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Digitalisation de vos événements : 7 outils incontournables

Le digital a investi le monde de l’événementiel.
Aujourd’hui quand on organise un événement, qu’il s’agisse d’un séminaire, d’une convention, d’un défilé de mode ou encore d’une soirée d’entreprise, il doit être digital et connecté.

Quels sont les principaux outils pour digitaliser vos événements btob ?

1 – Le site web dédié

Le site web dédié va permettre à vos invités de découvrir en détail le contenu de votre événement et de le valoriser, incitant ainsi vos publics à y participer et à s’y inscrire en ligne.
Principales fonctions du site web dédié à l’événementiel :

  • Inscription en ligne
  • Présentation du programme
  • Mise en avant des intervenants, célébrités ou autres VIP participants
  • Mise en avant des sponsors et des marques
  • Présentation des infos pratiques
  • Localisation du site permettant à chacun de calculer son itinéraire.

Le site de l’événement devra être responsive design afin de s’adapter à tous les types et résolutions d’écran.

2 – Le Facebook de l’événement

Tout comme pour le site web événementiel, une page Facebook permet de présenter l’événement, les intervenants, le lieu, l’horaire…
Selon qu’il s’agisse d’un événement public ou privé, la communication sera différente, tout comme les paramétrages de la page.
Le Facebook de l’événement va permettre de promouvoir l’événement et d’entretenir un contact régulier avec les participants.

3 – L’emailing

L’email est un canal particulièrement adapté à la communication vers les invités d’un événement.

  • Le premier message sera un email « Save The Date », invitant vos publics à réserver leur « date » pour participer à votre événement.
  • Un mois avant l’événement, une invitation sera adressée à tout votre fichier d’invités par voie postale. Cette invitation doit donner envie de participer ; la création graphique du support doit être cohérent avec le contenu de la manifestation et son positionnement : https://www.prestagency.com/anniversaire-d-entreprise—100-ans_cd1_273.html
  • Dès qu’une personne s’inscrira via le site web dédié, un email personnalisé lui sera envoyée confirmant ainsi son inscription
  • Des relances par email pourront être faites aux personnes n’ayant pas encore confirmé leur présence, rappelant le contenu de l’événement et les bénéfices qu’ils pourront en retirer afin de les inciter à participer.
  • Quelques jours avant l’événement, chaque participant recevra un email avec le rappel des informations pratiques (localisation, date, horaires, itinéraire, parking…).
  • Après l’événement, un email de remerciement sera diffusé à l’ensemble des participants ; cet email les incitera à aller sur le site pour découvrir les photos ou vidéos faites lors de la manifestation. Pour rester plus événementiel, la vidéo de l’événement pourra être directement intégrée à l’email de remerciement.

4 – Les vidéos

La vidéo fait partie intégrante de toute stratégie marketing digitale. Elle doit impérativement relayer chaque étape des événements :

5 – Le live de l’événement

  • La retransmission en live de votre convention, inauguration, défilé de mode, concert…en fera un événement 100% digital et connecté.
  • Le live streaming permet de retranscrire en temps réel l’intégralité de votre événement sur les réseaux sociaux, sur votre site web…
  • A l’heure du partage et de l’instantanéité, le live offre du contenu réel à tous les internautes qui va ainsi générer engagement et interaction.
  • La technologie offre régulièrement de nouvelles possibilités comme par exemple suivre un défilé de mode grâce à une vidéo 360°, intégrer des expériences de réalité augmentée… : https://www.youtube.com/watch?v=M82v593rpIo&list=PLl8rYOfbrAfkCBcJBZf2qLvJc_1wZ_nWN

6 – Influenceurs et réseaux sociaux

A l’heure du digital, le marketing d’influence fait partie intégrante d’un dispositif digital événementiel. Que ce soit pour des lancements de produits, des défilés de mode, des inaugurations ou autres soirées privés, le recours à des influenceurs permettra d’accroitre la visibilité de votre événement sur le net et d’obtenir réactivité et engagement avec les internautes.
Une page Facebook n’est pas suffisante pour digitaliser vos événements. Tous les réseaux sociaux peuvent être intégrés à vos concerts, soirées, conférences, défilés de mode… après avoir pris soin de créer un # dédié :

  • Instagram pour publier les meilleurs moments
  • Twitter pour interagir sur un événement et suivre les conversations
  • Se mettre en avant sur YouTube…

7 – Les animations autour du digital

La digitalisation événementielle s’invite également le jour de l’événement avec de nombreuses animations autour du digital :

  • Animations connectées
  • Photobooths
  • Community wall
  • Outils collaboratifs et interactifs
  • Réalité virtuelle…

Digitaliser un séminaire, une convention, un anniversaire d’entreprise, une soirée privée, une inauguration, un défilé de mode… apporte de nombreux avantages et bénéfices aux marques :

  • Un événement connecté 100% digital donne une image de marque innovante, dynamique et moderne
  • Les outils digitaux permettent de faire durer l’événement dans le temps et de faire participer des personnes non présentes
  • Le digital permet aussi de démultiplier la visibilité des événements et de renforcer l’interaction et la participation
  • Enfin un événement digitalisé permet de mesurer son impact et de calculer un véritable ROI.

À propos : Véronique Andriveau – Le Pottier

Forte d’une expérience de 20 ans en agences de communication , Véronique gère à présent l’agence Prest’Agency, agence spécialisée en communication événementielle.

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