Comment identifier les besoins en formation de ses salariés ?

Identifier les besoins en formation de votre entreprise est primordial si vous souhaitez rester compétitif. En effet, la formation professionnelle apparaît désormais comme un véritable remède anti-crise. La plupart des organisations et des salariés en ont pris conscience depuis le début de la pandémie. Entre l’accélération du digital et la recherche de sens au travail des collaborateurs, monter en compétences est devenu une priorité. Les besoins sont donc bien là. Mais comment les faire remonter pour pouvoir réellement en tirer tous les bénéfices ? Du rôle du manager à celui du responsable de formation en passant par les besoins collectifs comme individuels, nous vous proposons de faire le tour du sujet. Vous comprendrez également ses enjeux et pourrez alors élaborer un plan de développement des compétences réellement efficace.

Identifier les besoins en formation : un enjeu fort pour l’entreprise

Toutes les entreprises ont des besoins en compétences. Et c’est normal, le monde du travail change très rapidement. Régis Micheli, directeur général de VISIPLUS academy, le rappelait dans une tribune pour les Echos.fr : « la durée de vie d’une compétence technique est passée de 30 ans en 1987 à 2 ans aujourd’hui. Il parlait alors d’un sujet plus que jamais d’actualité : l’obsolescence des compétences. Cela signifie que les connaissances et les savoir-faire du salarié ne sont plus en adéquation avec la réalité du métier, entraînant une baisse de performance. Pourtant, comme il le disait lui-même, c’est loin d’être une fatalité. Et ceci grâce à la collecte des besoins en formation. Vous commencez à comprendre les enjeux pour les entreprises, mais de quoi parle-t-on plus concrètement ?

Qu’est-ce que l’identification des besoins en formation ?

Revenons tout d’abord aux bases du concept. Un besoin en formation se définit comme un écart entre les compétences déjà présentes dans l’entreprise et celles à acquérir ou à enrichir pour répondre à la stratégie d’une organisation. La formation apporte dès lors une solution à cette problématique. Toutefois, avant d’y avoir recours, il faut que l’un des membres de l’entreprise : salarié, manager, responsable des ressources humaines ou de formation, ait identifié ces manques.

Une tâche qui peut s’avérer complexe au regard des différents paramètres à prendre en compte. Il est tout d’abord essentiel que l’organisation ait une ligne directrice et des objectifs clairs pour chacune des parties prenantes. Comment, autrement, analyser la situation ? Elle n’aurait ainsi aucune attente particulière vis-à-vis de ses salariés. Alors qu’elle peut, par exemple, souhaiter qu’ils soient opérationnels sur les outils digitaux. Ou encore, avoir besoin d’un responsable en cybersécurité.

Cela paraît évident, mais il peut être difficile de détecter les besoins. Commençons par les classifier.

Les besoins en formation collectifs

Les besoins en formation collectifs peuvent concerner tout ou partie de l’entreprise. Dans la majorité des cas, ils sont liés à des changements externes. Ils peuvent être dus à de nouvelles obligations suite à une évolution de la législation. Une certification ou une qualification deviendra alors indispensable pour exercer un poste. Dans ce premier cas, la formation sera imposée.

De même, l’accélération de la digitalisation fait partie des besoins collectifs les plus réguliers aujourd’hui. La majorité des fonctions sont, en effet, touchées par ce phénomène (commercial, RH, immobilier…). Le salarié n’a donc pas d’autre choix que de se former pour être à l’aise sur les nouveaux outils ou tout simplement pour mieux comprendre les codes et les usages de technologies jusqu’ici inconnues. L’entreprise peut alors proposer des sessions de formation groupées.

Les besoins en formation personnels

Le deuxième type de besoins, relevant du personnel, est propre à un seul salarié. Les raisons de se former sont alors nombreuses. Avec le temps et l’obsolescence des compétences, il est courant, et même particulièrement bien vu, de continuer à se mettre à niveau. Le salarié reste performant et l’entreprise peut compter sur lui. Les compétences peuvent être génériques (commercial, RH…) ou spécifiques (apprentissage d’un nouveau langage de programmation pour un développeur, prise de parole en public…).

