Indispensable à la bonne gestion d’une entreprise, la tenue de sa comptabilité peut parfois représenter certains défis. Saisie des données, catégorisation des transactions et rapprochement bancaire, respect des dernières réglementations et des délais pour les déclarations comptables et fiscales… Toutes ces opérations peuvent facilement être source d’erreurs. Et ces erreurs peuvent ensuite avoir des conséquences importantes sur le bon fonctionnement et la pérennité de l’entreprise…
Alors quelles sont les erreurs comptables les plus courantes dans une entreprise ? Et comment les éviter ? Conseils et explications.
Erreur n°1 : mélanger vos dépenses personnelles et professionnelles
Vous gérez une start-up, une TPE ou la filiale d’un grand groupe ? Quelle que soit la taille de votre entreprise, la première règle comptable à respecter est de toujours bien distinguer vos comptes personnels et professionnels. En effet, vos dépenses personnelles ne peuvent pas être supportées par l’entreprise. En plus de nuire à son bon fonctionnement et à sa santé financière, cela peut aussi vous rendre coupable d’abus de biens sociaux !
Pour éviter des erreurs aux conséquences importantes, il est donc indispensable de bien séparer vos finances personnelles et professionnelles. L’entreprise doit avoir un compte bancaire distinct, avec une carte bancaire dédiée. Il vous suffit ensuite de ne jamais utiliser la carte bancaire de votre société pour vos dépenses personnelles.
Bon à savoir : vous réglez certaines des dépenses de votre société avec vos fonds propres ? Cela revient simplement à lui prêter de l’argent. Considérées comme un « apport », ces dépenses sont ajoutées au « compte courant créditeur ». Elles vous sont remboursées lorsque l’entreprise dispose des fonds nécessaires.
Erreur n°2 : oublier de saisir certaines transactions
Ne pas enregistrer toutes les transactions effectuées par ou pour votre entreprise fait partie des autres erreurs comptables assez courantes. Qu’il s’agisse de dépenses ou de recettes, oublier certaines transactions affecte nécessairement la comptabilité de votre entreprise ! Cela peut créer des « trous » ou des « écarts » dans sa comptabilité. Le bilan annuel et le compte de résultat de l’entreprise peuvent alors être difficiles à établir. Mais alors comment être certain d’entrer toutes les transactions de l’entreprise ?
Pour éviter d’éventuels oublis, obligez-vous à tenir régulièrement votre comptabilité. Selon la nature de votre activité et le nombre de transactions effectuées par l’entreprise, vous pouvez par exemple vérifier votre compta une fois par jour, une fois par semaine ou une fois par mois. Vérifiez de manière rigoureuse que vous avez comptabilisé toutes les entrées et les sorties d’argent (et que vous avez conservé tous les justificatifs de ces transactions). Vérifiez également que vous les avez enregistrées sur le bon compte.
Erreur n°3 : faire des erreurs au moment de la saisie des données
En plus de vérifier la saisie de toutes les transactions effectuées par ou pour l’entreprise, vous devez aussi être certain d’enregistrer les bonnes données ! Ajouter un 0 ou oublier une virgule, inverser deux chiffres, renseigner le montant HT au lieu du montant TTC… Qu’il s’agisse d’une faute de frappe ou d’une erreur d’inattention, ces petites erreurs peuvent facilement fausser votre comptabilité, et avoir d’importantes répercussions sur la gestion financière de votre entreprise.
Pour éviter ce type d’erreur comptable, pensez à vérifier plusieurs fois les données saisies. Vous pouvez aussi demander à une autre personne de contrôler les chiffres enregistrés dans la comptabilité de l’entreprise.
Erreur n°4 : mal catégoriser les transactions
En plus d’enregistrer toutes les transactions de votre entreprise et de saisir les bons chiffres, vous devez aussi bien les classer. Si vous ne maîtrisez pas certaines règles comptables, il peut par exemple vous arriver de passer une écriture comptable à l’envers (enregistrer une « facture » comme un « avoir »). Vous pouvez aussi confondre les charges et les immobilisations, ou vous tromper de « type » de dépenses (ajouter une dépense d’exploitation dans la catégorie des dépenses d’investissement). Or, une mauvaise catégorisation des données peut fausser le bilan et le calcul du résultat de l’entreprise.
Pour éviter ces erreurs, vous devez comprendre les mécanismes généraux de la comptabilité, savoir distinguer les dépenses des recettes, et les différents types de comptes. Avoir quelques notions essentielles de comptabilité est en effet indispensable pour saisir les opérations comptables quotidiennes de votre entreprise, et bien les catégoriser.
Erreur n°5 : ne pas rapprocher vos comptes
Le rapprochement bancaire vous permet de vérifier si les opérations saisies dans votre comptabilité correspondent bien à la situation bancaire de votre entreprise. Cet exercice consiste à comparer les transactions enregistrées dans votre comptabilité avec les données qui figurent sur vos relevés de banque. Une étape indispensable pour éviter d’éventuelles erreurs comptables !
