Décès d’un collaborateur : comment accompagner les équipes ?

Lors du décès d’un collaborateur, les DRH et les managers sont en première ligne pour informer et soutenir les équipes. Ce qui est loin d’être une tâche facile… Surtout lorsqu’on est soi-même en souffrance. Quelles sont les obligations légales à remplir pour l’entreprise ? Comment annoncer la triste nouvelle aux équipes ? Comment les aider à traverser cette épreuve ? Quelle attitude adopter vis-à-vis de la famille du disparu ? On vous explique l’essentiel à savoir pour vous aider à gérer cette période délicate.

Que faire en cas de décès d’un collaborateur : focus sur les obligations légales

Pour commencer, rappelons que l’entreprise doit remplir plusieurs obligations légales à la mort de l’un de ses salariés.

En effet, quelles que soient les circonstances du décès, l’employeur doit absolument :

• établir la fiche de paie du collaborateur et le solde de tout compte. En mentionnant bien les salaires, les éventuelles primes et les congés payés ;
• radier officiellement le salarié du registre du personnel de l’entreprise ;
• informer les différents organismes sociaux (ex. : régime de prévoyance, caisse de retraite).

Dans un second temps, l’employeur est également tenu de reverser aux ayants droits (classiquement, l’époux/se ou les enfants de la personne disparue) TOUT ce que l’entreprise devait encore au salarié au moment de sa mort. Ce qui englobe son salaire bien sûr mais aussi les indemnités compensatrices de congés payés, les primes encore dues, le 13ème mois, etc. En gardant à l’esprit que les ayants droits peuvent aussi demander le déblocage anticipé des droits en matière d’épargne salariale (ex.: participation aux résultats de l’entreprise, plan d’épargne d’entreprise).

Bon à savoir également : « si un accord collectif, un usage d’entreprise ou un engagement unilatéral » le prévoit, l’employeur doit aussi verser une aide financière aux ayants droits.

Source : service-public.fr

Que faire si le collaborateur était en cours de licenciement ?

Globalement, la procédure reste identique. À une différence près : vous devez veiller à ce que les ayants droits perçoivent l’indemnité de licenciement ou l’indemnité spécifique de rupture de leur proche. En effet, licenciement ou non, les ayants droits doivent toujours percevoir tout ce qui était dû à la personne disparue.

Quelles démarches si le décès du collaborateur est lié à un accident de travail ?

Là encore, l’entreprise doit remplir toutes les obligations usuelles en cas de décès. MAIS elle doit en plus :

• effectuer une déclaration d’accident du travail auprès de la Caisse d’Assurance Maladie du salarié dans les 48 heures ouvrées suivant le décès. Cette démarche est importante, car elle permet aux ayants droits de toucher une rente « au titre de l’assurance accident du travail et maladie professionnelle » ;
• et informer également le Comité Social et Economique (CSE) dans les 48 heures ouvrées, qui pourra éventuellement ouvrir une enquête. A noter que celle-ci n’aura pas forcément d’impact sur l’entreprise. En effet, seule une faute grave peut vraiment engager sa responsabilité pénale (ex. : choix délibéré de sacrifier les mesures de sécurité pour faire des économies).

Pourquoi contacter la famille de votre collaborateur avant même d’informer les autres salariés ?

Contacter directement la famille doit aussi faire partie de vos premiers réflexes car cela vous permettra :

• de vous assurer à 100% que votre collaborateur est bien décédé, si jamais vous aviez appris la nouvelle par une simple rumeur ;
• de présenter vos condoléances de vive voix. Une petite attention qui est toujours appréciée même si l’envoi d’une carte de condoléances est également recommandé par la suite ;
• d’éviter des impairs. Notamment en ce qui concerne les circonstances du décès. Dans certains cas (ex. : suicide), les familles recherchent généralement la plus grande discrétion et demandent à ce que les collaborateurs du disparu ne soient pas informés de la cause exacte de la mort. Bien entendu, vous devez respecter leur volonté. D’ailleurs, il n’est pas rare que la famille « co-écrive » le message destiné aux salariés avec le service RH dans ce genre de situation ;
• de récolter de nombreuses informations qui vous aideront à mieux accompagner vos équipes. La famille serait-elle d’accord pour que les anciens collaborateurs de son mari fassent faire une couronne de fleurs par exemple ? Ou même une plaque à déposer sur sa tombe ? La cérémonie sera-t-elle réservée uniquement à la famille ou peuvent-ils y assister s’ils le souhaitent ? Quand et où aura-t-elle lieu ? Telles seront sans doute les premières questions que les salariés vous poseront quand ils apprendront la triste nouvelle. Autant récupérer les informations en amont, dans la mesure du possible.

Bien entendu, les échanges avec la famille du disparu doivent être faits avec tact et délicatesse. La règle d’or étant de ne pas trop la déranger ! Nous vous conseillons donc de réduire les échanges au strict nécessaire. L’idéal serait bien entendu de récupérer toutes les informations en une seule fois mais c’est rarement possible…

A qui revient de contacter la famille du collaborateur disparu ?

