Cycle de formation Optimiser sa gestion du temps et son organisation personnelle
Efficacité professionnelle
Formation Organisation et Gestion du temps

Optimiser sa gestion du temps et son organisation personnelle

Vous souhaitez optimiser votre temps et mettre en place une organisation personnelle efficace ?
La formation Optimiser sa gestion du temps et son organisation personnelle vous donne toutes les clés pour vous gagner en efficacité personnelle.

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Digital learning
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Formation réalisable pendant ou hors temps de travail
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98% de clients satisfaits
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18 ans d'expérience
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Contenu du cycle de formation

Cette formation a pour objectif d'optimiser la gestion de son temps et son organisation personnelle

De nos jours, avec l'expansion du numérique et la digitalisation massive des entreprises, mais aussi à cause de nos modes de vie où les sollicitations sont nombreuses et constantes, nous 
manquons de temps et cela peut causer un certain stress. Nous sommes nombreux à constater que très souvent nous n'avons pas assez d'heures pour faire tout ce que nous  aurions aimé accomplir au cours d'une journée. Si cela est valable dans nos vies privées, cela l’est également dans nos vies professionnelles. Ne pas se laisser déborder au travail est devenu difficile pour de très nombreux actifs à l’ère du digital. Tout comme le fait de ne pas  se laisser envahir par le stress et les émotions négatives. La gestion du temps et la priorisation  des tâches deviennent alors des clés essentielles en terme d'efficacité professionnelle et de  bien-être dans son emploi.

La formation “Optimiser sa gestion du temps et son organisation personnelle” a pour objectif d’aider les actifs à gagner en efficacité au travail, de leur permettre d’optimiser la  production d’une équipe et de respecter les délais (même en cas d’imprévus). Cette formation atteste que le stagiaire est en mesure d'optimiserson temps en mettant en place une organisation personnelle et collective efficace, qu'il est capable d'appréhender les leviers  techniques et les méthodes organisationnelles de la gestion des tâches, qu'il sait prioriser et anticiper ses activités. Elle atteste également de sa capacité à  gérer son temps et à adopter les bonnes pratiques pour mieux travailler avec les autres.

Objectifs

  • Analyser sa gestion du temps et sa charge de travail au quotidien 
  • Identifier les bonnes pratiques et réduire celles qui sont chronophages afin de réguler son organisation 
  • Identifier les priorités de sa mission et planifier ses tâches et activités en fonction 
  • Gérer les imprévus et les sollicitations
  • Mettre en place son système d’organisation afin de gagner en efficacité 
  • Renforcer la collaboration afin de mieux gérer son organisation personnelle 

Pour qui ?

Cette formation s’adresse à toute personne souhaitant acquérir des compétences afin de gagner en efficacité en optimisant son temps et son organisation personnelle

Programme

Analyser sa gestion du temps et sa charge de travail au quotidien

  • Effectuer une analyse complète de ses tâches et missions (élaboration de sa liste de tâches, de missions et de projets en cours…)
  • Définir ses moments d’inefficacité et ses bonnes pratiques
  • Identifier et réduire les activités chronophages
  • Clarifier ses contraintes et son périmètre d’action
  • Mettre en place des outils d’analyse de son temps de travail
  • Définir la répartition optimale de son temps de travail
  • Gérer sa charge de travail au quotidien

Dédier son temps à ses priorités / Prioriser ses tâches

  • Connaître les priorités de sa mission, ses responsabilités
  • Définir ses objectifs SMART et identifier sa marge de manoeuvre pour gérer son temps selon ses priorités personnelles et professionnelles
  • Identifier ses tâches à haute valeur ajoutée
  • Utiliser la matrice d’Eisenhower simple
  • Utiliser l’outil «checklist structurée»: tâches, priorités, échéances et durée
  • Anticiper et planifier ses tâches récurrentes
  • Organiser sa journée pour optimiser son temps de travail
  • Gérer les imprévus
  • Gérer les interruptions
  • Différencier urgent et important

Gérer son temps et son énergie pour être efficace dans la durée

  • Renforcer son énergie au quotidien
  • Limiter l’impact de ses diablotins du temps
  • Gérer son chronostress en cas de surcharge d’activité
  • Trouver un équilibre satisfaisant entre vie professionnelle et vie personnelle

Gérer son stress pour gagner en efficacité professionnelle

  • Lutter contre le stress : méthodes et outils
  • Analyser ses réactions et ses limites face au stress
  • Apporter une réponse complète au stress : intellectuelle, mentale et corporelle
  • S’approprier les techniques qui permettent de traiter et prévenir les tensions
  • Avoir une vision globale pour identifier des solutions transverses
  • Redéfinir ses objectifs en fonction des imprévus
  • Améliorer sa capacité de récupération
  • Mettre l’énergie produite par le stress au service de l’action

Mettre en place son système d’organisation pour gagner en efficacité

  • Organiser son emploi du temps de manière réaliste et équilibrée en s’appuyant sur les 6 leviers d’efficacité : priorités, choix, planification, énergie, focalisation, relation
  • Créer ses outils « gain de temps « : check-list, planning, tableaux de bord, plan de journée...
  • Faire place nette : pratique du tri et du rangement physique ou virtuel
  • Initier et maintenir son système d’organisation
  • Connaître et choisir des outils efficaces et adaptés
  • Exploiter le potentiel de ses outils (messagerie, agenda, smartphone), sans les subir
  • Mettre en place un système efficace de gestion des mails, du téléphone et d’internet
  • Identifier les répétitions de tâches pour favoriser l’automatisation

Tirer le bénéfice optimal de son organisation

  • Valider le niveau de priorité d’une tâche
  • Planifier les tâches en fonction de leur niveau de priorité
  • Rester centré sur la tâche à réaliser
  • Bien terminer une tâche
  • Trouver les axes d’amélioration et préparer la tâche suivante
  • Marquer chaque réalisation

Intégrer les autres à sa gestion du temps

  • Identifier les individus demandeurs de temps et les recadrer efficacement
  • Se protéger des sollicitations excessives et des urgences des autres en restant diplomate, repérer ses marges de négociation
  • Améliorer sa communication pour faire respecter ses missions et son temps
  • Proposer un nouveau fonctionnement à un interlocuteur qui perturbe son efficacité 
  • Déléguer efficacement
  • Développer ses capacités d’écoute
  • Savoir dire non et faire respecter ses priorités

Optimiser la collaboration pour mieux gérer son organisation personnelle

  • avec son manager
    • Fixer des objectifs ensemble pour améliorer l’efficacité du binôme.
    • Mettre en place des procédures : réunions de travail, etc.
  • avec l’équipe
    • Faciliter l’accès aux informations
    • Mettre en place des règles de travail avec les utilisateurs

Témoignage

 
"Cette formation avec VISIPLUS a tout changé dans ma carrière"
Anne-Sophie Frossard
Digital Marketing Specialist
INSIGHT FRANCE
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