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Et si on repensait les réunions en entreprise ?

« Saboter » les réunions à distance de son entreprise par pur ras-le-bol ? C’est la proposition provocante que nous faisait le média CNEWS en mars dernier. Comment ? Grâce à un générateur de bruit ambiant. On peut dès lors se demander comment nous en sommes arrivés là. Pas de doute, le monde a bien changé depuis le début de la crise. En réalité, celle-ci n’a fait que précipiter une tendance déjà bien présente : la réunionnite ou la forte augmentation des réunions. En effet, en 2017, une étude réalisée par Opinionway révélait l’inefficacité des réunions, leur perte de sens et de temps. Et la pandémie est arrivée ! Avec la généralisation du télétravail, les réunions virtuelles se sont multipliées. Au grand dam des salariés, obligés de rester de longues heures devant leurs écrans. Sans aller jusqu’à leur éradication pure et simple de nos bureaux, pourquoi ne pas tout changer pour cette rentrée 2021 ?

De l’utilité des réunions en entreprise… ou pas !

Brève histoire des réunions en entreprise

De tout temps, l’espèce humaine a ressenti le besoin de se réunir de façon régulière ou non. Mais c’est véritablement le développement de l’activité bureaucratique qui a vu se multiplier le recours aux réunions. Ces dernières se sont alors formalisées. Selon Michel Guillou, dans son article Réunions et sociotes publié en 2001, c’est au XXᵉ siècle qu’elles se sont mises à connaître « une croissance exponentielle ». Mais comment expliquer ce brusque désamour quand le besoin était auparavant si grand ? Il faut savoir que, très tôt, elles ont été décriées :

Sur le plan quantitatif, chaque réunion engendre non plus une réunion sub-séquente, mais au moins deux voire davantage, lesquelles mandatent presque immanquablement des commissions vouées à leur tour à des séries de réunions.

Michel Guillou, dans son article Réunions et sociotes

Toutefois, les réunions font aujourd’hui partie du quotidien de nos bureaux. Ainsi, une étude de Barco et Circle Research, menée en 2019 auprès de cadres de France et d’ailleurs, révélait que ceux-ci participaient généralement à 10 réunions par semaine. Et ce n’est qu’une moyenne ! 1 sondé sur 10 parle du double.

En France uniquement, le baromètre 2018 de Wisembly et l’IFOP montre une grande disparité des pratiques en la matière. Toutefois, ils étaient déjà 27 % à participer à plus de 5 réunions hebdomadaires.

On peut observer une disparité du nombre de réunions moyen selon les régions en France. L'Île-de-France est en tête avec 4,1 réunion par semaine en moyenne.
Capture d’écran Communiqué de presse Wisembly
« En 2018, les cadres passeront plus de temps
en réunion qu’en vacances »

Et la crise n’a rien arrangé, bien au contraire. Avec la généralisation du télétravail, la visioconférence a connu un véritable boom… et les réunions aussi ! Webinars, one-to-one, réunions de projets, points d’équipe, cafés d’équipe ont nettement augmenté. De même, par souci de conserver l’esprit d’équipe, les managers multiplient les réunions de teambuilding. Certains salariés, épuisés de passer autant de temps devant leurs écrans, tirent la sonnette d’alarme.

Quand la réunionnite nous tient

Le verdict est sans appel : la réunionnite est bien là et affecte notre efficacité. Ainsi, selon une enquête réalisée par Mailoop auprès de 130 personnes issues de 65 entreprises, 66 % d’entre elles passent plus de temps en visioconférence qu’en réunion physique avant confinement. Pour quel résultat ? Les chiffres suivants nous donnent une première indication :

Selon une enquête réalisée par Mailoop auprès de 130 personnes issues de 65 entreprises, 66 % d'entre elles passent plus de temps en visioconférence qu'en réunion physique avant confinement.
Capture d’écran de l’infographie de Mailoop réalisée en avril 2020 sur les réunions en visioconférence en entreprise

