Ce nouvel article vise à aider toute personne devant mener un projet. Qu’il s’agisse d’organiser une activité de team building ou de mener des initiatives de développement de nouveaux produits, les outils et les processus de gestion de projet existent pour rendre votre probabilité de succès beaucoup plus élevée.
Toutes nos félicitations ! Vous venez d’être chargé d’un nouveau projet important. De toute évidence, cela traduit la confiance de votre patron en vos compétences. Vous êtes à la fois excité et effrayé car un certain nombre de questions traversent votre esprit : Par où dois-je commencer ? Quelles sont les étapes nécessaires pour gérer le projet de A à Z ? Comment construire une équipe de projet performante ? À qui puis-je demander de l’aide dans ce processus ?
Pour commencer, vous devez comprendre les 5 étapes du processus de gestion de projet :
- Initiation
- Planification
- Exécution
- Gestion et contrôle
- Clôture
source: Coactis
Maintenant rentrons davantage dans les détails de la gestion d’un projet à travers ces 12 étapes indispensables pour un management de projet à succès :
1. Définir la portée : la première étape et sûrement la plus importante d’entre elles, sert à définir la portée du projet. Qu’est-ce que vous êtes censé accomplir ou créer ? Quel est l’objectif du projet ? Il est tout aussi important de définir ce qui n’est pas inclus dans la portée de votre projet. Si vous n’obtenez pas assez de définition de votre patron, clarifiez la portée et envoyez-la à votre hiérarchie pour confirmer. Si on prend l’exemple plus large d’une réception de mariage, la portée est de préparer : une réception de mariage pour 100 invités, compléter avec un dîner, un open bar, un gâteau de mariage et prévoir un groupe de danse, à une date donnée, à un coût qui ne dépasse pas 20 000 euros.
2. Déterminer les ressources disponibles : quels équipements, combien d’argent et de personnes avez-vous besoin pour atteindre les objectifs du projet ? En tant que chef de projet, vous n’aurez généralement pas le contrôle direct de ces ressources, mais il faudra les gérer par la gestion matricielle.
3. Comprendre la chronologie : quand le projet doit-il être complété ? À mesure que vous développez vos étapes, vous pouvez avoir une certaine souplesse dans la façon dont vous utilisez votre temps, mais les délais sont généralement fixés, comme dans le cas de la réception de mariage. Si vous décidez d’utiliser des heures supplémentaires pour respecter le calendrier, vous devez peser cela en fonction des limites de votre budget.
4. Assembler votre équipe de projet : rassemblez les personnes de votre équipe et commencez une boîte de dialogue. Votre travail consiste aussi à gérer l’équipe.
5. Détailler vos tâches : quelles sont les principales pièces ou composants qui doivent être créés pour compléter le projet ? Par exemple, l’organisation d’un mariage nécessite : une salle de réception, de la nourriture, des boissons, un gâteau, des invités et des divertissements. Bien sûr, chacun de ces éléments peut être divisé en plusieurs sous-éléments supplémentaires.
6. Élaborer un plan préliminaire : assemblez toutes vos étapes dans un plan. Pour cela, le mieux est d’utiliser un tableau de priorité identifiant les éléments qui doivent précéder d’autres éléments. Les pratiques formelles de gestion de projet exigent le développement de ce qu’on appelle un « diagramme de réseau et l’identification du chemin critique ». Bien que cela puisse aller au-delà de vos besoins ou de votre niveau de connaissances, le problème principal est de séquencer les activités dans le bon ordre et d’allouer de leur allouer des ressources. Qu’est-ce qui se passe d’abord ? Quelle est la prochaine étape ? Quelles étapes peuvent être réalisées simultanément avec différentes ressources ? Qui va faire chaque étape ? Combien de temps cela prendra-t-il ? Il existe de nombreux excellents logiciels disponibles qui peuvent automatiser ce processus comme Visual Planning, Collabtive, Evernote ou encore le célèbre Ganttproject.
source: Visual Planning
7. Créer un plan de base : obtenez des commentaires sur votre plan préliminaire auprès de votre équipe et de tout autre intervenant. Ajustez vos échéanciers et vos horaires de travail pour adapter le projet à la réalité. Effectuez les ajustements nécessaires au plan préliminaire pour produire un plan de référence.
8. Faire des ajustements de projet : il n’y a presque jamais assez de temps, d’argent ou de talents affectés à un projet. Votre travail consiste à faire plus avec les ressources limitées. Cependant, il existe souvent des limites sur un projet qui n’est tout simplement pas réaliste. Demandez les changements au début du projet, n’attendez pas d’être en difficulté.
9. Travailler votre plan, mais ne soyez pas rigide : élaborer le plan est important, mais le plan peut être changé. Vous avez un itinéraire pour vous rendre au travail tous les matins. Si une intersection est bloquée par un accident, vous modifiez votre plan et empruntez un autre chemin. Et bien faîtes de même avec votre gestion de projet. Changez le plan au besoin, mais gardez toujours la portée et les ressources à l’esprit.
10. Surveiller le progrès de votre équipe : vous allez faire de petits progrès au début, mais commencez ensuite à mesurer ce que tout le monde fait tout au long du projet. Cela facilitera la prise en charge de problèmes avant qu’ils ne deviennent ingérables.
11. Tout documenter : conservez toutes les archives et tous les dossiers. Chaque fois que vous déviez de votre plan de base, notez quel a été ce changement et pourquoi il était nécessaire. Chaque fois qu’une nouvelle exigence est ajoutée au projet, notez d’où l’exigence est venue et comment le calendrier ou le budget a été ajusté à cause de cela. Vous ne vous souvenez pas de tout, alors écrivez, afin de pouvoir tirer des leçons une fois le projet terminé.
12. Garder tout le monde informé : maintenez tous les acteurs du projet informés de la progression du projet grâce à une bonne communication en mode projet. Informez-les de votre réussite au fur et à mesure que vous complétez chaque étape, mais aussi des problèmes dès leur apparition. Gardez également votre équipe informée. Tous les membres de l’équipe doivent être conscients de ce que tout le monde fait, surtout dans le cadre de l’utilisation de méthodes agiles.
Pour manager un projet avec succès, vous devez appliquer les outils et la logique de la gestion de projet au travail de clarification de vos objectifs, en détaillant le travail, en construisant une équipe et en surveillant le travail.
