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Communication interne à l’heure du reconfinement : un nouveau défi pour les RH

Mercredi 28 octobre, le Président de la République a annoncé un reconfinement national effectif au moins jusqu’au 1er décembre prochain. Toutefois, ce nouveau confinement sera plus souple que celui du printemps, afin de préserver l’économie et de limiter les effets de la crise. Ainsi, le travail pourra continuer, et le télétravail est une nouvelle fois généralisé. Lors de son intervention télévisée, Jean Castex a déclaré que « dans le secteur privé, toutes les fonctions qui peuvent être télétravaillées doivent l’être 5 jours sur 5 ».
Il est certain que depuis la crise sanitaire, la communication interne est plus que jamais au cœur des enjeux de l’entreprise.

Alors à l’heure du reconfinement, on peut se demander quels rôles devront jouer les RH ? Comment les entreprises peuvent-elles mobiliser leur communication interne pour sensibiliser et protéger leurs collaborateurs ? Et enfin, quelles sont les erreurs à ne pas reproduire et quelles sont les réussites à renouveler ?

Crise et confinement : le rôle des RH

Comme on le sait, les responsables des ressources humaines avaient dû s’adapter rapidement pour faire face au défi sans précédent du premier confinement. Ce reconfinement est un nouveau challenge, car ces derniers devront à la fois éviter de reproduire les erreurs du printemps et être capables de réitérer les succès passés. Alors quelles sont les bonnes méthodes pour accompagner les salariés ?

Communication interne

La période sans précédent que nous traversons, soulève particulièrement l’importance de la communication interne dans les entreprises. En effet, lors du premier confinement, les enjeux de communication interne consistaient alors à informer sur les nouvelles règles et fonctionnements applicables, mais également à maintenir du lien au sein des équipes. Ainsi, il a fallu entretenir le lien et les relations, accompagner les collaborateurs dans leurs échanges, les cadres et les dirigeants dans leur communication managériale.

Parmi leurs actions lors des différentes phases de la crise sanitaire, les responsables RH ont dû rassurer, informer et accompagner tous les salariés sur site, en télétravail ou au chômage partiel.
De plus, « l’infobésité » en temps de crise peut être difficile à gérer, et les communicants internes ont, plus que jamais, un rôle essentiel à jouer dans la régulation des flux d’information.

Les erreurs à éviter

Toutefois, la communication n’a pas toujours été facile et a quelque peu manqué à certains moments lors du premier confinement ! En effet, les responsables RH doivent communiquer suffisamment, et ne pas s’arrêter uniquement aux consignes sanitaires et protocolaires.

De plus, ils doivent également faire attention à maintenir un certain équilibre, et rendre tout le monde acteur de son bien-être. Ils ne doivent pas attendre que les managers prennent toutes les initiatives et responsabilités, car ils sont eux-mêmes également confrontés aux tensions et stress. Les RH doivent inciter l’ensemble des salariés à prendre des initiatives, tout en faisant très attention au moral des salariés. En effet, le télétravail peut être très mal vécu pour certains et il est important de les interroger régulièrement, prendre de leurs nouvelles pour savoir s’ils vont bien.

Communication Interne
Photo by Melinda Gimpel on Unsplash

Penser à se préserver

Enfin, ils doivent se préserver, car beaucoup sont sortis épuisés de leur gestion de la crise après le premier confinement. Notamment car ils ont dû porter des décisions de la direction sur lesquelles ils n’étaient pas forcément en accord. Ils ne doivent pas, pendant ce deuxième confinement, hésiter à imposer leur voix, et leur approche éthique et business à l’entreprise.

Ainsi, ce qui apparaît essentiel en cette période, c’est la communication, le partage, l’acceptation des difficultés de chacun, la bienveillance et la confiance.

