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Réussir l’onboarding à distance d’un salarié en temps de crise

Onboarding en temps de crise

Depuis le début de la crise sanitaire, de nombreuses entreprises et salariés ont été impactés. Certains ont perdu leur emploi, d’autres sont au chômage partiel, et tout s’est arrêté ou presque pour ceux qui étaient en processus de recrutement. On ne peut pas dire que le moment facilité les embauches. En effet, la crise de Coronavirus se fait particulièrement sentir dans le recrutement de collaborateurs. Désormais, avec les mesures de distanciation physiques et les confinements, il est difficile, voire impossible, pour un DRH ou un manager, de mettre en place une rencontre en présentiel pour recruter ou encore accueillir les nouveaux salariés. Sans parler de l’onboarding à distance des collaborateur qui ne s’improvise pas !

Cependant, bloquer les recrutements en cours, c’est courir le risque de créer une surcharge de travail pour les équipes en place. Alors comment continuer de recruter et optimiser l’onboarding à distance d’une nouvelle recrue, surtout lorsque le télétravail s’est généralisé à toute l’entreprise ? Peut-on espérer trouver un job qui nous corresponde dans ce contexte ? On fait le point !

Comment la crise du coronavirus a-t-elle changé le monde du travail et les embauches ?

L’incertitude concernant la durée de la crise et son impact économique ne permet pas de projeter sereinement sur l’avenir du marché du travail. Ainsi, certains actifs préfèrent rester sur leurs acquis plutôt que de lâcher leur job pour l’inconnu.

Le processus de recrutement, c’est la démarche qui va permettre à une entreprise de recruter un nouveau salarié de manière efficiente et durable. En effet, il permet de récolter toutes les informations dont l’entreprise et le salarié ont besoin. Ainsi, il doit être bien pensé et bien construit pour assurer une bonne sélection, de la définition du besoin en recrutement, à l’embauche et le onboarding du salarié.

Ralentissement des recrutements

Le premier confinement avait stoppé pour beaucoup les recrutements en France. L’annonce des mesures de confinement avait entraîné une interruption de l’activité, ainsi, le volume des offres d’emploi en ligne avait chuté dans les secteurs à l’arrêt. A l’heure actuelle, dans ce contexte de crise sanitaire, on enregistre un ralentissement notable des recrutements. En effet, Pôle Emploi a enregistré en mars 2020 une hausse historique du nombre de demandeurs d’emploi alors que le nombre d’offres d’emploi a nettement diminué.

Pourtant, après une première période de ralentissement, certains secteurs ont trouvé un second souffle…En effet, le monde du recrutement n’est pas du tout à l’arrêt. Malgré cette période difficile au niveau économique, certaines entreprises continuent leurs recrutements et fixent des entretiens d’embauche, bien différents qu’en temps normal avec les mesures de distanciation physique.

Onboarding en temps de crise
Photo by Ross Findon on Unsplash

Digitalisation des recrutements

Il est certain que le monde de l’emploi est en mouvement, et que les entretiens virtuels sont de plus en plus fréquents. Plus que jamais, cette façon de faire est privilégiée par les employeurs voulant optimiser les étapes de recrutement. Cela est d’autant plus vrai en période de crise sanitaire !

En effet, les entretiens d’embauche n’ont plus lieu sur place, mais par téléphone ou en vidéoconférence, selon les entreprises et les moyens à disposition des candidats. Toutefois, on peut penser qu’il n’est pas évident pour un candidat de prendre la décision de rejoindre une entreprise, sans avoir rencontré physiquement son futur employeur, et vice versa. C’est la raison pour laquelle, en dehors des périodes de confinement, un bref entretien peut être effectué dans les locaux de l’entreprise, et ce, dans le respect des mesures d’hygiène et de sécurité. Mais est-ce qu’un entretien en face à face avec le port du masque est aussi efficace qu’une mise en situation virtuelle ?

Onboarding en temps de crise
Photo by visuals on Unsplash

De nos jours, les avancées technologiques permettent d’avoir un entretien d’embauche sans se déplacer mais peuvent s’avérer être un vrai casse-tête lorsque l’on ne maîtrise pas les outils adéquats.

Réussir un entretien virtuel

Il est vrai que les nouveaux moyens de communication peuvent représenter des obstacles lorsque l’on ne les maîtrise pas encore parfaitement. Ainsi, certains candidats rencontrent des difficultés pour faire valoir leurs compétences via une plateforme vidéo comme SkypeMicrosoft Teams ou Zoom par exemple. C’est la raison pour laquelle, la première étape consiste à vérifier sa connectivité Internet et à s’assurer que caméra et microphone fonctionnent parfaitement ensemble. Ensuite, on peut demander à un ami de faire un test vidéo pour effectuer les ajustements nécessaires. Une fois les outils paramétrés, l’entretien se déroule presque comme un entretien en face à face. Il faut bien évidemment faire attention à son langage corporel, tout comme on le fait lors d’une entrevue sur site.

Comment réussir une prise de poste en télétravail ?

