Management à distance : déjouez les pièges!

Si le management à distance se développe en France, peu d’entreprises maîtrisent déjà parfaitement ses règles. D’où des problèmes d’organisation et de suivi de leurs collaborateurs : ne faites pas les mêmes erreurs ! Bonnes pratiques, outils à utiliser : on vous explique l’essentiel à savoir pour manager efficacement une équipe éloignée.

Management à distance : de quoi parle-t-on exactement ?

Cette pratique managériale consiste à animer et superviser le travail d’équipes ou de collaborateurs géographiquement éloignés. Un phénomène qui s’intensifie à l’ère de la digitalisation et de l’internationalisation des entreprises car il concerne aussi bien :

• la gestion des salariés d’une filiale étrangère ;
• le management des télétravailleurs.

Toujours plus nombreux en France, ces derniers peuvent travailler seuls à leur domicile ou à plusieurs dans un espace de coworking. Ils ne sont donc pas forcément très loin de l’entreprise mais vous pouvez aussi gérer des télétravailleurs vivant dans d’autres villes, régions ou même pays.

Bon à savoir : la situation est parfois « inversée ». En d’autres termes, c’est le manager qui travaille à distance alors que son équipe occupe les locaux de l’entreprise. S’il est encore rare dans l’Hexagone, ce cas de figure pourrait s’observer beaucoup plus souvent dans le futur. C’est du moins ce que laisse supposer l’étude « Les cadres et leur avenir », publiée le 21 mars 2019.

Réalisée par l’Ifop à la demande de Cadremploi, elle révèle tout d’abord que 85% des cadres en activité ne sont jamais en télétravail (55%) ou seulement occasionnellement (30%). Mais elle indique ensuite que 70% d’entre eux aimeraient exercer régulièrement leur activité en télétravail !

Manager à distance : les grandes erreurs à ne jamais commettre

Confondre management traditionnel et management à distance

C’est LE principal piège à éviter lorsque vous pilotez le travail de collaborateurs éloignés : croire que vous pouvez simplement appliquer vos méthodes habituelles. Gardez toujours à l’esprit que le management à distance ne se résume pas à communiquer avec votre équipe par téléphone ou via des outils digitaux. Il a ses propres enjeux, problématiques et techniques d’animation : vous devez impérativement les maîtriser pour bien encadrer et motiver vos collaborateurs.

Par exemple, manager les équipes d’une ou plusieurs filiales étrangères soulève de nombreux problèmes spécifiques. Vous devez tenir compte des fuseaux horaires de chacun bien sûr mais aussi des différences culturelles. Les codes de politesse et les rapports à la hiérarchie divergent en effet beaucoup d’un pays à l’autre. Au Japon notamment, dire clairement « non » est considéré comme de l’impolitesse. Les salariés préfèrent donc les réponses détournées (ex. : « peut-être ») pour exprimer leur refus. Mieux vaut être au courant pour éviter des déconvenues !

Partir du principe que tout le monde peut travailler à distance

Vous aurez peut-être l’occasion – et l’envie – de proposer vous-même à vos collaborateurs de télétravailler. Ce qui n’est pas une mauvaise idée en soi ! En effet, comme le rappelle Bercy Infos, le télétravail présente de nombreux avantages :

• pour les entreprises. Parmi eux citons notamment la réduction du taux de turn-over et du taux d’absentéisme ainsi qu’un gain de productivité oscillant en moyenne entre 5 et 30% ;
• pour les salariés. Ceux-ci économisent beaucoup de temps et d’énergie en évitant les déplacements. Ils gagnent également en autonomie et sont généralement plus motivés et plus impliqués dans leur travail.

Face à tous ces points forts, le piège serait de tomber dans « l’excès d’enthousiasme » en proposant systématiquement le télétravail à vos collaborateurs. Pour peu que leurs fonctions s’y prêtent bien sûr, ce qui est souvent le cas dans le domaine du web marketing et de la communication digitale par exemple !

Le problème, c’est que certains salariés n’ont tout simplement pas le profil pour travailler à distance.

« Certaines personnes ont besoin d’un cadre qui sépare vie pro et vie perso. D’autres ne savent pas gérer leur temps et peuvent être distraites par des choses à faire chez elles » souligne le coach en management Marianne Auriac, interrogée sur le télétravail par Cadremploi.

