Dans notre quotidien professionnel, nous sommes régulièrement amenés à rencontrer des imprévus ou des difficultés. Cela est encore plus vrai pour les postes à responsabilités comme celui de Chef de projet par exemple. Durant toute la conduite d’un projet, il est fréquemment exposé à des problèmes divers et se doit de trouver la meilleure solution (à la fois la plus qualitative, la plus rapide et la moins coûteuse). En réalité, il est bon de se rappeler qu’un problème devient vraiment problématique lorsqu’il ne trouve pas de solution satisfaisante.
Une difficulté n’est en fait rien d’autre qu’une belle opportunité de s’améliorer.
Alors comment aborder les situations à problèmes ? Nous allons voir que dans ces moments, ce qui fait vraiment la différence ce sont en fait nos aptitudes à gérer le stress, nos qualités (réactivité, organisation, etc) et nos compétences émotionnelles (empathie, écoute, etc). Des solutions techniques doivent être mises en œuvre c’est certain, mais ce sont bien nos forces de réactivité, notre sens de la relation client et notre créativité notamment, qui nous permettent de tirer profit de la situation.
Mais concrètement, comment mettre en pratique tout cela ? Quelle méthodologie appliquer pour reprendre l’avantage rapidement et ne pas baisser dans l’estime du client ? Existe-t-il des formations pour acquérir des méthodes efficaces en gestion de projet et mieux anticiper les risques ?
Réfléchir au véritable sens d’un problème pour en voir les opportunités
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Ce que nous allons vous livrer là, est une clé essentielle pour aborder les « problèmes » d’une manière tout à fait différente dans la gestion de projet. De nos jours, le mot « problème » a une connotation presque exclusivement négative. Du moins, c’est de cette façon que la plupart des personnes perçoivent un problème. Pourtant, à la base, la définition qui lui est donnée correspond tout simplement à « une question à résoudre ». Donc si à l’évocation de ce mot vous ressentez déjà un certain stress, essayez de voir la chose d’un point de vue différent.
Par exemple on peut se poser la question suivante : à quoi servent les problèmes ? Vous êtes probablement en train de penser que si vous n’en aviez pas votre vie serait bien meilleure, ou que votre travail serait plus agréable n’est-ce pas ? C’est compréhensible, pourtant il s’agit là d’une vision peut-être un peu limitée de la chose.
Les difficultés ou imprévus ont en réalité une vrai utilité, que ce soit dans nos vies personnelles ou sur notre lieu de travail. Elles nous permettent de nous perfectionner, d’apprendre et nous aident à évoluer constamment. A ce stade, il est fort probable que vous acquiesciez derrière votre écran en repensant à des situations dans lesquelles vous avez finalement beaucoup appris et qui vous ont permis d’améliorer vos méthodes de travail.
Donc en fait, si nous suivons ce raisonnement et en y regardant de plus près, un problème c’est déjà en soi une belle opportunité ! Mais pour qu’il devienne réellement un biais pour valoriser l’entreprise et porter des améliorations, une solution satisfaisante doit avant tout être apportée.
Il n’y a pas de problèmes, il n’y a en fait que des opportunités.
Alors en quoi un problème nous offre des opportunités ?
- C’est l’occasion de se confronter à son potentiel de gestion du stress (capacité à rester calme, à garder une vision globale, à prendre des décisions) ;
- C’est dans ces moments que vous pouvez démontrer tout votre professionnalisme et mobiliser toutes vos belles qualités professionnelles ;
- C’est aussi une opportunité d’améliorer son leadership et son management (mobiliser les ressources et les équipes, répartir les tâches efficacement, communiquer) ;
- Enfin, une difficulté nous amène inévitablement à travailler sur notre réactivité et la gestion de la relation client.
C’est au sein de ce dernier point que vous allez réellement pouvoir faire la différence. La réactivité est en effet une qualité très appréciée par les clients, elle contribue à maintenir une relation de confiance dans le temps, et ce, même s’il y a eu des petits actes manqués.
C’est dans votre capacité à trouver une solution et à la mettre en œuvre rapidement, que vous pouvez tirer parti de la situation et vous démarquer de vos concurrents.
Pour ce qui est de la relation client, une difficulté va une fois encore vous donner l’occasion de témoigner de l’intérêt et de l’attention à vos clients. Comment ? Tout d’abord par la communication et votre honnêteté, et ensuite probablement par un geste commercial si la situation requière une telle action (pour les problématiques complexes qui ont mis à mal les délais par exemple).
Aidez-vous de ce tableau qui vous permet de faire un exercice simple pour ne pas bloquer sur le problème en question, mais en faire rapidement une opportunité.