En maintenant les recrutements et l’onboarding malgré un contexte de crise, les RH permettent aux entreprises de poursuivre leur activité. En effet, cela permet également de préparer le retour à une vie normale. De plus, mettre ces processus en pause serait une erreur stratégique pouvant être catastrophique au moment de la reprise…

Rejoindre une entreprise, c’est surtout intégrer une équipe et réussir à travailler avec une hiérarchie et d’autres collaborateurs. Comment faire pour réussir une intégration à distance et créer du lien avec les équipes ?
De nombreux collaborateurs s’apprêtaient ou s’apprêtent encore à rejoindre une nouvelle entreprise dans les prochains jours ou semaines.

Onbording à distance

Ainsi, le process d’onboarding devra donc être adapté, tout comme le process d’entretien. Les collaborateurs ne commencent plus sur site, mais directement en télétravail. Si l’onboarding est déjà un challenge en présentiel, le faire à distance est un vrai défi.

Equipement informatique pour un onboarding à distance efficace

Pour commencer, l’équipement nécessaire à l’activité, les codes d’accès et identifiants personnels (ordinateur portable, téléphone, etc.) devront être envoyés avant le 1er jour du contrat, au domicile des nouveaux collaborateurs. L’entreprise doit veiller à la bonne réception de ce matériel et à la sécurité tant pour le transporteur que pour le collaborateur.

Onboarding en temps de crise
Photo by Magnet.me on Unsplash

Le planning, clé d’‘un onboarding à distance réussi

Les RH doivent s’assurer que les nouveaux salariés disposent d’un planning alternant réunions collectives et réunions individuelles dès leur arrivée. Ce planning doit également inclure les éventuelles sessions de formation en ligne, permettant d’intégrer les process, produits et services de l’entreprise. Cafés virtuels, parrainage, interface de chat et one to one avec le manager sont des actions favorisant l’intégration. En effet, il est primordial de leur donner le sentiment d’être attendus. C’est pourquoi il est important de créer une expérience engageante dès le début.

Miser sur l’implication dans son onboarding à distance

Quand on « débarque » dans une nouvelle entreprise, on ne connaît personne excepté les personnes qui nous ont recruté. La distance peut provoquer un sentiment d’isolement chez le nouveau collaborateur en télétravail. Par conséquent, il est primordial de multiplier les points de contact avec différents collaborateurs lors du processus d’onboarding. Et cela peut se faire par la nomination d’un parrain par exemple, ou encore par la mise en place de vidéo conférences d’introduction. 

Et pourquoi ne pas effectuer des recrutements simultanés ? Lorsque cela est possible, l’entreprise peut accueillir plusieurs nouveaux collaborateurs le même jour lors d’une visio conférence. Cette méthode est parfaite pour limiter le sentiment d’isolement et créer une dynamique de groupe.

Fixer des objectifs pour garantir un bon onboarding à distance

Si on veut garder les nouveaux collaborateurs motivés durant les premières semaines de leur prise de poste, on limite les sessions de formations et on alterne avec la fixation d’objectifs. Cela peut engendrer des points réguliers entre le collaborateur et son manager pour garantir la bonne intégration et compréhension des objectifs à atteindre.

Et le monde d’après ?

Avec la Covid-19, le télétravail s’est imposé dans le quotidien de nombreuses entreprises. Et au-delà de la crise sanitaire et des mesures de distanciation, le défi est de construire une organisation hybride et flexible sur le long terme. Alors quelques mois après le premier confinement, qui a propulsé le télétravail sur le devant de la scène, comment les entreprises envisagent-elles l’avenir ?

Il est important de souligner que plus de la moitié des entreprises n’avaient jamais, avant la pandémie, expérimenté le télétravail. Or, la collaboration à distance suppose de nouvelles méthodes d’encadrement, et une certaine adaptation du côté des collaborateurs. En effet, les dispositifs et pratiques de management des hommes et des équipes sont impactés et aujourd’hui, le manager doit apporter une attention particulière à la manière dont il va animer, mobiliser et fédérer ses équipes, dans une double optique de bien-être des collaborateurs et de performance de l’entreprise.

Onboarding en temps de crise
Photo by engin akyurt on Unsplash

Les formations pour assurer un onboarding à distance efficace

Les managers peuvent se former, et même en plein confinement, grâce à différentes formations en ligne. Les formations Manager à distance et Encadrer et animer une équipe à l’ère du Digital sont de véritables modes d’emploi pour apprendre à mobiliser, fédérer et motiver son équipe à distance.
Enfin, comment s’organiser, planifier, communiquer et maintenir le lien lorsque l’on travail à distance ? La formation Être efficace en télétravail vous donne les bonnes pratiques pour gagner en efficacité en télétravail.

En conclusion, on peut imaginer que les collaborateurs vont de plus en plus vouloir télétravailler et il est fort probable que les entreprises soient de plus en plus enclines à proposer ce format. En revanche, même si l’onboarding peut s’effectuer en télétravail, les nouveaux collaborateurs devraient faire connaissance avec les managers en personne et voir l’entreprise au moins une fois de leurs propres yeux…
Toutefois, en attendant un retour à la normale avec des processus de recrutement et de onboarding traditionnels, les salariés devront s’adapter et se digitaliser s’ils veulent pouvoir rester dans la course !

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