Nous vous conseillons donc de bien sélectionner vos candidats avant de faire ce genre de proposition. A plus forte raison si vous envisagez de les faire travailler en remote (c’est-à-dire 100% en télétravail). Idéalement, vous devez privilégier les personnes les plus :

• motivées ;
• autonomes ;
• organisées ;
• douées pour communiquer.

Que dit la loi sur le télétravail ?

Pour rappel, le code du travail définit très précisément les modalités d’acceptation et de mise en application du télétravail. Il souligne, entre autres choses, que les salariés ont le droit de refuser votre proposition : cela ne constitue pas une faute. Gardez également à l’esprit que les salariés peuvent demander eux-mêmes de passer en télétravail. Si l’employeur refuse, il doit motiver sa décision !

Perdre de vue les rapports humains

Autre grand piège du management à distance : la déshumanisation des échanges. Certes, vous pouvez communiquer régulièrement avec votre équipe par mail, téléphone ou encore visioconférence pour parler des projets en cours. Mais quid des petites blagues échangées entre collègues ? Ou encore des cafés partagés durant la pause ? De petits rituels qui semblent bien triviaux mais qui contribuent pourtant à renforcer l’esprit d’équipe, la motivation et le bien-être des salariés.

C’est pourquoi supprimer totalement les rencontres « physiques » s’avère souvent une mauvaise idée. En pratique, nous vous conseillons d’organiser régulièrement des réunions et des échanges en face-à-face avec vos collaborateurs vivant à proximité de l’entreprise. Bien entendu, vous pouvez adapter le rythme à vos besoins mais une réunion par semaine est une bonne moyenne. Pensez aussi à proposer des sorties d’entreprise (ex. : escape game, restaurant) de temps en temps.

En revanche, la situation est plus délicate à gérer pour les salariés très éloignés. Sur ce point, nous vous recommandons surtout de :

• vous rendre au moins une fois par an dans les filiales étrangères. Au passage, cette visite vous permettra de mieux évaluer l’état d’esprit et la motivation de vos équipes. Les échanges vocaux sont déjà une bonne chose mais rien ne vaut une rencontre physique pour repérer des mines attristées par exemple ;
• vous inspirer de Fizzer. Basée en Normandie, cette entreprise emploie des salariés en remote aux 4 coins du monde. Pour entretenir un bon esprit d’équipe, elle propose notamment plusieurs canaux sur une plateforme d’échanges. Sur chacun d’entre eux, les salariés peuvent échanger sur leurs musiques préférées, les derniers livres qu’ils ont lu ou encore se lancer des défis sportifs pour rester en forme. En complément elle organise aussi régulièrement des « Random Remote Coffee » qui permettent aux salariés d’échanger autour d’un café virtuel !

Se laisser envahir… Ou ne pas voir le surmenage de vos collaborateurs !

Pour en finir avec les principaux pièges du management à distance, sachez aussi que de nombreux cadres « en font trop ». Certes, gérer des collaborateurs éloignés implique de rester un minimum disponible pour eux. Ils doivent pouvoir vous contacter facilement s’ils ont des questions sur une mission par exemple ou pour vous faire remonter rapidement un problème.

Cependant, vous devez quand même préserver votre vie privée. Hors de question d’être joignable 24h/24 ! Fixez plutôt des horaires précis pour vos échanges et insistez pour qu’ils soient respectés. A moins d’une urgence absolue, bien sûr.

Enfin, si le surinvestissement vous guette, vos collaborateurs en télétravail sont exposés aux mêmes risques que vous. A plus forte raison s’ils sont en remote. En effet, contrairement à une idée encore (trop) répandue, travailler depuis son domicile ne favorise pas spécialement la « paresse ». C’est plutôt le cas inverse qu’on observe : de nombreux salariés s’imposent des rythmes de travail beaucoup trop soutenus. Si bien que le risque de burn-out est loin d’être négligeable ! Autre problème : la distance ne facilite pas du tout la détection des premiers symptômes… Pour repérer au plus vite les salariés en souffrance, nous vous conseillons :

• de toujours prendre le temps de leur demander comment ils vont lors de vos échanges ;
• de surveiller leurs activités. L’ un de vos collaborateurs a-t-il l’habitude de se connecter très tard à votre plateforme de travail collaboratif par exemple ? Répond-il immédiatement à tous vos messages, même ceux qui n’avaient aucun caractère urgent ? Au moindre doute, n’hésitez pas à évoquer le sujet avec lui.

