Développer un plan de communication peut aider à concentrer votre message et à atteindre votre public cible. Un plan peut également influencer l’efficacité et la simplicité de vos méthodes de communication.
Cet article examine ce qu’un plan de communication implique, comment et quand en créer un, et comment utiliser un plan de communication pour sensibiliser les autres à votre problème ou à votre projet.
Qu’entendons-nous par communication ?
La communication est le processus de transmission d’idées et d’informations. Pour une initiative populaire ou une organisation communautaire, cela signifie transmettre la véritable nature de votre organisation, les problèmes qu’elle traite et ses réalisations envers la communauté.
La communication peut prendre plusieurs formes, y compris :
- Bouche à oreille
- Nouvelles dans les médias (print et web)
- Communiqués de presse et conférences de presse
- Affiches, brochures et dépliants
- Communication et présentations à d’autres fournisseurs de vos services et communautaires et à des groupes et organisations communautaires
- Événements spéciaux et portes ouvertes
Pour communiquer en mode projet efficacement, cela aide à planifier ce que vous voulez de votre communication, et ce que vous devez faire pour l’obtenir.
Qu’est-ce qu’un plan de communication ?
La planification est un moyen d’organiser des actions qui mèneront à la réalisation d’un objectif. Votre objectif dans ce cas est de sensibiliser les autres aux avantages à long terme de votre initiative.
Pour élaborer un plan de communication de toute sorte, vous devez examiner quelques questions fondamentales :
- Pourquoi souhaitez-vous communiquer ? (Quel est votre but?)
- À qui voulez-vous le communiquer ? (Qui est votre public?)
- Que voulez-vous communiquer ? (Quel est votre message?)
- Comment voulez-vous le communiquer ? (Quels canaux de communication utilisez-vous?)
- Qui devriez-vous contacter et à que devez-vous faire pour utiliser ces canaux ? (Comment distribuerez-vous votre message?)
Les réponses à ces questions constituent votre plan d’action, ce que vous devez faire pour communiquer avec votre public.
Le reste de votre plan de communication comporte trois étapes :
- Mettre en œuvre votre plan d’action. Conception de votre message et distribution auprès de votre public cible.
- Évaluer vos efforts de communication et ajuster votre plan en conséquence.
- Persévérer.
La communication est une activité permanente pour toute organisation qui sert, dépend ou est en quelque sorte est liée à une communauté. Le but, le public, le message et les canaux peuvent changer, mais la nécessité de maintenir des relations avec les médias et avec les personnes clés dans la dite communauté reste. En conséquence, une partie importante de tout plan de communication consiste à continuer à utiliser et à réviser votre plan, en fonction de votre expérience tout au long de l’existence de votre entreprise.
Pourquoi devriez-vous élaborer un plan de communication?
- Un plan permettra de cibler votre communication avec précision. Cela vous donne une structure pour déterminer qui vous devez atteindre et comment.
- Un plan peut être élaboré sur le long terme pour vous aider à définir comment accroitre votre profil et affiner votre image dans la communauté au fil du temps.
- Un plan rendra vos efforts de communication plus efficaces et durables.
- Un plan rend tout plus facile. Si vous passez du temps à planifier au début d’un effort, vous pouvez économiser beaucoup de temps par la suite, car vous savez exactement ce que vous devez faire à n’importe quel moment du processus.
Quand devriez-vous élaborer un plan de communication?
Dès que votre entreprise commence à planifier ses objectifs et ses activités, vous devriez également commencer à planifier des moyens de les communiquer; Une communication réussie est un processus continu, pas un événement ponctuel.
La communication est utile en tous points dans le développement de votre organisation. Elle peut aider à expliquer une nouvelle organisation, à renouveler l’intérêt d’un programme de longue date ou à attirer de nouvelles sources de financement.
Comment développez-vous un plan de communication ?
Une façon d’examiner la planification de la communication est un processus en huit étapes.
Les étapes sont les suivantes :
- Identifier le but de votre communication
- Identifier votre audience
- Planifier et concevoir votre message
- Considérer les ressources
- Planifier les obstacles et les urgences
- Élaborer une stratégie média (RP) et social media
- Créer un plan d’action
- Décider de comment vous évaluerez votre plan avant de l’ajuster en fonction des résultats de son exécution.
1. Identifiez votre but.
Ce que vous voudrez dire dépend de ce que vous essayez d’accomplir avec votre stratégie de communication. Vous pourriez être concerné par l’une ou l’autre des combinaisons suivantes :
- Devenir connu, ou mieux connu, de votre communauté,
- Éduquer le public sur le problème abordé par votre entreprise,
- A recruter de nouveaux collaborateurs pour votre entreprise,
- Rassembler les partisans ou le grand public à votre cause,
- Annoncer des événements,
- Célébrer les honneurs ou les victoires,
- Augmenter les sources de financement de votre travail
- Combattre les arguments, les fautes ou parfois les mensonges ou les fausses représentations de ceux qui s’opposent à votre travail.
