Certains emplois prévoient des déplacements professionnels fréquents. Qu’ils soient occasionnels ou réguliers, les déplacements occasionnent des modifications d’emploi du temps et impliquent une bonne organisation. Le salarié, le manager ou le dirigeant s’absente et pendant ce temps, les activités de l’entreprise doivent se poursuivre sans impacter la performance. Une politique de mobilité cohérente est donc nécessaire et les collaborateurs doivent apprendre à maintenir leur efficacité professionnelle en déplacements. Les déplacements professionnels fréquents ne sont vraiment pas reposants, il faut avoir une gestion efficace de la mobilité pour rester performant.
Alors comment les salariés peuvent-ils rester performants lorsqu’ils sont régulièrement en voyage d’affaires ? Quelles solutions mettre en œuvre pour résoudre des difficultés organisationnelles ? Le digital est-il la solution ? Comment garder l’esprit clair et conserver son efficacité ? Comment les dirigeants doivent-ils étudier la mobilité dans l’entreprise ? Quel processus mettre en place pour améliorer l’efficacité de la gestion des déplacements ? On vous dis tout ce que vous devez savoir.
Dirigeants : comment organiser et gérer les déplacements de l’entreprise ?
La gestion des déplacements professionnels est une tâche complexe pour les dirigeants. Alors comment s’y prendre pour être davantage efficace dans le processus d’organisation des déplacements ?
Nos conseils en 6 étapes :
- Procédez à une étude pour mettre en place un plan de mobilité
- Posez-vous les bonnes questions pour déterminer la meilleure méthode de gestion
- Contrôlez les frais régulièrement
- Déterminez les outils de contrôle des déplacements
- Mettez en place une politique de dépenses
- Optimisez la gestion des frais
Le plan de mobilité
Source : plandemobilite.fr
Il est indispensable pour gérer les frais occasionnés par les déplacements des salariés. Il faut donc analyser les besoins en mobilité pour pouvoir déterminer les ressources à mettre en œuvre. Le plan de mobilité doit être établit sur la base des informations suivantes.
- Le nombre de salariés amenés à effectuer des déplacements
- Les départements de l’entreprise pour définir les besoins en transports
- Les zones géographiques des déplacements
- La fréquence des déplacements pour chaque employé
La méthodologie
Pour adopter la bonne méthode, il faut se demander ce qui va être le plus pratique pour l’entreprise et ce qui va lui prendre le moins de temps côté gestion. Par exemple, pour les frais liés aux déplacements, l’entreprise peut opter pour une avance des frais à l’aide de cartes de société si le personnel est peu nombreux à se déplacer. Concernant l’organisation générale, il est possible de répartir les responsabilités de la manière suivante.
- Un responsable RH fait les réservations de transports, d’hébergements, etc
- Le salarié en déplacement s’occupe de rédiger la note de frais
- Un responsable est chargé de la vérifier au retour du salarié
- La comptabilité s’occupe des remboursements lorsqu’il y a avance des frais de la part du salarié
Le contrôle des frais de déplacements
Afin de faciliter le travail de contrôle des frais de déplacements, il est vivement conseillé de mettre en place un traitement des tickets hebdomadaire.
Source : roadandtrips.com
Le contrôle des déplacements
Voici quelques outils permettant de diminuer la charge de travail de contrôle des déplacements.
- L’utilisation de véhicules de fonction permet de ne pas avoir à réaliser de contrôle de kilométrage
- Les cartes de paiement au nom de l’entreprise, en définissant des règles d’utilisation au préalable
- Une plateforme digitale de gestion des déplacements peut considérablement faciliter la gestion et les contrôles
La politique de dépenses
Il faut définir les coûts pris en charge par l’entreprise et les frais non remboursables, c’est à dire à la charge des salariés. L’entreprise doit établir la politique de kilométrages, établir les règles et les montants de prise en charge des repas, décider d’une politique de traitement des tickets et définir le cadre réglementaire en cas de voyages internationaux.
L’optimisation des frais
La numérisation des notes de frais via une plateforme de gestion numérique est sans doute la meilleure solution pour optimiser le traitement des dépenses. Il existe de nombreuses solutions efficaces comment l’outil fourni par Expensya par exemple.
Depuis le 1 juillet 2019, les sociétés ont le droit de numériser les notes de frais. L’arrêté du 23 mai 2019 (portant sur l’article L243-16 du code de la sécurité sociale) encadre les modalités de cette nouvelle réglementation qui rend obsolète l’obligation de garder des justificatifs papiers.
Salariés abonnés aux déplacements professionnels réguliers : comment s’organiser et rester efficace ?
Source : assurancevoyage.fr
Les déplacements professionnels fréquents bousculent l’emploi du temps des salariés et peuvent également être fatigants, voir stressants. Alors comment bien s’organiser pour conserver son efficacité professionnelle et garder l’esprit clair ?
