La gestion efficace de ces projets est une compétence de plus en plus importante à mesure que les entreprises se développent de manière plus complexes et que les équipes se diversifient. C’est pourquoi nous vous proposons de faire le point dans cet article sur les meilleures bonnes pratiques à appliquer pour devenir un bon chef de projet.
La gestion de projet est un élément important pour presque tous les domaines et secteurs d’activité. Chaque entreprise a nécessairement des personnes qui ont la responsabilité de gérer des membres d’équipe et de coordonner les efforts et ce, pour divers projets ou initiatives.
La technologie permet d’être plus efficace que jamais mais elle a également créé des problèmes de plus en plus complexes concernant la gestion des membres d’une équipe. Les projets sont devenus plus sophistiqués, impliquant souvent de vastes réseaux de parties prenantes et la participation de nombreuses organisations privées et publiques.
Pour devenir un chef de projet efficace, capable d’appliquer ses compétences dans toutes les industries avec diverses équipes travaillant sur des problèmes complexes, assurez-vous de suivre ces conseils :
1. Gérer votre temps
Reconnaissez quand vous êtes le plus productif et lorsqu’il vaut mieux faire une pause. Comprenez où et comment vous pouvez avoir le plus grand impact, mais reconnaissez également que vos efforts peuvent devenir contre-productifs pour l’équipe ou le projet. De plus, appliquez ces connaissances à vos propres habitudes de travail afin de vous assurer que vous travaillez efficacement et pertinemment pour votre équipe et votre organisation.
2. Se garder et profiter des temps morts
En tant que partie intégrante de la gestion efficace du temps, il est important pour tout gestionnaire de savoir mettre de côté une partie du projet chaque jour pour un temps mort qui va s’avérer utile. Et pour cause, ce temps de pause permet de faire avancer d’autres choses sur votre liste de tâches : revenir sur ses emails, envoyer des suivis, vérifier ou préparer des rapports, veiller etc. Ces tâches sont difficiles à effectuer lorsque vous devez être dans l’action, mais peuvent être rapidement résolues pendant les temps morts. Une partie de la journée devrait également être utilisée pour vous asseoir et regarder votre travail de manière plus globale. Prendre du recul peut vous aider à identifier les domaines où vous faites des progrès, où les choses qui sont en retard et quels éléments peuvent causer des problèmes plus tard.
Cet exercice devrait également aider à identifier les opportunités d’amélioration ou de points forts (y compris les membres de l’équipe, la technologie, les processus ou les nouvelles compétences) que vous pouvez exploiter dans les projets actuels ou futurs. Y a-t-il un membre de l’équipe qui fait un travail particulièrement formidable et dont les compétences peuvent être utilisées dans un autre domaine ? Avez-vous appris des moyens d’utiliser une technologie qui pourrait être utile pour d’autres projets ?
3. Gérer vos équipes
En gestion, il est important de connaître votre équipe. Vous devez savoir ce qui motive les personnes avec lesquelles vous travaillez afin de pouvoir les conduire efficacement vers la réussite. Vous devez également savoir quand et comment ils fonctionneront le mieux. Déterminer quels facteurs contribuent à leur efficacité ou les retenir. Découvrez qui a des compétences bien développées ou des compétences antérieurement non reconnues. Aussi, soyez attentifs aux domaines où vos collaborateurs doivent encore s’améliorer et qui peuvent faire obstacle. Sont-ils affectés par des circonstances extérieures ou devraient-ils être évités dans certains projets futurs ?
4. Gérer les attentes
L’un des aspects les plus difficiles de la gestion de projets dans presque tous les domaines est l’établissement et le respect des attentes des membres de l’équipe et des supérieurs. Il est important de ne pas trop promettre, tout en permettant aux gens d’être motivés par le travail que vous faites. Cependant, reconnaissez également que, dans tout projet, il existe des aspects qui échappent à votre contrôle et qui auront une incidence sur votre réussite ou votre échec, parfois de manière significative. Le fait de ne pas bien gérer les attentes peut conduire à laisser tomber les superviseurs ou les intervenants qui ont été investis émotionnellement dans un projet ou un processus. Une bonne communication en mode projet est alors primordiale. Cela s’applique au niveau de votre réussite, à l’impact ou à la rentabilité d’un projet, mais aussi au calendrier. Cela signifie qu’il ne faut pas vous engager dans des délais impossibles ou inutilement serrés. De toute évidence, des obstacles auront une incidence sur le calendrier, le budget ou la rentabilité de tout projet, et il est important de ne pas les considérer comme faillibles par rapport à l’un de ces facteurs.
Les chefs de projet jouent un rôle essentiel dans les processus de gestion, dans toutes les industries. Ils travaillent à différents niveaux de gestion pour résoudre des problèmes complexes dans des organisations sophistiquées et diverses, en coordination avec un large éventail de membres de l’équipe et de parties prenantes. Avoir ce rôle est un défi passionnant. Les conseils ci-dessus devraient aider les chefs de projet à exploiter leurs connaissances et leurs compétences pour travailler efficacement et accomplir diverses tâches, en devenant des collaborateurs incontournables de leur organisation et en générant une énorme valeur pour eux-mêmes, les membres de leur équipe et leurs parties prenantes.
