Comment communiquer en mode projet ?

La communication en mode projet est trop souvent négligée. Reléguée au second plan, elle est pourtant fondamentale si vous souhaitez être performant et remplir vos objectifs de réussite. Elle participe ainsi à un management efficace des équipes. Parce que les conséquences d’une communication défaillante peuvent être graves, vous devez vous appuyer sur un processus de planification des échanges. Celui-ci est formalisé par un plan de communication de gestion de projet. Mais comment faire ? Nous vous accompagnons étape par étape depuis la compréhension des enjeux jusqu’à la mise en place d’une stratégie de communication efficiente.

Pourquoi la communication en mode projet a-t-elle un rôle essentiel ?

Travailler en mode projet ne s’improvise pas. Il faut tout d’abord savoir que la communication y joue un rôle essentiel. Pourquoi ? Car la gestion de projet implique de nombreux interlocuteurs, ce qui multiplie les risques d’incompréhension. Or, les problèmes de communication sont souvent responsables de l’échec des projets. Nous vous donnons les clés pour appréhender le concept de la communication projet en lui-même.

Qu’est-ce que travailler en mode projet ?

Le travail en mode projet s’appuie sur une méthodologie de travail et de management favorisant le collaboratif. C’est la raison pour laquelle il est très prisé des start-ups et, désormais, des grands groupes. On y retrouve, bien entendu, la notion de transversalité chère, par exemple, aux entreprises libérées. Il arrive même que des équipes d’entreprises différentes aient recours à cette méthode pour travailler ensemble. Il est, dès lors, important d’avoir un chef d’orchestre capable de garantir la bonne conduite du projet. Ici, c’est le chef de projet qui assure ce rôle en gérant les différents profils et leurs compétences sur le temps de la mission. En effet, ce dernier va poser le cadre organisationnel en répartissant les missions, en donnant le rythme et les délais, et en supervisant le projet jusqu’à sa livraison.

On comprend ainsi rapidement pourquoi depuis le début de la crise, de nombreuses organisations se tournent vers ce système de management. De fait, pendant le confinement, des problématiques de management sont apparues. C’est du moins ce que révèle une étude réalisée par la chaire management et santé au travail de l’IAE de Grenoble en mai 2020. Entre télétravail et chômage partiel, des défauts de communication sont survenus générant régulièrement des incompréhensions et des frustrations. Les conséquences peuvent être dramatiques. Et, pourtant, la gestion de projet n’échappe pas à cet écueil.

Quelles sont les conséquences d’un manque de communication ?

Les chefs de projet, concentrés sur les objectifs finaux, négligent très souvent la communication. Une erreur qui peut coûter cher quand on sait que de nombreux interlocuteurs sont réunis autour d’un but commun. Leur première action va donc être d’échanger et de transmettre des informations pour collaborer tous ensemble. Or, l’erreur est humaine et la communication reste un sujet très sensible. Un faux pas peut rapidement provoquer des déséquilibres. Dans les cas les plus graves, cela peut même aller jusqu’à l‘échec du projet. Mais regardons de plus près les nombreuses conséquences :

• Incapacité des équipes à travailler ensemble. De fait, si en tant que chef de projet vous choisissez de ne pas communiquer avec vos équipes, il sera difficile de les fédérer et de favoriser leur collaboration ;
• Manque de motivation des équipes. Là encore, une équipe qui a très peu de liens avec son chef de projet ou avec les autres collaborateurs aura bien du mal à trouver l’envie d’avancer seule ou ensemble ;
• Incapacité à s’approprier la culture du projet. Les réunions et les temps d’échange sont essentiels dans la conduite de projet. C’est, par exemple, le cas pour les méthodes agiles telles que le Scrum. Celles-ci s’appuient sur de nombreux temps forts qui rythment la journée et la totalité du projet ;
• Perte de confiance des dirigeants et des managers. Vous ne parvenez pas à communiquer avec ces derniers ? Comment peuvent-ils s’assurer de la bonne avancée du projet ? Vous risquez, dès lors, de perdre en crédibilité ;
• Mécontentement des clients. La communication n’est pas qu’interne. Vous allez également devoir rendre des comptes à vos clients. Ces derniers, face à un manque de retours de votre part, pourraient légitimement vous en tenir rigueur. Étant donneurs d’ordres et ayant engagé des frais parfois importants, vous ne pouvez décemment pas les laisser de côté.

Pourquoi communiquer en mode gestion de projet

Comme vous l’avez compris, l’absence de communication en mode projet peut présenter des risques importants. À l’inverse, une stratégie de communication efficace revêt de nombreux avantages. Grâce à elle, vous développerez vos performances et serez à même de mener le projet jusqu’à sa réussite. Vous pourriez même faire davantage preuve d’innovation. Un atout certain face à la concurrence. Mais, plus concrètement, quels en seront les bénéfices ?

• Une efficacité décuplée grâce à des échanges ciblés, organisés et animés ;
• Un engagement des équipes plus important, car motivées par un même objectif et « boostées » par un management de projet efficace ;
• Des performances au rendez-vous ;
• Une gestion des risques au top ! Tout projet comporte un voire des risques. En tant que chef de projet, c’est la communication qui vous permettra de les identifier et de les anticiper afin de les éviter ;
• Une satisfaction client ayant un impact positif sur la réputation de votre entreprise. En effet, un client heureux n’hésitera pas à faire à nouveau appel à vos services, mais aussi à vous recommander. De quoi alimenter sa marque employeur.

Vous êtes convaincu ? Il ne vous reste plus qu’à élaborer un plan de communication et de miser sur les bons outils.

Comment réussir à communiquer en mode projet ?