Bien gérer la partie administrative des déplacements
Pour rester serein à l’occasion de vos déplacements, tout commence par une bonne gestion de la partie administrative des déplacements. Le transport, les temps de trajets, l’hébergement, l’alimentation, la prise en charge des coûts et les dates d’absence sont les points clés à anticiper en amont. La seule façon de gérer de façon optimale cette partie, est de s’y prendre un peu à l’avance. Ainsi, tous les services de l’entreprise impliqués dans l’organisation des déplacements auront le temps de s’accorder sur les modalités et de faire les démarches nécessaires.
Déléguez à vos collaborateurs et organisez l’activité en votre absence
Quand un salarié part en déplacement, l’une des questions qui se pose est « qui va le remplacer pour effectuer les tâches importantes » ? Il y a plusieurs situations possibles. Soit les tâches habituelles effectuées par le salarié peuvent attendre son retour, soit ce n’est pas le cas et dans ce cas un collaborateur prend le relais. Autre possibilité si le contexte le permet, le salarié peut être amené à gérer certaines choses à distance tout au long du déplacement. C’est d’autant plus vrai pour le manager qui devra garder le contact avec son équipe et éventuellement intervenir à distance si nécessaire. Il faut donc anticiper tout cela et être clair sur l’organisation générale.
Restez connecté à l’entreprise, même à distance
Si de part la fonction exercée par le salarié un contact continu avec l’entreprise est nécessaire durant le déplacement, il faut prévoir les outils qui permettront une communication optimale. Soit par l’accès à distance aux outils de gestion connectés de l’entreprise, soit par des moyens technologiques divers permettant la visioconférence par exemple. Rester en contact avec les collaborateurs restés dans les locaux de l’entreprise permet de suivre l’activité, d’échanger de l’information et de déléguer certaines tâches pour alléger l’emploi du temps lors du déplacement.
Ressourcez-vous pour garder l’esprit clair
Déplacement professionnel ne signifie par forcément courir partout en permanence. Il y aura forcément des temps plus calmes même s’ils sont courts et peu nombreux. Alors un seul conseil, pendant ces moments déconnectez du travail. Pensez à autre chose, reposez-vous ou faites une activité, un exercice de relaxation. Cela permet de mieux conserver son énergie et donc favorise l’efficacité professionnelle.
Se former pour rester efficace et bien gérer son temps en déplacement professionnel
Si malgré ces quelques conseils vous avez toujours de la difficulté à vous organiser et à rester efficace lors de vos déplacements professionnels, sachez que des formations existent pour cela.
Faire une formation en efficacité professionnelle pour mieux gérer ses déplacements
La formation organiser et gérer son temps efficacement à l’ère du numérique est probablement la solution indiquée pour résoudre les problèmes d’organisation et de performance.
Cette formation est idéale pour mieux définir son rapport au temps, acquérir de meilleures qualités d’adaptation face à un emploi du temps chargé ou changeants, apprendre à déléguer et organiser la relève du travail et apprendre à maîtriser les outils de gestion du temps et d’automatisation des tâches. Voilà une manière efficace de partir plus léger en déplacements professionnels et aussi de booster son efficacité au quotidien.
Bon à savoir : cet enseignement est éligible au CPF et disponible en e-learning. Pour plus d’informations sur le CPF, consultez ce guide gratuit.
Autrement, il y a aussi la formation en gestion d’outils collaboratifs qui peut s’avérer utile pour gérer à distance l’activité et être en contact avec ses collaborateurs pendant les déplacements. La maîtrise de ces outils est importante car ils simplifient le travail à distance, améliorent la communication entre les services et permettent d’éviter les erreurs.
Pour conclure, nous devons retenir que l’organisation de déplacements professionnels fréquents doit être une préoccupation majeure tant pour la direction d’une entreprise que pour les salariés. Il en va de la bonne performance de la société et de l’efficacité professionnelle des collaborateurs. Il doit donc y avoir une politique de mobilité cohérente et efficace au sein de l’entreprise, ainsi qu’une responsabilisation des salariés pour bien gérer leur temps et les diverses activités à l’occasion des déplacements. Pour ce faire, ces derniers ne doivent pas hésiter à opter pour une formation en efficacité professionnelle. La maîtrise des outils collaboratifs digitaux est également une priorité lorsqu’un salarié est amené à se déplacer régulièrement dans le cadre de son emploi. Enfin, une bonne préparation avant chaque voyage est nécessaire, ceci afin d’éviter tout stress supplémentaire.
Bien sûr, dans tout voyage d’affaires, il est important de ne pas perdre son efficacité. Par conséquent, il est important que votre voyage soit organisé par une agence qui puisse créer un horaire efficace. Une fois que j’ai visité Saint-Pétersbourg et en seulement deux jours, j’ai réussi à voir toutes les principales attractions et à conclure un contrat commercial avec nos partenaires