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13 bonnes pratiques d’animation de réunion que vous auriez rêvé connaître plus tôt

bonnes pratiques reunions

Les rumeurs disent que les bonnes pratiques d’animation de réunion sont jalousement gardées par une poignée d’initiés, terrés au fond d’un temple Himalayen… Mais vous savez ce qu’on dit : il faut se méfier des rumeurs ! Certes, animer une réunion de travail est souvent vécu comme un exercice (très) difficile. En effet, on a tous connu des réunions interminables où la moitié des participants pensent déjà à ce qu’ils vont manger pour le dîner… Et se concluent sans que la moindre décision concrète ne soit prise, forçant à programmer une nouvelle réunion pour remettre les mêmes sujets sur le tapis. C’est ce qu’on appelle le cercle vicieux de la réunionite ! Pourtant, il suffit de quelques astuces pour donner un effet Waouh à toutes vos réunions d’équipe. Et surtout, pour les rendre productives ! Suivez nos conseils pour enfin dire adieu aux réunions aussi rébarbatives qu’inutiles.

la réunionite est un fléau dans les entreprises françaises.
Source : Le Monde

4 bonnes pratiques pour organiser des réunions efficaces

Créez un véritable guide pratique de la réunion

Le top du top ? Réunir toutes les règles d’or à respecter lors d’une réunion, dans un seul et même guide :

  • arriver à l’heure ;
  • essayer de préparer la réunion en avance (ex. : idées à proposer, questions à poser) ;
  • éviter de faire autre chose durant la réunion. Liste non exhaustive : répondre à un mail, jouer à CandyCrush en douce sur son portable, travailler sur un autre dossier mine de rien, dessiner Casimir sur un coin de feuille, prendre un appel de sa mère, etc. ;
  • lever la main pour prendre la parole ;
  • ne jamais interrompre quelqu’un qui parle ;
  • couper son micro quand un collaborateur parle dans les réunions en distanciel ;
  • rester courtois durant la réunion, même si quelqu’un exprime un avis différent ;
  • essayer de ne pas utiliser des termes trop techniques lors de prises de parole. Sinon, les autres participants vont rapidement « décrocher ». Sans parler du fait qu’ils risquent de passer à côté d’informations très importantes et de voter une solution au feeling à la fin de la réunion !
beaucoup de personnes font tout autre chose durant les réunions de travail
Source : Statista

Bien entendu, tous les membres de l’entreprise doivent pouvoir facilement accéder à ce précieux guide. Pourquoi ne pas le mettre sur votre intranet par exemple ? Vous pouvez également inclure ces règles dans votre livret d’accueil pour que les nouvelles recrues les découvrent dès leur arrivée.

Bonnes pratiques : demandez-vous à quoi va réellement servir cette réunion

Trop de réunions tue la réunion. Première chose à faire, donc : vous demander si vous avez réellement besoin de faire votre prochaine réunion. Elle est déjà programmée ? Peu importe : il vaut mieux annuler que tenir une réunion d’équipe pour rien.

bonnes pratiques : si la réunion n'est pas vraiment nécessaire, abstenez vous.

Pour vous aider à déterminer si cette réunion est vraiment nécessaire, demandez-vous :

  • quel est le sujet de cette réunion ? Est-ce qu’il faut vraiment en discuter à plusieurs pour prendre la bonne décision ? ;
  • avez-vous besoin d’en parler tous de vive voix ? Ou est-ce que ce problème ne pourrait tout simplement pas être réglé via des échanges de mails ? ;
  • combien cette réunion va-t-elle coûter à l’entreprise ? Car oui, même si on a tendance à l’oublier, chaque réunion a un coût en réalité. La méthode la plus simple pour l’évaluer ? Additionner rapidement les salaires horaires moyens des participants… A vous de voir ensuite si l’ordre du jour vaut la peine d’organiser un brainstorming ! Ou si vous avez vraiment besoin d’un discuter avec autant de personnes : ne conviez que celles qui sont réellement indispensables !

Organisez bien la réunion en amont

C’est sûr et certain, vous avez réellement besoin de tenir une réunion ? Dans ce cas, nous vous recommandons vivement de préparer un document récapitulatif :

  • rappelant l’heure et le jour de la réunion ;
  • précisant bien le lieu du rendez-vous ou l’outil collaboratif qui sera utilisé ;
  • définissant clairement l’ordre du jour et les objectifs de votre réunion (ex. : présentation du projet d’un nouveau client et définition des rôles de chacun pour la conduire du projet);
  • décrivant précisément le déroulement de la réunion en évaluant la durée de chaque étape (ex. : icebreaker de 5 minutes, puis description du projet pendant 10 minutes, etc.) ;
  • rappelant le rôle et les fonctions de chacun durant la réunion (ex : en tant qu’animateur, Roger cadrera les échanges et veillera à ce que le timing soit respecté, Chantal sera chargée de prendre des notes en tant que secrétaire de la réunion, etc.).

