Le point sur les étapes clés et les bonnes pratiques à appliquer pour des tableaux de bord à la fois pratiques et esthétiques.
«Les tableaux de bord ne sont pas un lieu approprié pour l’impression artistique.» – Stephen Few
Introduction à la conception et la construction de tableaux de bord
Les tableaux de bord sont souvent créés à la volée avec des données ajoutées simplement parce qu’il n’y a pas d’espace blanc qui n’est pas utilisé. Différentes personnes de l’entreprise demandent que des données différentes soient affichées et bientôt le tableau de bord devient difficile à lire et plein d’informations non liées sans signification. Lorsque cela se produit, le tableau de bord n’est plus utile.
Cet article décrit les étapes à suivre pendant la phase de conception et de construction afin de créer un tableau de bord utile et exploitable.
Règle 1 – Qui essayez-vous d’impressionner ?
«Le directeur financier doit-il vraiment savoir que les serveurs fonctionnent à 95% de leur capacité ? »
Pensez à l’audience du tableau de bord. Les tableaux de bord les plus efficaces ciblent un seul type d’utilisateur et affichent simplement les données spécifiques à ce «cas d’utilisation».
Le tableau de bord va-t-il être utilisé par l’équipe de direction pour surveiller les états financiers de l’entreprise ou sera-t-il utilisé par l’équipe de marketing pour surveiller les activités quotidiennes ? Il est important de s’assurer que, dans la mesure du possible, votre tableau de bord se compose de données spécifiques à un seul public. Souvent, cette étape est négligée et les tableaux de bord incluent un mélange de données : certaines sont pertinentes pour un public et d’autres pour un autre.
Règle 2 – Sélectionnez le bon type de tableau de bord
Il existe trois types communs de tableaux de bord, chacun remplissant un objectif spécifique.
Les types de tableau de bord sont :
- Tableaux de bord opérationnels ;
- Tableaux de bord stratégiques / exécutifs ;
- Analytique.
Tableaux de bord opérationnels : Ces tableaux de bord affichent des données qui facilitent le côté opérationnel d’une entreprise. Par exemple, dans une entreprise disposant d’un site Web, il est important de veiller à ce que votre site Web reste opérationnel, de sorte que vous surveilliez la disponibilité et l’utilisation du serveur. Dans une entreprise disposant d’une fonction de vente interne, vous pouvez créer un tableau de bord de vente dédié qui affiche le nombre d’appels effectués et le nombre de rendez-vous pris.
Pensez à un tableau de bord opérationnel comme la surveillance du centre nerveux de votre opération. Les tableaux de bord opérationnels nécessitent souvent des données en temps réel ou en temps quasi réel.
Tableaux de bord stratégiques / exécutifs : Les tableaux de bord stratégiques fournissent généralement les indicateurs clés de performance (Key Performance Indicators) qu’une équipe de direction d’entreprise suit périodiquement (quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement). Un tableau de bord stratégique devrait fournir à l’équipe de direction un aperçu de haut niveau de l’état de l’entreprise ainsi que des opportunités auxquelles l’entreprise est confrontée.
Ces données peuvent être :
- Revenus périodiques (par rapport à la période précédente) ;
- Coûts (par rapport à la période précédente) ;
- Effectif (par département) ;
- Pipeline de vente.
Tableaux de bord analytiques : Un tableau de bord analytique peut afficher des données opérationnelles ou stratégiques. Cependant, ce type de tableau de bord offrira des fonctionnalités d’exploration en profondeur, permettant à l’utilisateur d’explorer davantage de données et d’obtenir des informations différentes. Souvent, les tableaux de bord incluent cette fonctionnalité lorsque cela n’est pas nécessaire. Ne fournissez pas simplement cette fonctionnalité parce que vous le pouvez.
Gardez à l’esprit que différents groupes d’utilisateurs peuvent nécessiter un type de tableau de bord différent. Le responsable marketing peut avoir besoin d’une vue stratégique et opérationnelle de ses données. Si possible, créez deux tableaux de bord distincts.
Règle 3 – Regroupez les données logiquement et utilisez l’espace judicieusement
Un tableau de bord bien conçu garantira que les données sont affichées dans des groupes logiques. Par exemple, si un tableau de bord inclut des indicateurs de performance clés financiers et un pipeline de ventes, assurez-vous que les données financières sont affichées côte à côte, les données du pipeline des ventes étant affichées ensemble dans un groupe logique distinct.
Le regroupement est souvent effectué par département ou domaine fonctionnel et peut inclure :
- Produit (inventaire, développement) ;
- Ventes et Marketing ;
- Finance (Actuels et prévisions) ;
- Collaborateurs.
Souvent, sur un tableau de bord la partie en haut à gauche est réservée au logo d’une entreprise ou à un outil de navigation. Ce n’est pas une bonne pratique de tableau de bord car cette partie de l’écran est la partie la plus importante de votre tableau de bord (car la plupart des langues occidentales lisent de haut en bas et de gauche à droite).
Règle 4 – Rendre les données pertinentes pour le public
Un tableau de bord exécutif peut avoir un certain nombre de publics différents. Assurez-vous que les données que vous affichez sont pertinentes pour les utilisateurs. Pensez à la portée et à la portée de vos données :
- Toute l’entreprise ;
- Par département ;
- Personnes ;
- Fournisseurs.
Assurez-vous de comprendre exactement qui est le public visé et l’étendue de leurs besoins. Dans une petite organisation, le tableau de bord exécutif comprendra probablement des données sur les indicateurs clés de performance dans tous les départements. Cependant, dans une grande entreprise, chaque département peut avoir son propre tableau de bord exécutif.
Règle 5 – N’encombrez pas votre tableau de bord, présentez que les mesures les plus importantes
Les tableaux de bord sont souvent encombrés. Les affichages encombrés détournent l’attention des messages importants. Certains sont encombrés d’informations utiles et pertinentes et certains sont encombrés d’informations inutiles et non pertinentes. Aucune de ces situations n’est souhaitable.
Chaque type de tableau de bord peut nécessiter différentes quantités de données (par exemple, un tableau de bord exécutif ne nécessite que 6 chiffres, alors qu’un tableau de bord opérationnel peut en avoir besoin de 20). Il n’y a aucune règle à suivre ici. N’ajoutez pas de graphique ou de texte simplement parce que vous le pouvez.
Règle 6 – À quelle fréquence les données doivent-elles être mises à jour ?
S’assurer que les données de votre tableau de bord sont actualisées à de bons intervalles permet de gagner du temps pendant le développement (pourquoi avoir besoin de données en temps réel, lorsque tout ce dont vous avez besoin est un flux hebdomadaire).
Exemples de taux de rafraîchissement sur les tableaux de bord :
- En temps réel (ou presque en temps réel) ;
- Quotidien, hebdomadaire, mensuel.
En règle générale, les tableaux de bord opérationnels requièrent des données en temps réel ou quasi réel, alors que les tableaux de bord exécutifs / stratégiques nécessitent des données actualisées moins fréquemment.
Résumé
En suivant les étapes simples expliquées ci-dessus, votre tableau de bord sera bien conçu et ne contiendra que des données pertinentes qui généreront les informations dont vous avez besoin. Toutefois si vous avez besoin de plus d’informations quant à la méthodologie de cet outil, consultez sans plus attendre le programme de formation Tableaux de Bord et KPIs appliqués au Web Marketing.