En règle générale, c’est le DRH qui se charge de communiquer avec la famille. Mais certains employeurs préfèrent s’en occuper en personne. Quoi qu’il en soit, mieux vaut désigner une seule et unique personne pour représenter l’entreprise auprès de la famille. Cela simplifie les échanges avec elle.

Comment annoncer le décès d’un collaborateur ?

Une communication interne en deux temps

L’annonce du décès du collaborateur est une tâche hautement délicate… Qu’il convient souvent d’effectuer en plusieurs temps dans les moyennes et grandes structures. Mieux vaut en effet informer en premier lieu les salariés les plus proches du disparu. A comprendre : les membres de son équipe. Simple question de tact !

Bien entendu, cette mission revient à leur manager qui peut, au choix :

• enchaîner plusieurs entretiens individuels. Avantage : cela permet d’avoir un vraiment moment d’échange personnalisé avec chacun… Mais il faut reconnaître que cela peut être assez éprouvant pour le manager sur le plan émotionnel ;
• ou l’annoncer lors d’une réunion d’équipe. Dans ce cas, veillez à ce que tous les membres soient vraiment prévenus en même temps : il ne faut pas d’absent. Au besoin, les salariés en télétravail peuvent y assister en visio.

Dans un cas comme dans l’autre, n’oubliez pas la boîte de mouchoirs. Elle risque d’être vraiment très utile. Une boisson chaude réconfortante (café, chocolat chaud) serait aussi appréciable : c’est une journée « particulière », les membres de l’équipe doivent sentir que vous tenez compte de leur chagrin.

Dès que les membres de l’équipe sont prévenus, les services RH peuvent entrer en action pour informer les autres salariés de l’entreprise. Concernant les canaux à utiliser, il n’y a aucune règle écrite dans le marbre. L’essentiel est de privilégier ceux qui sont le plus suivis par les salariés pour vous assurer que l’information circule correctement : mail, publication sur le réseau social de l’entreprise… Vous pouvez même envisager de diffuser l’information via votre émission quotidienne, si vous faites partie des nombreuses entreprises à avoir déjà adopté ce nouveau levier de communication interne.

Décès d’un collaborateur : soignez aussi votre communication externe

Si votre collaborateur travaillait directement avec des fournisseurs, des clients ou encore des prestataires externes, les services RH doivent également les tenir informés. Si les échanges étaient strictement professionnels et peu fréquents, un simple mail est généralement suffisant. N’hésitez pas à vous inspirer de l’exemple ci-dessous :

Cependant, si vous savez qu’il entretenait des relations particulièrement cordiales avec un fournisseur ou un client, mieux vaut lui annoncer la nouvelle en personne. Ou a minima par téléphone. Cette petite attention sera sans doute appréciée : c’est tout de même beaucoup moins « froid » qu’une annonce par mail…

Comment aider vos collaborateurs à faire leur deuil ?

Multipliez les pistes pour aider l’équipe à mieux gérer la perte de leur collaborateur

Première bonne chose à savoir : chaque personne traverse son deuil différemment. Il n’existe donc pas de méthode clé en main pour accompagner l’ensemble de l’équipe durant cette épreuve. Mieux vaut plutôt proposer à vos collaborateurs :

• un suivi personnalisé, via des entretiens individuels avec un psychologue, le médecin du travail ou une cellule d’écoute externe par exemple. Sans jamais forcer qui que ce soit bien sûr ! Ce genre de suivi doit se faire uniquement sur la base du volontariat ;
• différentes idées pour les aider à extérioriser leurs émotions et à exprimer leur attachement envers le disparu. Là encore, libre à eux d’y adhérer ou non : l’essentiel est de leur donner suffisamment de choix, pour que tout le monde ait une chance de faire quelque chose qui l’aide vraiment à se sentir mieux.

Par exemple, vous pouvez leur proposer de :

• se rendre aux funérailles – sous réserve de l’accord de la famille ;
• monter une cagnotte pour contribuer au financement des obsèques ;
• faire livrer une gerbe de fleurs ;
• signer la carte de condoléances à envoyer à la famille ;
• faire une minute de silence le jour de l’enterrement, etc.

Vous pouvez également mettre à leur disposition un livre de souvenirs à signer. Les inviter à allumer des bougies. Ou même organiser une petite cérémonie privée au sein de l’entreprise : il y a vraiment beaucoup de pistes à explorer.

À noter qu’instaurer des groupes de parole hebdomadaires peut également donner de bons résultats. Si bien que cette démarche est souvent directement initiée par la médecine du travail d’ailleurs !