- Faire face à une crise organisationnelle connue du publique (un membre du personnel qui commet un crime, par exemple, ou un procès visé par l’organisation).
2. Identifiez votre public.
Qui essayez-vous d’atteindre ? Savoir qui est votre auditoire permet de planifier votre communication de manière logique. Vous aurez besoin de différents messages pour différents groupes, et vous aurez besoin de différents canaux et méthodes pour atteindre chacun de ces groupes.
Il existe de nombreuses façons différentes de penser à votre public et autant de manières de le contacter. Tout d’abord, il y a la question de savoir sur quel groupe(s) vous devez vous concentrer. Vous pouvez regrouper les personnes selon un certain nombre de caractéristiques :
- Les données démographiques. Les données démographiques sont simplement des informations statistiques de base sur les personnes, telles que le sexe, l’âge, l’origine ethnique et raciale, les revenus, etc.
- La géographie. Vous voudrez peut-être vous concentrer sur une ville ou une région entière, sur un ou plusieurs quartiers, ou sur les personnes qui vivent à proximité d’une caractéristique géographique ou humaine particulière.
- L’emploi. Vous pouvez être intéressé par les personnes correspondant à un PCS en particulier ou encore par des personnes sans emploi.
- Le comportement et les attitudes consommateurs.
Un autre aspect du public à considérer est de savoir si vous devez diriger votre communication vers ceux dont le comportement, la connaissance ou la condition seront directement affectés par votre message ou si votre communication doit être indirecte. Parfois, afin d’influencer une population, vous devez viser votre message vers ceux qu’ils écoutent : les leaders communautaires soit les influenceurs, les politiciens, etc.
3. Le message.
Lors de la création de votre message, considérez le contenu, l’humeur, la langue et le design.
Contenu
Dans le cadre d’une campagne nationale d’alphabétisation des adultes dans les années 1980, les publicités télévisées qui retraçaient le parcours des apprenants adultes fiers d’avoir réussi ont attiré de nouveaux apprenants dans les programmes d’alphabétisation. Les publicités qui ont décrit les difficultés des adultes ayant de mauvaises connaissances en lecture, en écriture et en mathématiques ont attiré des clients potentiels. Les deux publicités étaient destinées à faire ressortir les mêmes points, c’est dire l’importance des compétences de base et le besoin d’efforts d’alphabétisation, mais elles ont parlé à différents groupes.
Vous devez créer votre message en gardant votre public à l’esprit; La planification du contenu de votre message est nécessaire pour le rendre efficace.
Ambiance
Considérez les émotions auxquelles vous souhaitez faire appel.
L’humeur de votre message déterminera comment les gens y réagissent. En général, si l’ambiance est trop négative, trop effrayante voir culpabilisante, les gens n’y prêteront pas attention. Cela peut prendre un certain temps avant de trouver le bon équilibre. Garder votre ton positif vous permettra d’atteindre en général plus de personnes que d’évoquer des sentiments négatifs tels que la peur ou la colère.
La langue
Il y a deux aspects de la langue ici : le premier concerne la langue parlée par votre cible; l’autre est le type de langage que vous utilisez, formel ou informel, simple ou complexe, en se référant à des figures et des idées populaires.
Vous pouvez gérer le premier aspect de la langue en présentant vos supports imprimés dans la langue officielle et la ou les langues de la (les) population (s) que vous espérez atteindre et en fournissant une traduction pour les messages parlé ou diffusés.
Le second problème de la langue est plus compliqué. Si votre message est trop informel, votre auditoire peut penser que vous êtes en train de discuter avec eux ou, pire encore, que vous essayez de vous rapprocher d’eux en communiquant d’une manière qui n’est pas normal pour vous. Si votre message est trop formel, votre auditoire peut également sentir que vous ne vous ne livrez pas vraiment. Vous devriez utiliser un langage clair et direct qui exprime ce que vous voulez dire simplement et clairement.
Canaux de communication
Que pense votre auditoire, écoutez-les, regardez-les, faites les participer ! Vous devez les joindre en plaçant votre message là où ils le verront.
- Les affiches
- Des dépliants et des brochures. Cela peut être plus convaincant dans les endroits où la question est déjà dans l’esprit des gens.
- Les newsletters et emails marketing.
- Les goodies/ cadeaux promotionnels. Les casquettes, les T-shirts et les tasses peuvent servir de canaux efficaces pour faire passer votre message.
- Les bandes dessinées ou autre support de lecture. La matière à lire alors intrinsèquement intéressante pour le public cible peut être utilisée pour diffuser un message à travers une histoire que les lecteurs sont impatients de suivre, ou tout simplement par la nature convaincante du médium et de son design.
