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Entreprises et formation : quelles obligations légales ?

quelles obligations légales pour les entreprises en termes de formation ?

En France, les entreprises doivent respecter un certain nombre d’obligations légales en matière de formation. Quelles sont ces fameuses obligations ? Comment mettre en place les formations obligatoires ? Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect de la loi ? Nous vous expliquons l’essentiel à savoir dans notre article !

Formation des salariés : les bases pour bien commencer

En France, on distingue plusieurs types de formations. En particulier :

  • des formations obligatoires, essentiellement liées à la santé, la sécurité et l’hygiène. Le plus souvent, seules certaines entreprises y sont soumises en fonction de leur taille et/ou de leur activité professionnelle ;
  • les formations professionnelles qui permettent aux salariés d’optimiser leurs compétences métiers… Ou même d’en acquérir de nouvelles dans le but d’évoluer vers un nouveau poste. Il peut s’agir de formation en marketing digital par exemple, en management d’équipe, en webdesign, en relation client digital, etc. Ces formations s’adressent à tous les salariés dans le cadre de leur formation continue et sont aussi soumises à un certain nombre d’obligations légales.

Bon à savoir également : lorsque les formations sont dispensées durant les heures de travail, elles donnent normalement droit à une rémunération de la part de l’entreprise. Ce n’est pas le cas si elles ont lieu en dehors des heures de travail.

Hygiène, sécurité… Quelles sont les obligations légales en matière de formations obligatoires pour les entreprises ?

Certaines formations sont considérées comme obligatoires. Notamment parce qu’elles permettent aux salariés de remplir leurs missions dans de parfaites conditions de sécurité et le respect de la réglementation en vigueur.

Parmi elles, citons surtout les formations à la sécurité, dont l’objectif est de prévenir les maladies professionnelles et/ou les accidents de travail. Elles peuvent concerner toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité ! En pratique, elles sont tenues de les faire suivre aux salariés :

  • fraîchement embauchés, que ce soit en CDI ou en CDD ;
  • qui changent de poste de travail, qui doivent utiliser un nouvelle machine ou une nouvelle technique de travail « à risque » ;
  • qui reprennent le travail après un arrêt d’au moins vingt et un jour ;
  • liés par un contrat de travail temporaire SAUF s’ils disposent déjà des qualifications nécessaires pour remplir leurs missions sans danger.
Il existe des formations obligatoires en matière de sécurité !

Toujours dans la catégorie des formations obligatoires, citons également les formations à :

  • la prévention des risques professionnels, qui concernent les entreprises de plus de 20 salariés ;
  • l’hygiène alimentaire. Bien entendu celles-ci sont seulement obligatoires dans les entreprises qui manipulent des aliments ;
  • l’égalité professionnelle. Comme leur nom l’indique, elles permettent de sensibiliser tous les salariés à l’égalité femmes/hommes dans le milieu professionnel… Mais elles sont seulement obligatoires dans les entreprises de plus de 50 salariés.

« Ces formations obligatoires sont des heures de travail : elles doivent être rémunérées en tant que telles et dispensées pendant le temps de travail. »

Source : Ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique,
via economie.gouv.fr

Quelles sont les obligations légales en matière de formation professionnelle continue pour les entreprises ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la loi impose d’assurer chaque année la formation continue d’une partie de la masse salariale. Notamment afin de permettre aux salariés de maintenir leur capacité à occuper un emploi, dans un contexte d’évolution technologique très rapide. Ou tout simplement de les aider à s’adapter à leur nouveau poste de travail !

En pratique, cette obligation concerne :

  • au moins 1% de la masse salariale, pour les entreprises de moins de 10 salariés ;
  • ou au moins 1,68 % pour les entreprises de 10 salariés et plus.

Les entreprises ont également l’obligation :

  • d’informer les salariés sur leurs droits à la formation professionnelle continue. Classiquement, cette tâche revient aux services RH. Ces derniers peuvent communiquer à ce sujet par mails, lors de réunions ou encore au cours d’entretiens individuels avec chaque salarié ;
  • de les accompagner du mieux possible dans leur parcours de formation ;
  • et également d’accepter les demandes de formation émises par leurs salariés dans la mesure du possible ! Cependant, selon les circonstances, vous conservez le droit de les refuser ou de les reporter.

Un exemple concret avec le PTP (Projet de transition professionnelle)

En temps normal, les entreprises se doivent d’accepter les demandes de formation de leurs salariés si ces derniers remplissent toutes les conditions pour en bénéficier.