3 petites attentions à avoir envers les membres de l’équipe après le décès de leur collaborateur

Pour ne pas heurter les sensibilités, nous vous conseillons de faire très attention à la manière dont vous traiterez les affaires personnelles du défunt. Certes, à un moment ou un autre il faudra les rendre à la famille. Mais ce n’est jamais très bien vu de les enlever immédiatement : les membres de l’équipe pourraient vraiment être choqués de les voir disparaître tout de suite dans un carton. Mieux vaut laisser passer quelques jours – voire quelques semaines, si la famille n’est pas pressée – et en discuter avec eux avant de les enlever.

La question du poste de travail « tristement vide » peut aussi poser problème. Surtout si un membre de l’équipe doit travailler juste à côté ou face à lui tous les jours : cette chaise vide lui rappelle en permanence la disparation de son collaborateur ce qui peut vraiment être très perturbant à vivre. N’hésitez pas à en parler directement à la personne concernée : il peut suffire de déplacer quelques meubles pour résoudre le problème si elle se sent mal à l’aise.

Enfin, dans la mesure du possible, il serait aussi plus sage de laisser passer un peu de temps avant de « remplacer » le disparu. Dans l’idéal, il faudrait attendre que les membres de l’équipe soient prêts à accepter l’arrivée d’un nouveau collaborateur… Là encore, n’hésitez pas à évoquer le sujet avec eux. Le dialogue, c’est la clé !

Relevez le niveau de vigilance dans TOUTE l’entreprise pour prévenir les risques psycho-sociaux et les conflits

Etre au petit soin avec l’équipe du disparu, c’est bien. Mais méfiez-vous : les personnes qui souffrent le plus ne sont pas forcément celles auxquelles on pense. Votre collaborateur avait peut-être noué des relations amicales ou amoureuses avec d’autres membres de l’entreprise par exemple. Il se peut aussi que sa mort – ou les circonstances de sa mort – ravivent des souffrances enfouies chez un salarié qui ne le connaissait même pas personnellement !

Bref : même en dehors des plus proches collaborateurs du disparu, certains salariés peuvent subir un surcroît de stress. Voire même sombrer dans la dépression… Managers, services RH, médecine du travail : tout le monde doit être particulièrement attentif au moindre signe de mal-être au cours des mois qui suivent le décès.

À noter qu’il existe aussi un risque accru de conflit après le décès de votre collaborateur : cette période très chargée en émotions réveille en effet les passions. C’est encore plus vrai si le décès est lié au Covid : une remarque malheureuse du type « il aurait mieux fait de se vacciner » (c’est vraiment arrivé dans certaines entreprises) peut vite échapper et raviver les tensions entre les pro et les anti-vax… Sur ce point-là aussi, soyez donc très vigilant et ne tardez surtout pas à recadrer toute personne faisant une remarque blessante, avant que cela ne dégénère en conflit ouvert !

Managers : laissez-vous aussi du temps pour faire votre propre deuil

Pas simple d’accompagner toute son équipe quand on souffre soi-même ! Dans ce genre de situation la tentation est grande de nier ses propres émotions pour « tenir le coup » face à ses collaborateurs… Hélas, cette stratégie donne rarement de bons résultats. Les premiers temps, cela semble fonctionner mais à terme, votre mal-être risque de s’aggraver. Avec les conséquences que cela implique sur votre santé…

Hors de question donc de vous oublier ! Ménagez-vous, prenez en compte votre propre peine et accordez-vous du temps pour faire votre deuil. Pourquoi ne pas essayer la méditation de pleine conscience par exemple ? Souvent utilisée dans la gestion du stress, elle peut aussi vous aider à mieux accepter cette perte.

Pour aller plus loin

Sauf circonstances particulières (ex. : longue maladie), le décès d’un collaborateur prend généralement tout le monde au dépourvu. Pourtant, il ne s’agit pas d’un évènement si rare : vous risquez d’y être à nouveau exposé dans le futur.

Nous vous conseillons donc d’essayer de tirer des enseignements de cette période (ex. : quelles sont les attentions auxquelles les salariés ont été les plus sensibles ? Combien de conflits ont éclaté ? Tous les signes avant-coureurs de dépression ont-ils été détectés à temps ou le mal-être de certains salariés n’a-t-il été repéré qu’à un stade avancé ? ).

Cela vous permettra d’améliorer votre accompagnement en cas de nouveau décès… Ou de tout autre évènement particulièrement stressant d’ailleurs (ex. : risque de fermeture de l’entreprise, nouvelle épidémie, etc.).

Si vous constatez des manquements importants, n’hésitez pas à envisager une formation en Prévention des risques professionnels par exemple. Elle vous donnerait toutes les clés pour prévenir et combattre efficacement les risques psychosociaux dans votre entreprise.

Ou encore une formation pour mieux gérer le stress et les conflits.

Contactez nos conseillers si vous avez la moindre question. Ils vous aideront à trouver la formation la plus adaptée à vos besoins et à activer les bons dispositifs de financement pour la prendre en charge.