En dehors du cas bien particulier des visioconférences, les réunions, y compris en présentiel, ne font plus l’unanimité pour bien des raisons :

  • Leur inefficacité arrive bien entendu en pôle position. En effet, selon l’étude Enquête sur les écueils liés au mode collaboratif en entreprise réalisée par Opinionway en 2017, 3 réunions sur 4 n’aboutissent à aucune décision. Comment l’expliquer ? Les salariés interrogés témoignent d’un manque de préparation en amont et d’une absence d’objectifs réels en termes de décision à prendre. Une situation qui entraîne bien souvent l’organisation de nouvelles réunions et de nombreuses frustrations.
  • Leur multiplicité et la perte de temps associée ! Eh oui, passer plus de temps en réunion qu’à son bureau n’est pas sans conséquence.
  • Leur durée. En plus d’être nombreuses, les salariés leur reprochent leur longueur. Pour Altassian, une bonne réunion ne devrait pas durer plus que 37,5 minutes très exactement. Et nous en sommes loin puisqu’en 2018, la moyenne s’élevait à une heure et neuf minutes. Un comble pour des réunions qui n’aboutissent pas. La conséquence : une baisse de l’attention. Certains textotent, d’autres consultent leurs e-mails et d’autres… s’endorment. Une information bien réelle révélée par l’étude de l’IFOP réalisée avec Wisembly. Ainsi, 1 cadre sur 3 avoue s’être déjà endormi en réunion.
  • L’implication de trop nombreux interlocuteurs. « Et si Michel de la compta assistait à la réunion concernant la création de notre prochaine campagne publicitaire ? » Même si cela permet parfois d’apporter un avis différent, trop c’est trop et l’improductivité est au rendez-vous.
  • Le manque d’inclusion. Vous connaissez le Manterrupting ? Peut-être l’avez-vous même vécu ? Cela ne serait guère étonnant puisque, selon une étude Opinionway, 60 % des femmes se sont déjà senties mises de côté pendant une réunion.
Les réunions, y compris en présentiel, ne font plus l'unanimité pour bien des raisons

Vers la suppression définitive des réunions ?

Mais alors que faire ? Certaines entreprises ont vite tranché et se sont délestées de ce qu’elles considéraient comme un fardeau ! Une décision radicale qui interroge, encore une fois. Fallait-il en arriver là ? C’est ce que pense l’entreprise Alan qui nous explique qu’il s’agit de leur « solution pour arrêter de perdre son temps et reprendre le contrôle sur son travail ». Et pourquoi ? Parce que :

Personne n’arrive préparé, ça commence en retard, et la personne avec la voix qui porte le plus ne veut plus lâcher la parole. Une heure plus tard, vous avez l’esprit encore plus confus qu’avant d’entrer dans la pièce et vous vous demandez s’il vous reste du paracétamol. Mais vous avez l’habitude, c’est pour ça que vous vous êtes mis dans un coin pour traiter vos mails.

Extrait de l’article « Pourquoi on a supprimé les réunions » d’Alanblog

Et pourtant, elles avaient bien un sens au départ, ces réunions ? En effet, pouvoir discuter dans le monde réel, et plus uniquement par message, n’est-il pas préférable pour éviter bien des malentendus ? Prenons l’exemple de la gestion de projet. Une réunion de démarrage n’a-t-elle pas toute son utilité ? De même, la créativité n’est-elle pas décuplée à plusieurs ? Et les contacts humains, les échanges, la cohésion d’équipe ? Peut-être pouvons-nous aller vers un nouveau modèle de réunion plus efficace ?

4 façons de renouer avec les réunions en entreprise

Se poser la question de l’utilité d’organiser une réunion

Vous ne savez pas si vous devez organiser une réunion sur tel ou tel sujet ? Alors, ne le faites pas. Ou posez-vous les bonnes questions en amont. Que va vous apporter de plus cette réunion ? Quel est votre objectif ? Ces interrogations fondamentales vous aideront à définir s’il est nécessaire ou non d’y recourir. De même, il pourrait être intéressant de se demander par quel autre format vous pourriez la remplacer et quels en seraient les bénéfices. La réunion ne doit plus être un réflexe. Ce changement de paradigme pourrait bien vous apporter de nouvelles perspectives.

