe à suivre l’évolution du projet et à attribuer la responsabilité des tâches. De plus, il est conçu pour s’intégrer à Slack.
Source : Notion
Bien que cette liste ne soit nullement complète, pour les responsables marketing qui cherchent à optimiser le fonctionnement de leur équipe, ces outils devraient constituer un point de départ utile.
Et vous, quels outils utilisez-vous pour maximiser la productivité en entreprise ? N’hésitez pas à laisser vos recommandations dans les commentaires !