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Les opportunités principales en rapport avec la gestion du projet
- Cela vous permet d’enrichir la connaissance des risques potentiels sur des projets similaires
- Vous pouvez améliorer la réactivité d’intervention et l’efficacité des actions visant à supprimer le risque
Quelles qualités mobiliser pour résoudre une difficulté sur un projet et en faire une opportunité ?
Lorsque nous rencontrons certaines difficultés sur un projet, nos qualités nous sont d’une aide précieuse. Alors quelles qualités mettre à profit pour mieux gérer les imprévus ?
- En première position la réactivité pour montrer au client que d’emblée la situation est prise en main ;
- Les capacités d’analyse et de discernement pour mettre en exergue une ou plusieurs solutions ;
- Les qualités d’écoute et d’empathie pour mieux se mettre à la place du client, recueillir ses réclamations et cerner ses attentes ;
- La capacité de prise de décision afin de choisir la meilleure solution ;
- Les qualités relationnelles et de leadership pour mobiliser les ressources et les équipes sur la problématique à résoudre ;
- La capacité à gérer son stress (essayez les exercices de respiration en fermant les yeux ou simplement prenez un court temps de pause pour diminuer les tensions).
Chefs de projets : les étapes à suivre pour que le problème devienne rapidement une opportunité
Voici quelques conseils pour gérer une problématique sur un projet de manière efficace.
- Tout d’abord, réunissez votre équipe pour mettre en place un plan d’action rapidement
- Prévoyez plusieurs possibilités dans votre plan de résolution du problème (Plan A, Plan B et Plan C pour plus de sécurité) ou suivez les recommandations consignées dans le tableau de gestion des risques
- Informez le client pour décider de la marche définitive à suivre. Il est en effet préférable d’avoir déjà des propositions de solutions à lui faire quand vous le contacterez
- Mettez en œuvre les actions préalablement validées
- Tenez votre client informé du déroulement des opérations (rassurez-le, remerciez-le de sa compréhension, prévoyez un geste commercial)
- Faites un compte-rendu final à votre client et insistez sur le fait que ce problème a permis ou va permettre d’apporter des améliorations (partagez lesquelles)
- Organisez une nouvelle réunion d’équipe pour débriefer et améliorer vos processus de gestion de projets
Existe-t-il des formations pour être plus efficace dans la gestion de projet ?
Le digital a transformé le monde du travail et continue de le faire. En ce sens, il est vraiment utile de se former aux méthodes actuelles et aux derniers outils numériques introduits sur le marché pour gérer vos projets de façon plus efficace. Alors quelle formation pouvez-vous entreprendre ?
Formation en gestion de projet web
Cette formation est idéale pour acquérir une vision globale et à long-terme, améliorer ses connaissances techniques en marketing digital, en webdesign, en développement web, en ergonomie et pour développer des qualités organisationnelles et managériales dans un contexte économique résolument tourné vers le numérique.
Formation aux méthodes Agiles
Cette formation vous permet d’apprendre les grands principes des méthodes agiles et d’acquérir les bonnes pratiques pour optimiser la gestion de vos projets tout en étant en adéquation avec l’évolution constante des technologies et des outils numériques.
Formation Organiser et gérer son temps efficacement à l’ère du digital
Si vous voulez améliorer votre réactivité et optimiser votre temps de travail en mettant en place une organisation personnelle et collective efficace au quotidien, cette formation est celle qu’il vous faut.
Bon à savoir : vous pouvez mobiliser les droits que vous avez acquis au titre du CPF pour financer votre formation, pensez-y ! Il vous suffit de vous connecter à votre compte activité.
Si vous ne deviez retenir que le plus important, souvenez-vous que dans la gestion de projet un problème est une opportunité car il permet d’améliorer les méthodes de travail. Par ailleurs, de nombreux dirigeants s’accordent à dire que les difficultés rencontrées au cours d’un projet renforcent généralement les relations commerciales. Un point de vigilance à ce propos, puisque c’est la façon dont on gère la situation qui va permettre de faire grandir l’entreprise et la relation client.
Les qualités exprimées par le Chef de projet dans le traitement et la résolution d’une problématique, c’est cela qui fera la différence. Dans la vie en général, comme dans notre milieu professionnel, tout est avant tout une question d’attitude et d’intention. Ne pas voir le problème comme un problème mais déjà comme une opportunité d’amélioration et d’apprentissage, c’est déjà tout un pas. Par ailleurs, il est intéressant de prendre en considération l’importance de se former régulièrement, pour connaître et maîtriser les derniers outils technologiques participant à une gestion de projet efficace.