Penser préparation, format et objectifs de ces réunions d’entreprise

Pour que l'efficacité de vos réunions soit optimale, il est primordial de bien les anticiper
Capture d’écran de l’article « Pourquoi on a supprimé les réunions » d’Alanblog

Pour que l’efficacité de vos réunions soit optimale, il est primordial de bien les anticiper. Cela demande certes du temps, mais vous en gagnerez par la suite en évitant la réaction en chaîne des réunions à répétition. Pensez tout d’abord au calibrage : de combien de temps aurez-vous besoin ? Combien de personnes ? Qui est concerné ? Définissez également des objectifs précis et des rôles pour chacun des intervenants. Si une décision doit être prise, partez du principe que cela doit se faire dans le délai imparti. Des solutions existent pour vous aider, comme celles citées par Manager go qui évoque l’arbre de décision ou la matrice de décision. Si vous êtes plusieurs à décider, pourquoi ne pas vous tourner vers la décision par consentement ? Cet outil de l’intelligence collective peut devenir un formidable atout pour votre entreprise.

Ayez également une pensée pour vos équipes et leur productivité. Ces dernières ne doivent pas être interrompues dans leurs tâches. Les meilleurs moments pour organiser une réunion en entreprise sont donc en fin de matinée ou fin d’après-midi. Le lundi n’est pas forcément idéal puisque chacun est très occupé par sa boîte mail et le retour au boulot. La réunion ne doit bien entendu pas se tenir non plus en soirée ou sur la pause déjeuner.

Se former pour des réunions d’entreprise efficaces

Vous l’avez compris : les réunions ne s’improvisent pas ! Et, pourtant, organiser des réunions n’est pas quelque chose que nous apprenons à l’école ou dans nos études supérieures. L’inefficacité de ces dernières serait donc à mettre en lien avec notre méconnaissance du sujet. Le meilleur moyen d’y remédier reste de se former. La formation certifiante Réussir ses réunions peut ainsi vous apporter beaucoup pour :

  • Optimiser votre temps et gagner en efficacité et en pertinence lors de la conduite de réunion ;
  • Favoriser l’adhésion et la compréhension de tous et atteindre votre ou vos objectif(s) ;
  • Acter les décisions prises et en dégager les éléments essentiels.

Anne-Sophie Frossard, Digital Marketing Specialist, nous confie que « cette formation a été un vrai plus lors de sa recherche d’emploi. » Une mention sur son CV qui lui a permis de faire la différence par rapport aux autres candidats. Sachez que ce cycle de formation comporte plusieurs modules qui peuvent également se faire de façon indépendante :

Communiquer à l’issue votre réunion

Votre réunion est un succès ? Votre travail est loin d’être terminé. Trop de réunions se terminent sans qu’il y ait un véritable suivi. Si un compte rendu de réunion est certes la base afin de conserver une trace écrite et d’avoir un document référence, vous devez favoriser les échanges. Vous pouvez, par exemple, demander aux participants leurs retours sur ce qu’ils ont aimé ou pas. Pourquoi ne pas aussi communiquer auprès des non-présents sur ce qui a été acté ou défini ? Si cela les concerne, vous ferez ainsi preuve d’une transparence qui saura être appréciée.

En conclusion

Vous n’aimiez pas les réunions d’entreprise avant de lire cet article ? Vous devriez désormais vous réconcilier avec elles. Personne n’apprend à animer une réunion et pourtant elles font partie de notre quotidien. Alors visioconférence ou pas, la formation peut vous apporter beaucoup en termes d’outils et de gestion du temps. Vous serez ainsi efficace et ne parlerez plus d’abolir définitivement les réunions. Parce qu’il faut bien l’avouer, vous êtes quand même content de croiser Michel de la compta autre part que devant la machine à café.

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