Cependant, même lorsqu’ils remplissent toutes les conditions nécessaires, la loi vous permet de reporter leur entrée en formation si leur départ met votre activité en péril.

Exemple concret : un salarié demande à bénéficier du projet de transition professionnelle dans l’espoir de changer de métier. Normalement, vous ne pouvez pas l’en empêcher si :

  • il remplit les conditions d’ancienneté prévues par la loi. A savoir : pouvoir justifier d’une activité salariée d’au moins 24 mois consécutifs ou non, dont 12 mois dans votre entreprise. CDI, CDD : même combat. La nature des contrats ne comptent pas ;
  • il vous a adressé sa demande dans les délais impartis. Soit : 60 jours avant le début de sa formation, si cette dernière dure moins de 6 mois. Ou 120 jours avant le début de sa formation, si celle-ci dure 6 mois ou plus.
Vous ne pouvez pas refuser une demande de PTP effectuée dans les délais en vigueur si le salarié remplit toutes les conditions pour en bénéficier.

Toutefois, vous avez le droit de différer sa demande de 9 mois maximum s’il vous manque trop d’effectifs pour le moment. Pour en savoir plus à ce sujet, nous vous invitons à consulter la fiche du PTP sur le site du gouvernement.

Un mot sur le plan de développement des compétences de l’entreprise

Techniquement, créer un plan de développement des compétences (nouveau nom du « plan de formation ») n’est pas une obligation légale. Mais cela n’en reste pas moins vivement conseillé !

En principe, vous pouvez l’établir chaque année, en consultant
le Comité Social et Economique (CSE) si votre entreprise compte au moins 50 salariés. Toutefois certains accords collectifs permettent plutôt de l’établir tous les 3 ans.

Formations professionnelles pour optimiser les compétences numériques de vos collaborateurs, actions de VAE, bilan de compétences… Ce document vous aide non seulement à remplir vos obligations légales en matière de formation mais aussi à préparer l’avenir de votre entreprise, en permettant à vos collaborateurs d’acquérir les compétences nécessaires à son développement !

Au besoin, vous trouverez de plus amples informations sur le plan de développement des compétences dans cet article.

D’autres obligations légales « spéciales » à connaître au sujet des formations

A toute fin utile, nous rappelons également :

  • qu’un salarié souhaitant bénéficier d’une VAE (Validation des Acquis de l’Expérience) est en droit de vous demander un congé pour préparer ses examens ou passer son examen. Ce congé ne peut pas excéder 24 heures de travail, consécutives ou non. Normalement, s’il vous en fait la demande au moins 60 jours avant le début de l’action VAE et que le congé demandé n’excède pas la fameuse durée de 24 heures vous ne pouvez pas lui refuser… Sauf si le salarié en question a déjà bénéficié d’un congé VAE au cours de la dernière année. Mais ce cas de figure est assez rare ;
  • que si vous engagez un alternant, vous avez bien entendu l’obligation de lui confier des missions cohérentes avec le diplôme qu’il cherche à obtenir. Etant entendu que ces missions lui servent en quelque de sorte de « formation pratique ». De plus, vous ne devez rien faire qui puisse l’empêcher de suivre correctement sa formation théorique en parallèle. Ce qui revient par exemple à éviter de l’envoyer en déplacement dans une région trop éloignée de son centre de formation… Problème qui ne se pose pas pour les alternants qui suivent leurs cours en ligne, bien entendu ;
  • que vous vous devez de respecter l’accord d’entreprise ou la convention collective applicable à l’entreprise si ces documents prévoient des périodes de formation obligatoires ;
  • et enfin, que vous devez aussi respecter les éventuelles obligations de formation présentes dans certains contrats de travail.

Quelles sanctions en cas de non-respect des obligations légales en matière de formation ?

Classiquement, un manquement aux obligations légales se traduit par une amende plus ou moins lourde. Son montant exact dépend de la gravité de la faute : il peut ainsi être assez élevé si vous avez omis de former vos collaborateurs aux mesures de sécurité. A plus forte raison si ce manquement a débouché sur un accident de travail !

En pratique, c’est l’inspection du travail qui se charge généralement de prononcer la sanction. Elle peut également vous ordonner de vous mettre le plus rapidement possible en conformité avec la loi… Et doubler l’amende, en cas de récidive.

Comment les formations sont-elles financées ?

Chaque année, l’état sollicite un « effort de financement de la formation professionnelle » de la part des entreprises. A hauteur de :

  • 0,55 % de la masse salariale pour les entreprises de moins de 11 salariés ;
  • 1% de la masse salariale pour les entreprises de 11 salariés et plus.