Le collaborateur peut aussi avoir un projet d’évolution professionnelle qui nécessite l’acquisition de nouveaux savoirs : management, chef de projet… Il peut également souhaiter se reconvertir. Cela peut être fait en interne si l’organisation a des besoins par rapport au poste visé. Jean-Michel de la compta a envie de devenir ingénieur informatique ? Justement, son organisation allait recruter sur ce poste. Pourquoi ne pas former Jean-Michel ? Cela lui permettra de garder un bon élément qui connaît bien la culture de l’entreprise et qui est, de plus, volontaire.

Oui, la formation a de nombreux avantages. Et cela aussi bien pour l’entreprise que pour les salariés.

Identifier les besoins en formation : les enjeux pour les entreprises et les salariés

Depuis le début de cet article, vous avez sans doute pu identifier certains enjeux de l’identification des compétences. Et cela pour les deux parties. Zoom sur ces bénéfices.

Les entreprises ont tout à y gagner !

Identifier les besoins en compétences profite tout d’abord à l’entreprise. Celle-ci capitalise sur ses ressources en interne et, plutôt que de les remplacer au moindre écart, cherche à les garder. Tout cela par le biais de la formation professionnelle. Nul besoin de recruter un nouvel élément lorsqu’on peut favoriser les promotions ou les évolutions en interne. Une entreprise qui mise sur cette stratégie sera plus performante grâce à des équipes régulièrement formées. Elle optimisera ses coûts en :

• évitant des frais de recrutement, de licenciement ou de rupture conventionnelle ;
• investissant dans la formation tout en s’appuyant sur différents dispositifs de financement ;
• restant ou devenant compétitive grâce à des équipes efficaces et motivées.

Elle fidélisera aussi ses effectifs et valorisera son image en interne comme en externe. N’oublions pas l’importance de la marque employeur à l’heure actuelle. Une entreprise qui mise sur la montée en compétences n’en sera que plus intéressante. De quoi attirer de très bons profils et les garder !

Quand les collaborateurs sont valorisés dans une organisation, ils restent !

Vous est-il arrivé de demander une formation à votre employeur et de la voir refuser pour d’obscures raisons ? Pendant longtemps, certaines organisations n’ont pas compris la valeur de la formation professionnelle. Elles préféraient alors faire comprendre au salarié qu’il n’était plus à la hauteur et le laissaient partir de sa propre initiative ou pas. Pendant ce temps, ce dernier, dans la totale incompréhension, se démotivait lentement. Ses efforts n’étaient plus récompensés et il se sentait démuni. Les conséquences peuvent être extrêmement graves pour un salarié : perte de confiance en soi, de sens, d’efficacité et, pour les cas les plus sérieux, bore-out ou burn-out… Le choix est donc entre l’ennui et l’épuisement.

Tout cela peut être évité grâce à la formation. Par exemple, un salarié qui se verra régulièrement proposer des formations adaptées et en accord avec ses besoins sera davantage moteur et investi. Il se sentira valorisé par son employeur et pourra même devenir un véritable ambassadeur de la marque.

Les faits sont donc là : identifier les besoins en compétences doit être une priorité pour les entreprises ! Mais qui sera chargé de cette responsabilité ?

Qui peut identifier les besoins en formation ?

Le responsable de formation a un rôle important à jouer dans cette collecte de données. Il est au cœur du système puisque c’est lui qui réalise le plan de développement des compétences. Ce dernier reprendra la stratégie de l’entreprise et proposera un planning de formation des collaborateurs sur l’année.

Il ne pourra toutefois pas travailler seul. N’étant pas au contact des équipes en continu, il devra s’appuyer sur les différentes parties prenantes : dirigeants, managers, salariés… Toutes ces personnes seront impliquées dans le processus. Mais comment ?