Anticiper les besoins

Enfin, les responsables RH ont très vite constaté qu’ils ne disposaient pas toujours des moyens nécessaires pour accompagner en profondeur cette transformation du mode de travail sur les moyen et long termes. Parce que le télétravail, parfois inexistant dans certaines structures avant la crise, sera complètement entré dans les mœurs et deviendra probablement une mode de travail normal, tous les outils digitaux doivent être adoptés plus que jamais.

Pas tout le monde était prêt et outillé pour travailler à distance. Nombre de managers ont depuis mars été formés au management à distance, mais pas tous. Il n’est jamais trop tard, et ils peuvent se former, même en plein confinement. Il existe des formations en ligne pour apprendre à manager à distance !  

Les succès à renouveler et les nouvelles mesures à prendre

Au printemps dernier, certains dirigeants ont envoyé des messages vidéo chaque semaine à tous leurs salariés pour expliquer où en était leur entreprise. Le premier confinement a été très brutal, et le rôle des managers devait rester intact. Les responsables devaient positiver et rassurer les équipes, que ce soit d’un point de vue sanitaire, mais aussi économique. Et selon certaines études, une communication RH régulière s’est mise en place.

Communication régulière

Selon l’étude de Sia Partners, « Covid-19, les enjeux RH liés à la crise », 95 % des entreprises ont indiqué que celle-ci était un véritable enjeu pendant la crise. Selon 79 % d’entre elles, il est indispensable de communiquer avant tout sur l’évolution de la situation.
Une autre étude d’Harris Interactive a révélé que 89% des salariés déclarent avoir été bien ou suffisamment informés par leur entreprise sur le plan de la continuité des activités et sur les aménagements de travail.

Ce deuxième confinement sera quelque peu différent par rapport au premier. En effet, cette fois les enfants seront à l’école. Le télétravail devrait s’en retrouver nettement facilité. En revanche, les équipes sont un peu plus fragilisées, et les responsables RH doivent d’abord se focaliser sur la santé mentale et la prévention des risques psychosociaux.

Favoriser les échanges

Il est important de repérer les souffrances le plus vite possible, et d’activer tous les dispositifs de soutien et d’écoute psychologique, via les managers notamment.

Mais au-delà de transmettre des informations, il sera primordial de faire acte de reconnaissance auprès de ses salariés : saluer la résilience et l’adaptabilité dont ils auront su faire preuve.

Les DRH savent qu’il faut communiquer auprès des salariés, en leur donnant régulièrement des éléments de réassurance et d’enthousiasme lorsque cela est possible. C’est également leur rôle d’inciter les salariés à prendre de vraies pauses.

Comment bien communiquer en interne

La crise sanitaire que nous vivons depuis quelques mois, a totalement chamboulé notre vision du travail et nos modes de communication. Alors quelle communication interne adopter dans ces conditions ?
L’accompagnement humain des collaborateurs par les DRH devient de plus en plus important. Mais comment faire lorsque l’on est à distance ? Le monde dans lequel nous vivons nous incite à nous adapter aux nouveaux modes de management et aux nouveaux outils pour être encore plus performants !

Outils digitaux 

Heureusement, les évolutions technologiques nous offrent de nombreuses opportunités de travailler efficacement de chez soi et de communiquer. Garder du lien malgré la distance en 2020 est bien plus aisé que cela ne l’était en 1990. Quels outils sont à notre disposition aujourd’hui ?

Visio conférence
Photo by Chris Montgomery on Unsplash

Visio conférence

Les outils de « conf call » sont désormais très accessibles, voire parfois gratuits, et permettent de continuer à effectuer des réunions avec ses équipes et ses rendez-vous avec les clients. Très utile en temps de pandémie, cet outil se révèle être également utile pour économiser du temps et de l’argent, ainsi que de diminuer son empreinte carbone. Beaucoup d’entreprises avaient déjà adopté la visio conférence avant la crise sanitaire, tandis que d’autres l’ont découverte avec les événements récents.