Envoyez ce document à toutes les participants dès que possible, en y associant éventuellement d’autres documents à lire avant la réunion (ex. : brief du client).

Bonnes pratiques pour réussir votre réunion : choisissez le bon créneau horaire

Programmer votre réunion durant la pause déjeuner ? Erreur fatale : vos collaborateurs ne vous écouteront que d’une oreille si leur ventre crie famine… Ou s’ils sont en train de mordre à pleines dents dans leur sandwich, si vous avez essayé de combiner repas et réunion.

bonnes pratiques pour réussir votre réunion : évitez de la programmer durant la pause repas

Dans le même ordre d’idée, il est également déconseillé de programmer une réunion de travail :

  • avant 9h00. Entre ceux qui sont encore mal réveillés malgré leur première tasse de café et ceux qui arrivent sur les nerfs à cause des embouteillages, cela donne rarement de bons résultats ;
  • juste après la pause déjeuner, le processus de digestion provoquant souvent un peu de somnolence ;
  • après 18h00. Vos collaborateurs seront fatigués par leur journée de travail. Sans parler du fait qu’ils seront sans doute préoccupés en raison de l’heure assez tardive (ex.: à quelle heure je vais rentrer ? Si je rate le dernier bus, je fais comment ? Est-ce que mon mari pourra faire à manger aux petits au besoin ? La dernière fois il avait mis le feu à la cuisine, etc.). Autant dire qu’ils ne vous écouteront que d’une oreille !

Programmer une réunion durant la matinée, quelque part entre 9h30 et 11h30, est nettement plus conseillé. Ainsi, les participants devraient être frais et dispos. La plupart d’entre eux en tout cas !

6 bonnes pratiques pour bien animer votre réunion et garder vos participants engagés

Brisez la glace au début de la réunion

Débuter avec un petit icebreaker fait définitivement partie des bonnes pratiques d’animation de réunion. Cela permet à la fois de :

  • détendre l’ambiance ;
  • délier les langues des plus timides ;
  • débuter la réunion sur une touche ludique ;
  • et d’apporter du dynamisme à la réunion.

Reste toutefois à choisir le bon icebreaker. Dans les faits, plusieurs techniques donnent de très bons résultats. N’hésitez donc pas à les inclure au sein de différentes réunions, pour diversifier un peu ! Parmi les icebreakers intéressants, citons notamment le :

  • lancé de dé. Principe : chaque participant lance le dé à tour de rôle et répond à une question personnelle (pas trop intrusive non plus) en fonction du chiffre obtenu. C’est une manière rapide et sympathique de faire plus ample connaissance quand les membres de la réunion ne se connaissent pas encore très bien ;
  • baromètre de l’humeur. Principe : chaque participant doit inscrire sur une feuille dans quel état d’esprit il est. Des données utiles aux managers car au besoin ils peuvent adapter leur langage ou même le déroulé de la réunion en fonction des réponses ;
  • chef d’œuvre collaboratif. Le principe est simple : une personne commence à dessiner sur une grande feuille, puis un autre collaborateur y ajoute sa touche personnelle, etc. Au final, l’œuvre obtenue est souvent très discutable sur le plan artistique. Mais cela a le mérite de faire rire et de créer une atmosphère chaleureuse !
le chef d'œuvre collaboratif donne souvent naissance à des œuvres très particulières.

Mais il ne s’agit que de quelques exemples. Au besoin vous trouverez encore d’autres idées d’icebreakers dans cet article d’HubSpot.

Veillez à ce que la réunion ne s’éternise pas

Rien de tel qu’une réunion trop longue pour perdre l’attention de vos collaborateurs.

Le saviez-vous ? En moyenne, les cadres perdent leurs capacités d’attention à partir de 52 minutes de réunion. Alors que les réunions durent souvent 1h20 en France…

Source : étude Ifop relayée dans
Les Echos

Autant dire que vous avez tout intérêt à limiter la durée de votre réunion ! Idéalement, ne dépassez pas 50 minutes. C’est à l’animateur qu’incombera la lourde tâche de s’assurer que le timing est bien respecté.

Bonnes pratiques de l’animation de réunion : faites appel à la gamification pour engager les participants

Pas simple de maintenir l’attention de chacun sur la durée. Mais heureusement la gamification peut vous aider à garder l’intérêt des participants éveillé. Tout en les poussant à échanger entre eux et en boostant leur créativité !

Challenges avec un système de points, quizz, jeux de rôles où on doit se mettre dans la peau du client… De nombreux petits jeux peuvent être facilement inclus à la réunion. Dans le même ordre d’idées, vous pouvez également lancer des « réunions à thème ». Exemple concret : si votre réunion porte sur le lancement d’une nouvelle gamme pour Noël vous pouvez demander aux participants de venir avec un pull poche de Noël et même voter pour le pull le plus moche à la fin de la réunion.