- Les sites Internet et les réseaux sociaux. En plus du site Web de votre organisation, les plateformes interactives comme Facebook, Twitter et YouTube sont des supports efficaces de communication.
- Les communiqués de presse et conférences de presse.
- Les présentations ou présence lors d’événements locaux et conférences locales, nationales, foires et autres rassemblements.
- Les événements communautaires ou nationaux.
- Les démonstrations publiques.
- Le bouche à oreille.
- La musique.
- Les expositions et l’art public.
- Les films. Depuis les débuts de l’industrie cinématographique, les films ont porté des messages sur la race, le statut de la femme, l’alphabétisation des adultes, l’homosexualité, la maladie mentale, le sida et de nombreuses autres questions sociales.
- La télévision. Elle peut à la fois transmettre des messages simples avec des publicités et des annonces de service public (PSA), et présenter des programmes d’actualités et de divertissement qui traitent votre problème ou le profil de votre organisation.
4. Ressources.
Qu’allez-vous faire de vos ressources financières ? Avez-vous les ressources humaines pour mettre votre plan de communication à profit ? Si vous allez investir de l’argent, quelles sont les chances que les résultats arrivent en valeur ? Qui perdra quoi, et qui obtiendra quoi par votre utilisation des ressources financières et humaines ?
Votre plan devrait inclure des déterminations soigneuses de combien vous pouvez dépenser et de la quantité de personnel qu’il est raisonnable d’utiliser. Vous pouvez également obtenir du matériel, du temps d’antenne et d’autres biens et services auprès de particuliers, d’entreprises, d’autres organisations et d’institutions.
5. Anticiper les obstacles et les urgences.
Un certain nombre de choses peuvent se produire au cours d’un effort de communication. Quelqu’un peut oublier d’envoyer un communiqué par email ou d’oublier d’inclure un numéro de téléphone ou une adresse électronique. Un mot crucial sur vos affiches ou dans votre brochure peut être mal orthographié, ou un journaliste pourrait avoir des informations importantes fausses. Pire encore, vous devrez faire face à une véritable catastrophe impliquant l’organisation qui a le potentiel de discréditer tout ce que vous faites, notamment en terme d’e-reputation.
Il est important d’essayer d’anticiper ces types de problèmes et de créer un plan pour y faire face. La planification de crise devrait faire partie de tout plan de communication, de sorte que vous saurez exactement ce qu’il faut faire lorsqu’un problème ou une crise se produit. Les plans de crise doivent inclure : qui prend la responsabilité de savoir ce qui concerne les médias, la correction des erreurs, la décision de savoir si quelque chose doit être redéfini, etc. Ils doivent couvrir autant de situations et autant d’aspects de chaque situation que possible.
6. Élaborer une stratégie de diffusion et visibilité auprès des médias et d’autres personnes.
Établir des relations avec des représentants individuels et les médias est une partie importante d’un plan de communication, tout comme l’établissement de relations avec des personnes et des institutions influentes dans votre communauté et / ou la population que vous essayez d’atteindre. Vous devez vous faire des contacts personnels, donner aux médias et à d’autres, des raisons de vouloir vous aider et maintenir ces relations au fil du temps afin de maintenir les canaux de communication ouverts.
Les personnes qui peuvent vous aider à diffuser votre message peuvent varier selon les leaders formels de votre communauté (élus, PDG d’entreprises importantes, entreprises, etc.) aux influenceurs communautaires et aux citoyens ordinaires.
7. Créez un plan d’action.
Maintenant, il s’agit de mettre tout cela dans un plan d’action. Au moment où vous atteindrez ce point, votre plan sera déjà terminé. Vous savez quel est votre but et qui vous devez atteindre, ce que votre message devrait contenir et à quoi il doit ressembler, ce que vous pouvez vous permettre, à quels problèmes vous pourriez faire face et quels canaux peuvent être utilisés pour atteindre votre public cible et comment.
Maintenant, il s’agit simplement de rassembler tous ces détails ensemble en composant votre message (peut-être plus d’un, afin d’utiliser divers canaux), en contactant les personnes qui peuvent vous aider à faire passer votre message et à tout mettre en place pour commencer votre effort de communication. Et enfin, vous évaluerez vos efforts afin de continuer à vous améliorer.
8. Évaluation.
Si vous évaluez votre plan de communication en fonction de la façon dont vous l’exécutez et de la façon dont cela fonctionne, vous pourrez apporter des modifications pour l’améliorer. Il continuera ainsi à devenir plus efficace chaque fois que vous l’implémentez.
Afin d’élaborer un plan de communication gagnant vous devez maintenir l’effort, ajuster votre plan et communiquer afin de vous assurer une bonne gestion de projet.
