Parce que les besoins en information et les méthodes varient considérablement selon les différents projets il parait plus qu’opportun d’élaborer un plan de communication projet. On fait le point.
Une communication efficace, c’est l’essence même de la gestion de projet ; d’où la nécessité de créer un plan de communication. Selon l’Institut de gestion de projet- The Project Management Institut – les entreprises les plus performantes ayant terminé 80% de leurs projets sont en réalité deux fois plus susceptibles d’avoir des plans de communication en place que leurs homologues ayant de plus faibles performances. Alors si vous n’avez pas de plan ou souhaitez mettre à jour votre plan actuel, cet article est fait pour vous !
Pourquoi ai-je besoin d’un plan de communication pour mon projet ?
La communication est un « processus par lequel les informations sont échangées entre les individus à travers un système commun de symboles, de signes ou de comportement.» Jusque-là tout va bien et pourtant, une communication efficace en entreprise demeure assez rare ! Le manque de temps, les styles personnels, les distractions quotidiennes et les différentes hypothèses peuvent facilement perturber la communication. Comme l’a souligné le dramaturge George Bernard Shaw, « le plus gros problème de la communication est l’illusion qu’elle ait eu lieu ».
Un plan de communication de projet est un modèle des processus de communication pendant votre projet. Le plan doit alors aider à fournir les bonnes informations, aux bonnes personnes, au bon moment, dans un format qui fonctionne pour elles.
Avoir un plan permet de :
- Faciliter le soutien et à l’assistance auprès des différentes parties prenantes,
- Définir les attentes avec les parties prenantes, l’équipe du projet et les fournisseurs externes,
- Améliorer la prise de décision,
- Garder l’équipe au fait des tâches actuelles et à venir,
- Définir les rôles et les responsabilités, par exemple, qui doit assister à des réunions hebdomadaires…
- Améliorer les réunions,
- Décrire les processus pour faire face aux risques et aux problèmes.
Comment préparer un plan de communication pour mon projet ?
La création d’un plan de communication se déroule généralement pendant la phase de planification de votre projet. Pour gagner du temps, vérifiez si des modèles ou des directives existent au sein de votre organisation, vous pouvez ainsi les utiliser.
Il existe cinq étapes clés à suivre lors de la préparation de ce document.
Décrire les objectifs
La première étape consiste à décider de vos objectifs pour le plan et ce que vous voulez réaliser grâce à une communication efficace. Cela peut inclure :
- La prise en charge du projet
- L’amélioration de l’engagement des parties prenantes
- Le rassemblement des différentes contributions de l’équipe du projet.
Il est important de lier vos objectifs au plan de projet global afin de vous assurer que l’équipe est parfaitement alignée et de bien comprendre les paramètres de réussite.
Définir le public
Ensuite, créez une liste de personnes ayant besoin de recevoir des informations sur le projet. Généralement, vous devriez impliquer:
- Les parties prenantes
- L’équipe en charge du projet
- Fournisseurs externes
- Départements internes pertinents.
Décider de l’information nécessaire
Les différents membres de l’équipe ont besoin d’informations différentes pour contribuer à leur manière positivement. L’adaptation des informations permet également d’économiser du temps pour le destinataire.
Pour ce faire, regardez votre auditoire et pensez à ce qu’ils doivent savoir. Voici quelques idées pour commencer :
- Les parties prenantes : plan de projet, statut, budget, demandes de changement et gestion des risques.
- Équipe de projet : affectations, statut, travaux en cours, problèmes et suivi des risques, les leçons apprises.
- Fournisseurs externes : calendrier et échéances, statut et délais.
- Départements internes pertinents: le statut, y compris toute modification des délais livrables.
Méthodes et fréquence
La clé de la communication efficace est de découvrir les besoins des autres et d’adapter vos méthodes de communication en conséquence. Prendre du temps pour comprendre et mettre en œuvre cette approche augmente la probabilité que votre auditoire prête attention à ce que vous dites, ce qui conduira à des résultats plus positifs.
Les outils de communication communs comprennent :
- Les réunions : les réunions de projet sont un excellent moyen de rassembler l’équipe et de résoudre des problèmes. Assurez-vous que vos réunions soient productives avec ces conseils.
- Les rapports de projet : utilisez un outil de projet collaboratif pour rassembler rapidement les informations pertinentes provenant de différentes sources dans un format requis. Les types de rapport comprennent la progression du projet, le rapport de type «Mon travail», les tableaux de bord en temps réel, les risques et les ressources.
- L’email : peut-être la forme la plus commune de communication de projet. Bien que le courrier électronique soit un moyen utile de suivre les conversations et les décisions, encouragez votre équipe à vous parler – c’est souvent plus efficace !
- Les forums de discussion: les forums de discussion en ligne aident les équipes à collaborer et à partager leurs connaissances et sont particulièrement utiles pour les équipes travaillant à distance.
- Les référentiels de documents : créez un emplacement central pour les documents de projet pour vous assurer que tout le monde ait accès aux mêmes sources.
- Les enquêtes : les enquêtes sont un moyen rapide de vérifier auprès de votre équipe, lors de l’exécution du projet, les leçons apprises une fois le projet terminé.
Demandez à vos parties prenantes et à votre équipe de projet comment elles souhaitent communiquer : réunions hebdomadaires, courriels, tableaux de bord de projet, etc. Cette étape devient encore plus importante lorsque l’on considère la quantité de données de projet et les outils de communication disponibles.
Une fois que les outils sont identifiés, établissez la fréquence de la communication, par exemple, des rapports d’état hebdomadaires par e-mail et des rendez-vous mensuels en face-à-face avec vos parties prenantes.
Enfin, expliquez qui est responsable de chaque canal de communication.
Mesure du succès
Compte tenu de la façon dont la communication est cruciale pour votre projet, il est important de suivre et d’analyser votre plan à intervalles réguliers. Prévoyez le temps de voir ce qui fonctionne ou pas et les ajustements nécessaires. De plus, demandez aux intervenants et à l’équipe leur contribution. Documentez vos constatations pour améliorer les plans futurs.
Matrice de communication
Les membres de l’équipe et les parties prenantes sont des individus occupés avec beaucoup de demandes concurrentes ! Si possible, créez un graphique de référence rapide qui résume les principaux axes de votre plan. Voici un exemple pour vous aider à démarrer.
Source : www.brightwork.com
Plan d’action de communication
Après avoir créé votre plan de communication, vous devrez peut-être élaborer un plan d’action pour suivre toutes les activités. Il est très facile de le faire en utilisant des listes Excel ou SharePoint. Voici des éléments clés à inclure :
- Audience : Qui recevra le message ?
- Message : Quel est le sujet ?
- Communicant : Qui transmet la communication ?
- Horaire : Quand et à quelle fréquence cela aura-t-il lieu ?
- Méthode : Comment le message sera-t-il livré ?
- Statut : mise à jour des communications à ce jour.
Conclusion
Une communication efficace est cruciale pour la gestion réussie des projets. Ne laissez pas votre communication au hasard, développez et partagez plutôt un plan avec votre équipe.
Après lecture vous vous rendez compte que vous avez toutefois besoin de conseils pour créer et exécuter un plan de communication ? N’attendez plus pour vous renseigner sur la formation dédiée à la communication en mode projet VISIPLUS academy.