Les bonnes pratiques du management à distance à connaître

Pour piloter efficacement vos équipes à distance, nous vous recommandons aussi :

• de fixer les règles dès le début, notamment en ce qui concerne les horaires et les méthodes de travail. Assurez-vous également que chacun de vos collaborateurs connaissent bien ses objectifs ainsi que l’étendue exacte de ses missions et de ses responsabilités. Quitte à formaliser toutes ces informations dans un document ;
• d’encourager le travail collaboratif, en permettant à vos collaborateurs de travailler à plusieurs sur la même page web par exemple. C’est important pour renforcer l’esprit d’équipe ;
• de faire des feedbacks constructifs à chaque retour de projet. Vous pouvez appeler votre collaborateur pour le féliciter sur son travail par exemple. En cas de problème en revanche, préférez la visioconférence : la gestuelle de votre interlocuteur vous aidera à savoir s’il est nerveux, s’il accepte bien vos remarques etc. Dans tous les cas, faites preuve d’empathie ! Idéalement, votre collaborateur doit comprendre que vous voulez sincèrement l’aider à s’améliorer : votre objectif n’est pas de dénigrer son travail ;
• de laisser un délai de réponse aux salariés après l’envoi d’un mail ou texto. En gardant à l’esprit qu’il vaut mieux téléphoner directement en cas de situation d’urgence ;
• de tout mettre en oeuvre pour instaurer un climat de confiance avec vos équipes. Elles doivent prendre conscience que vous êtes là pour les aider : n’hésitez pas à leur dire clairement !

Les outils du manager à distance

Pour chaque situation, il existe un outil adapté. L’essentiel est de savoir lequel utiliser en fonction de vos besoins. Pensez surtout aux :

• mails pour poser une question toute simple, demander une confirmation ou envoyer un brief ;
• appels téléphoniques, pour les demandes urgentes bien sûr mais aussi pour obtenir de réponses très précises ;
• chats et textos pour maintenir le lien entre deux entretiens.

Pour vos réunions à distance, vous avez surtout le choix entre :

• l’appel de groupe (audio) ou la visioconférence (audio + vidéo). C’est une solution économique si vous utilisez une plateforme gratuite comme Skype par exemple. De plus, elle permet aux salariés de participer activement aux échanges. En revanche, mieux éviter les grandes réunions. En effet, au-delà de 5 à 6 personnes, il devient très difficile de se faire entendre ;
• la webconférence. Si elle est moins interactive que la visioconférence, elle est en revanche utile pour faire une démonstration en direct à vos collaborateurs.

A noter qu’il existe désormais de nombreuses plateformes collaboratives, comme Slack par exemple, réunissant toutes les fonctions utiles pour communiquer avec les équipes à distance : canaux de groupes, messageries privées, appels vidéo etc.

Enfin, vous avez aussi tout intérêt à utiliser un outil de gestion de projet collaboratif (ex. : Asana) pour faciliter la répartition des tâches dans votre équipe.

Pour aller plus loin

Si nous vous avons donné quelques clés pour piloter vos collaborateurs, force est de reconnaître que le management à distance nécessite de maîtriser de nombreuses compétences. N’hésitez donc pas à suivre des formations pour vous perfectionner. Management interculturel, nouvelles pratiques de management d’équipe, gestion des outils collaboratifs : il existe de nombreuses formations envisageables. Mieux encore : beaucoup d’entre elles sont dispensées en digital learning. Pratique pour étudier à votre rythme depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone, en parallèle de votre travail !

Sources :

• https://business.lesechos.fr/directions-ressources-humaines/ressources-humaines/tele-travail/management-a-distance-eviter-les-chausse-trapes-de-l-eloignement-7078.php
• https://www.bpifrance.fr/A-la-une/Actualites/3-conseils-pour-manager-a-distance-41155
• https://www.economie.gouv.fr/entreprises/teletravail
• https://flexjob.fr/Blog/LE-TRAVAIL-DE-DEMAIN/manager-a-distance
• https://www.docendi.com/blog/management-a-distance-activez-5-dimensions-de-performance/
• https://www.journaldunet.com/management/ressources-humaines/1150567-management-a-distance-les-8-leviers-de-la-reussite/
• https://www.myrhline.com/actualite-rh/manager-a-distance-bonnes-pratiques.html
• https://www.editions-tissot.fr/actualite/management/reunions-a-distance-les-pieges-a-eviter
• http://obs-commedia.com/actu/apprivoiser-les-regles-du-management-a-distance/
• https://www.journaldunet.com/management/direction-generale/1438935-management-a-distance-et-visioconference-les-bonnes-pratiques/