Les bonnes pratiques pour identifier les besoins en formation

Le responsable de formation, en véritable chef d’orchestre, va tout mettre en œuvre pour identifier les besoins en formation. Rien ne sera laissé au hasard : retours des managers, besoins de l’entreprise et des salariés. Il devra néanmoins respecter certaines étapes.

Comprendre la stratégie de l’entreprise

Toute entreprise a une stratégie ou, a minima, s’est fixée des objectifs. Il est important de s’y intéresser en premier lieu. Vous aurez, autrement, bien du mal à constater les écarts entre les compétences déjà présentes et celles à acquérir ou à développer.

Commencez par organiser une réunion avec votre hiérarchie pour bien comprendre ses orientations sur l’année. Où souhaite-t-elle mettre ses efforts ? Le développement du digital ? La vente en ligne ? La réalisation d’un site internet ? Dispose-t-elle des ressources suffisantes en interne pour cela ? Où ? Comment ? Qu’est-ce qui est limitant aujourd’hui atteindre cet objectif ? N’hésitez pas également à vous montrer proactif sur le sujet. Vous pouvez, par exemple, étudier les indicateurs de performance (KPI) clés de l’entreprise. Une phase d’audit sera alors nécessaire.

Demandez ensuite à faire systématiquement partie des réunions stratégiques. Vous serez ainsi au courant des éventuels changements d’orientation et pourrez échanger en direct avec les différents décideurs. Ce travail préalable vous donnera de grandes lignes directrices afin d’élaborer votre plan de développement des compétences. Mais cela ne suffira pas.

S’appuyer sur les managers pour faire remonter l’information

Qui mieux que les managers connaissent leurs équipes et leurs besoins ? Cela fait, en effet, partie de leurs attributions. Le manager doit aujourd’hui faire partie intégrante de la stratégie de formation. Vous devez donc travailler en collaboration avec lui. Des points réguliers tout au long de l’année lui permettront de vous faire remonter ses informations.

Cette approche, dite descendante, s’appelle le « Top Down« . Elle est idéale pour identifier les besoins en formation collectifs.

Poser la question aux collaborateurs

Les collaborateurs ont eux aussi des attentes et des besoins. Pourquoi ne pas leur demander ? Peut-être seront-ils en accord avec ceux de l’entreprise. Si ce n’est pas le cas, vous pourrez toujours leur proposer de recourir à différents dispositifs de financement. Cette démarche ascendante, cette fois-ci, ou « Bottom up« , peut se faire de différentes façons.

Vous pouvez utiliser un outil ou une plateforme où chacun pourra noter ses souhaits de formation. Mais vous pouvez aussi rester disponible à tout moment et inviter les collaborateurs à des entretiens informels. Ils seront peut-être plus à même de se livrer sur ce sujet que lors des traditionnels entretiens d’évaluation annuels avec leurs responsables hiérarchiques. Soyez innovant : vous pouvez vous le permettre avec cette approche !

Prioriser les besoins en formations

Vous avez recueilli beaucoup d’informations. Néanmoins, votre travail ne s’arrête pas là. Vous allez devoir hiérarchiser les besoins en fonction des priorités de l’entreprise, du budget, etc. Vous ne pourrez alors pas satisfaire tout le monde, mais il sera possible de proposer des alternatives ou de reporter certaines envies à l’année prochaine.

Pour rappel, votre plan de développement des compétences doit être prêt avant la fin de l’année si vous devez le présenter au comité d’entreprise. Alors, ne tardez pas : c’est maintenant que ça se passe !

Pour conclure : quelles formations privilégier ?

Vous savez désormais comment identifier les besoins en compétences d’une entreprise. Il vous reste maintenant à choisir les formations à privilégier. N’oubliez pas l’importance des soft skills et consultez notre catalogue dédié. Enfin, formez-vous également grâce au cycle « GEPP (gestion de la performance des collaborateurs) et politique de formation » pour vous permettre d’être plus rapidement opérationnel.