Auparavant, les OPCO (Opérateurs de Compétences) collectaient directement la contribution légale obligatoire à la formation professionnelle. Mais depuis le 1er janvier 2022, ce sont les Urssaf et les caisses de la MSA qui se chargent de la collecter ! Tout comme ils se chargent aussi à présent de récolter la taxe d’apprentissage, due par toutes les entreprises soumises à l’impôt sur le revenu ou à l’impôt sur les sociétés…

Il est possible de cumuler plusieurs dispositifs pour financer la formation des salariés

Sachez également que certaines entreprises reversent une contribution conventionnelle. A comprendre : une contribution supplémentaire à la formation professionnelle, généralement fixée par un accord de branche.

Mais les entreprises ont aussi le droit de verser des contributions volontaires, dont elles fixent alors elles-même le montant, pour financer la formation de leurs salariés !

Cela étant dit, même si l’entreprise est directement impliquée dans le financement des formations de ses salariés, elle peut aussi bénéficier de différentes aides. Notamment de la part des régions, de l’Etat ou même de l’Union Européenne dans certains cas. De plus, vous pouvez aussi envisager un cofinancement de la formation, en mettant à profit le CPF (Compte Personnel de Formation) de votre collaborateur !

Pour en savoir plus, nous vous invitions à consulter notre guide des dispositifs de financement !

Comment déployer votre politique de formation ?

Première chose à faire : identifier les formations obligatoires, notamment en matière de sécurité et d’hygiène, en fonction des postes occupés par vos salariés et votre secteur d’activité. Pour cela, vous pouvez notamment vous référer au code du travail.
L’ Article R4141-15 par exemple, indique clairement qu’une
« formation à la sécurité sur les conditions d’exécution du travail » est nécessaire pour les salariés exerçant l’une des activités suivantes :

obligations légales formation : une formation à la sécurité est notamment obligatoire pour les salariés travaillant au contact d'animaux dangereux, utilisant des machines ou manipulant des produits chimiques.
Source : article R4141-15 code du Travail

Dans un second temps, il est également recommandé d’établir un plan de développement des compétences, comme nous l’avons déjà mentionné plus haut. Ce plan définira les actions de formation à mettre en place… Ainsi que les organismes de formation appropriés !

Pour bien les choisir, comparez soigneusement :

D’ailleurs, nous vous recommandons le format e-learning ! Il facilite grandement l’organisation de la formation et permet également d’éliminer de nombreux frais, comme les frais de déplacement.

Enfin, une fois les formations et les organismes sélectionnés, veillez à :

  • bien informer les salariés. En particulier au sujet des formations obligatoires auxquelles ils doivent absolument participer ;
  • assurer également le suivi des formations, à l’aide d’un test pour vous assurer que vos collaborateurs ont bien acquis les compétences espérées par exemple. Bien entendu, vous pouvez le faire pour les formations professionnelles en marketing ou en community management. Mais le plus important reste de vérifier que vos collaborateurs maîtrisent parfaitement bien les règles d’hygiène et de sécurité !
Consultez les avis des apprenants pour évaluer le niveau des organismes de formation.
Source : témoignages VISIPLUS academy

Pour aller plus loin

Même si nous vous avons déjà présenté les principales obligations légales en matière de formation, retenez que les entreprises sont soumises à de nombreuses autres contraintes. C’est d’ailleurs pourquoi l‘Etat encourage chaudement la formation des chefs d’entreprise… Et ce, quelle que soit la taille de leur structure !

Cela leur permet d’éviter de nombreux impairs – et les sanctions associées – tout en leur donnant des bases solides pour bien développer leur activité.

Il est d’autant plus dommage de s’en priver qu’il existe de nombreuses options possibles. Notamment des formations dédiées aux responsables de petites et moyenne structures (PME) !

Mais ce n’est qu’un exemple parmi tant d’autres ! Au besoin, sachez que notre organisme propose également plusieurs formations professionnelles dans les domaines du marketing digital, de la communication, du développement web, de la cybersécurité, etc.

Nous délivrons aussi des formations en Ressources Humaines, dont l’Executive MBA Management des RH et projets RSE par exemple. Entre autres choses, celui-ci vous donnerait toutes les clés pour bien construire votre politique de formation dans le respect des obligations légales !

Des questions ? Dans ce cas, n’hésitez pas à contacter directement nos conseillers ! Ils seront ravis de vous renseigner et de vous accompagner pour faire financer la formation de votre choix si vous le souhaitez !

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