Pour communiquer en mode projet, vous allez devoir éviter les écueils et mettre en place une stratégie qui fonctionne. Mais quels sont-ils et comment faire ?

Les écueils à éviter

Vous avez peut-être l’impression que vous communiquez déjà en mode projet et, pourtant, vos équipes ont du mal à se comprendre. Le projet aboutit, dès lors, dans la douleur, pour elles comme pour vous. Il est très possible que cela vienne d’une mauvaise communication. De fait, pendant des années, deux types de communication étaient pratiqués :

• La communication « grande messe ». Utilisée pour surmonter un obstacle, elle a pour but de renforcer le sentiment d’appartenance des membres de l’équipe projet. Cette façon de communiquer vise, in fine, à favoriser la motivation en boostant la dynamique de groupe. Pourtant, les échecs sont nombreux avec cette technique. En effet, elle intervient parfois trop tard et ne suscite donc pas l’adhésion. Or sans crédibilité, pas d’efficacité ;
• La communication « rouleau compresseur ». Cette dernière s’appuie sur la volonté de la direction. Pas de discussion ici, les équipes n’ont pas le choix et doivent se soumettre aux exigences de leurs supérieurs hiérarchiques. Inutile de préciser que ce type de communication manque cruellement de transversalité. Les collaborateurs vont ainsi se méfier et résister.

Mais alors qu’est-ce qui marche aujourd’hui ? Il faut tout d’abord sortir des sentiers battus et des méthodes traditionnelles pour aller vers des techniques qui ont fait leurs preuves.

Faire un plan de communication projet efficace

Pour communiquer efficacement en mode projet, vous allez devoir vous préoccuper aussi bien de l’interne que de l’externe. Des actions de communication seront alors à planifier avec précision afin de respecter les délais. Nous vous conseillons dès lors d’élaborer un plan de communication qui sera votre feuille de route. Un outil indispensable si vous souhaitez réaliser un suivi des résultats, de l’avancée du projet ou organiser les équipes et les ressources disponibles.

Les 4 étapes préalables au plan de communication

1. Avoir une vision globale du contexte du projet. Ici, il s’agit des fondations de ce dernier, des ressources dont vous disposez tant au niveau humain que matériel. Vous devez savoir quels sont les talents et les outils que vous allez mobiliser, quand, pourquoi… Dans cette étape, il faudra également penser au budget, aux délais et au temps dont vous disposez pour assurer le pilotage. Ne laissez rien au hasard, c’est une première phase essentielle pour que vous puissiez remplir vos objectifs ;
2. Définir ses cibles. Nous vous l’indiquions plus tôt : la communication doit se faire en interne comme en externe. Or, dans ces deux catégories, vos interlocuteurs seront parfois très nombreux et très différents. En interne, vous retrouverez, bien entendu, l’équipe projet, les dirigeants mais aussi les prestataires, les sous-traitants, les utilisateurs au sein de l’entreprise… En externe : les clients, les partenaires, les fournisseurs, les potentiels utilisateurs…
3. Fixer des objectifs réalistes et mesurables. Cela peut paraître évident mais vous devez savoir dans quel but vous réalisez ce plan de communication ;
4. Définir les messages à faire passer. En fonction des objectifs, chacune des cibles va faire l’objet d’une communication bien spécifique. Par exemple, pour l’équipe, cela passe par l’organisation de différents types de réunions, de réalisation de compte-rendu…. En externe, on parlera davantage de communication « corporate » ou « institutionnelle ». Les messages à leur faire passer devront être formalisés en amont.

Réaliser son plan de communication

Vous vous demandez à quoi peut ressembler un plan de communication projet ? En réalité, il peut prendre plusieurs formes, mais vous devrez y faire figurer un certain nombre d’informations. Ainsi votre plan de communication doit suivre le planning du projet et répondre aux questions suivantes : quoi, qui, quand, combien, où, comment, pourquoi. Vous y aurez déjà répondu dans la phase précédente. Voici un exemple fourni par le site Manager-go avec 4 parties principales.

Vous pouvez ensuite choisir de le réaliser sous forme de tableau, de matrice ou autre. Parfois, plusieurs outils seront nécessaires.

L’une des dernières étapes consiste à faire le suivi de votre plan de communication tout au long du projet. N’hésitez pas à l’adapter le cas échéant. De fait, de nombreux événements peuvent survenir et vous devez savoir faire preuve d’agilité. Enfin, une fois le projet finalisé, évaluez vos résultats et débriefez avec l’équipe sur ce qui a fonctionné ou non. Cela vous permettra à tous d’en apprendre beaucoup pour le prochain projet.

Se former

Vous vous sentez perdu face aux nouveaux modes de communication ? Ou vous ressentez tout simplement le besoin de monter en compétences pour fluidifier vos échanges ? La formation peut vous permettre d’être rapidement efficace, en particulier dans un contexte digital en mouvement perpétuel.

La formation Communiquer en Mode Projet a par exemple été plus particulièrement conçue pour répondre à vos besoins. Grâce à elle, vous serez en mesure de :

• Connaître les fondamentaux de la communication projet ;
• Comprendre comment élaborer un plan de communication performant ;
• Identifier les supports de communication incontournables en mode projet ;
• Maîtriser la communication en fin de projet ;
• Remettre à plat sa communication dans un contexte de digitalisation orienté projet.

Donc, n’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.

En conclusion

Vous êtes désormais prêt à « affronter » la gestion de projet grâce à une communication efficace. En effet, comme vous l’avez vu, cela ne s’improvise pas. Donc en résumé :

• Une communication transversale est à privilégier ;
• Le plan de communication est un outil essentiel ;
• Se former peut être utile pour monter rapidement en compétences.