C’est la raison pour laquelle, les RH doivent assister certains salariés qui rencontrent quelques difficultés pour configurer leur webcam, leur casque ou micro, ou qui n’ont pas encore bien en main les fonctionnalités de l’outil.

Webinar

Avec le webinar, vous pouvez continuer à organiser vos événements en ligne (ou hybride, comme des conférences en live stream), tout comme vous le faites avec la visio conférence pour vos réunions. Les logiciels utilisés pour des webinars peuvent être les mêmes que ceux utilisés pour des visio conférences en interne, ou d’autres conçus spécifiquement à cet effet.

Vous avez également la possibilité d’enregistrer vos événements pour des diffusions ultérieures.

Travail collaboratif sur le Cloud

Idéal pour travailler à plusieurs sur un même fichier ! En effet, il existe une multitude de solutions gratuites qui permettent de travailler sur un tableur ou un fichier simultanément, et ce, même lorsque l’on est à des endroits différents.

CRM

Il est certain que de nombreuses entreprises utilisent un outil de gestion de la relation client (CRM) depuis longtemps, mais on peut dire que son utilité est d’autant plus grande dans ce contexte. En effet, cela permet au manager de suivre l’activité commerciale de près et de connaître le statut des clients et des projets en cours.

Réseaux sociaux

Nous le savons, les réseaux sociaux permettent de rester en contact avec son réseau, malgré la distanciation physique. Dans le contexte actuel, cet outil se révèle plus qu’utile pour garder du lien. Les salariés et dirigeants utilisent un réseau social professionnel comme LinkedIn pour suivre l’actualité et les besoins de leur client, ou encore pour garder du lien avec eux et faire de la veille.

réseaux sociaux
Photo by NordWood Themes on Unsplash

L’après Covid-19 : renforcer encore la confiance

Le communication interne devra refléter les actions mises en place pendant la crise et dans leur prolongement après la crise. De plus, il sera indispensable de mettre à profit les différents outils digitaux pour ne plus limiter la communication interne. Ainsi, la digitalisation devra donner la possibilité aux salariés d’échanger et non pas de recevoir de l’information uniquement descendante.
Désormais nous savons que le rôle de la communication interne sera la clé et elle doit se préparer dès à présent, en s’inspirant de cette période riche en échanges et en transparence.

La frontière entre communication interne et externe s’affinera encore dans le monde de l’après Covid-19. Et il est certain que les collaborateurs attendront encore plus de transparence et d’engagement de la part de leur entreprise.

Enfin, cette crise aura permis de comprendre que l’on ne peut pas rester durablement isolé au travail. En effet, nous avons besoin de faire équipe, d’être soutenu par un réseau. Les nouvelles configurations du travail devront tenir compte du besoin d’équilibre entre autonomie et nécessité du collectif. La place de la communication est au cœur de ce chamboulement, qui fait qu’un collaborateur doit être « équipé » et pas uniquement avec des outils digitaux.

Le rôle des RH

Ces dernières années, le rôle de la communication RH s’est complexifié avec l’apparition de pratiques innovantes comme le management transversal par exemple, l’essor du télétravail et la naissance de nombreux canaux de communication digitaux. Ainsi, il est primordial que les RH se mettent à la page.

Communication interne
Photo by Ian Schneider on Unsplash

Les Formations

Plusieurs formations en ligne existent pour les soutenir dans leurs différents projets, comme la Formation Concevoir le plan de communication RH.
De plus, cette période peut être des plus stressantes. C’est pourquoi, il peut être intéressant de savoir prévenir et apaiser les tensions internes lors des situations de crise, grâce à la formation Mieux gérer le stress.
Enfin, les techniques et outils utilisés en communication RH doivent évoluer pour correspondre aux nouvelles attentes, méthodes et habitudes de travail.

Après le reconfinement viendra la phase de déconfinement… Comment surmonter les défis du déconfinement ? Lisez notre article ! Il contient tous les conseils dont vous avez besoin pour vous préparer à affronter ces défis.

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