Bref : même si la réunion est faite avant tout pour travailler tout ensemble, la moindre petite touche amusante permettant de casser le côté ennuyeux de l’exercice sera la bienvenue.

Mettez vos collaborateurs en valeur

Une autre bonne pratique fait son chemin dans le domaine de l’animation de réunion. A savoir : consacrer quelques minutes à célébrer les réussites des collaborateurs présents. L’animateur peut les souligner de lui-même mais vous pouvez aussi demander aux participants de présenter rapidement leur plus grande réussite depuis la dernière réunion. C’est vraiment très valorisant et très motivant pour eux !

Faites appel aux supports visuels

De bons supports visuels sont essentiels pour réussir votre réunion d'équipe.

Utilisez des supports visuels, ça fait partie des bases pour réussir votre réunion d’équipe. Vidéos courtes, graphismes, images et autres petites animations vous aideront à conserver l’attention de votre auditoire. Et à ancrer plus facilement vos propos dans leur esprit !

Pensez au brainwriting

Le brainstorming, c’est très bien. Mais il existe tout de même plusieurs écueils difficiles à éviter pour les animateurs « novices ». Par exemple ils peuvent avoir du mal à s’assurer que chaque personne a le même temps de parole. Autre écueil : l’effet d’ancrage. Comprenez par là que les participants ont naturellement tendance à rester ancrés sur les premières idées proposées. Ce qui entrave la naissance de nouvelles idées… C’est pourquoi le brainwriting peut être une alternative intéressante aux discussions classiques.

Principe : tout le monde commence par écrire trois idées liées au sujet du jour. Puis chaque participant passe sa feuille à la personne à sa droite, qui complète ses idées avec des suggestions. Et ainsi de suite jusqu’à ce que ce chacun ait donné son avis/essayer d’optimiser toutes les idées proposées. Reste ensuite seulement à voter pour les meilleures idées à explorer. Cela permet souvent de dégager une vraie ligne directrice d’ici la fin de la réunion !

3 bonnes pratiques pour bien terminer votre réunion de travail

Résumez les points clés de la réunion

Prenez le temps de synthétiser rapidement les points clés et les décisions prises durant la réunion. Cela permet de bien clarifier les choses et de vérifier que personne n’a de remarque ou de question à poser. C’est également le bon moment pour évoquer les différentes actions de suivi !

Bonnes pratiques : terminez votre réunion sur une touche positive

Pour marquer les esprits, consacrez les 5 dernières minutes de votre réunion à une activité qui donnera le sourire à tous les participants. Pour cela vous pouvez notamment scotcher une feuille blanche sur le dos de chaque participant. Les autres sont invités à y écrire un compliment à son sujet où même la qualité qu’ils apprécient le plus chez lui. Cela laisse une bonne impression de la réunion et c’est top pour resserrer les liens entre les collaborateurs !

pensez à mettre en valeur vos collaborateurs lors de vos réunions.

Assurez le suivi

Enfin, n’oubliez pas d’assurer le suivi post-réunion ! Notamment en :

  • partageant un compte-rendu écrit de la réunion à toutes les personnes concernées ;
  • consignant les actions de suivi, personne par personne, sur votre outil de gestion de projet ;
  • demandant un feedback aux participants, via un sondage par exemple. Qu’ont-ils apprécié durant la réunion ? L’ont-ils vraiment trouvée utile ? Est-ce qu’ils ont des suggestions pour améliorer les prochaines réunions ?

Pour aller plus loin

Si nous vous avons déjà présenté 13 bonnes pratiques pour optimiser une réunion d’équipe, sachez qu’il existe encore de nombreuses autres techniques à connaître. Alors si vous avez vraiment envie d’en finir une fois pour toutes avec cette épreuve, pourquoi ne pas suivre la formation animer une réunion ? Comment réagir quand la réunion s’essouffle, comment éviter l’influence du groupe, comment gérer les « caractères forts »… Autant de problèmes épineux que cette formation vous permettra de résoudre plus facilement !

Mais vous cherchez peut-être à renforcer toutes vos compétences en management d’équipe ? Dans ce cas, songez à la formation Management des Hommes Encadrer et animer une équipe à l’Ère du Digital. Du développement du leadership jusqu’aux techniques de résolution de conflit, elle vous donnerait toutes les clés pour bien manager votre équipe !

Quel que soit votre choix, retenez que ces formations sont 100% en ligne. Pratique, quand on a un emploi du temps chargé car vous restez vraiment maître de votre planning avec ce format. Sans parler du fait que vous pouvez débuter ce type de formation à n’importe quel moment de l’année !

Des questions sur les manières de financer votre formation ? Dans ce cas, nous vous invitons à consulter notre guide des dispositifs de financement. Vous y trouverez l’essentiel à savoir sur le CPF (Compte Personne de Formation), le plan de développement des compétences et de nombreux autres dispositifs existants.

Cela étant dit, vous pouvez également poser directement vos questions à nos conseillers si vous le souhaitez. Ils seront ravis de vous aider !

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