Pour vérifier la comptabilité de votre entreprise, vous pouvez aussi « rapprocher » d’autres comptes (le compte clients avec le compte de suivi des créances, par exemple). Cela vous permet de détecter d’éventuels doublons, des oublis de données ou des anomalies de saisie… Et une fois identifiées, vous pouvez corriger ces erreurs comptables à temps ! Ces rapprochements peuvent être effectués une fois par semaine, une fois par mois ou une fois par trimestre (toujours en fonction de la taille et du volume de transactions de votre entreprise).
Erreur n°6 : négliger la tenue de votre comptabilité
Obligatoire pour l’entreprise, la tenue d’une comptabilité permet d’analyser son activité et reflète sa santé financière. Comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives : chaque année, vous devez établir et enregistrer un certain nombre de documents. Si vous négligez la tenue de vos registres comptables, vous pouvez avoir du mal à dresser votre bilan ou à savoir exactement où en sont les finances de votre entreprise. Votre comptabilité doit être régulière, sincère et fidèle à la réalité.
Pour éviter toute erreur, vous pouvez confier la gestion de la comptabilité de votre entreprise à un professionnel. Un expert-comptable se chargera notamment d’établir, d’enregistrer et de publier tous les documents annuels obligatoires, conformément aux règles en vigueur. Si vous choisissez de vous occuper vous-même de la compta de votre entreprise, assurez-vous d’abord d’avoir les connaissances et les compétences nécessaires (ainsi que les bons outils !).
Erreur n°7 : ne pas conserver vos reçus, factures et autres justificatifs
Oublier de conserver les justificatifs des transactions fait partie des erreurs courantes dans les entreprises ! Qui n’a jamais malencontreusement jeté le reçu d’un déjeuner d’affaires ou perdu la facture d’achat de cartouches d’encre ? Il est pourtant indispensable de pouvoir retrouver les factures et les reçus pour tenir la comptabilité de l’entreprise. Certains documents administratifs et financiers doivent aussi être conservés (les contrats, les relevés bancaires…).
Pour éviter de perdre ou de jeter les documents comptables de votre entreprise, rien de plus simple ! Il vous suffit de les ranger immédiatement dans un carton, un classeur ou un tiroir dédié. Pour faciliter la tenue de votre comptabilité, pensez aussi à les classer régulièrement (une fois par semaine ou une fois par mois, selon le volume de documents). Rangez-les par ordre chronologique (en plaçant les plus anciens en bas de la pile). Vous pouvez aussi les organiser par client, par fournisseur, par type de dépense…
Tous ces justificatifs doivent ensuite être correctement archivés, et conservés pendant une durée minimum (10 ans pour les documents relatifs au compte annuel de l’entreprise).
Erreur n°8 : oublier de faire certaines déclarations obligatoires
Votre comptabilité est à jour, vous vérifiez régulièrement l’exactitude des données enregistrées et vous conservez tous les documents relatifs aux transactions de votre entreprise ? Vos obligations ne s’arrêtent pas là : vous devez aussi penser à déclarer certains chiffres et certaines informations, en respectant les bonnes échéances. Oublier ces déclarations (ou ne pas les faire à temps) peut en effet vous exposer à des pénalités financières.
Déclaration de chiffre d’affaires, déclaration de TVA, dépôt des comptes annuels… Pour être certain de ne manquer aucune échéance, pensez à vous tenir informé des dernières réglementations en vigueur. Vous devez connaître toutes les obligations comptables, fiscales et sociales auxquelles est soumise votre entreprise (elles dépendent de son statut fiscal et juridique).
Erreur n°9 : mal gérer sa trésorerie
Pour que votre entreprise fonctionne de manière durable, vous devez enfin savoir suivre ses indicateurs clés de performance (KPI), et bien gérer sa trésorerie. Et pour cela, il faut éviter certaines erreurs comptables et financières courantes : accorder des délais de paiement trop longs à vos clients, manquer de visibilité à court et moyen terme, mal gérer vos stocks ou dépasser les budgets prévus, ne pas anticiper certaines dépenses ou imprévus…
Si vous confiez la gestion de votre comptabilité à un professionnel, il vous renseignera évidemment sur votre situation financière et sur l’état de votre trésorerie. Il pourra orienter certaines de vos décisions, et vous aider à anticiper et à bien gérer vos flux de trésorerie. Mais vous pouvez aussi apprendre à piloter la stratégie financière de votre entreprise, grâce à une formation dédiée.
Erreur n°10 : ne pas se former à la comptabilité
Pour éviter à votre entreprise toutes ces erreurs comptables courantes et fréquentes, commencez par bien vous former ! En effet, il ne suffit pas d’être suffisamment rigoureux et organisé pour tenir une bonne comptabilité. Vous devez maîtriser un certain nombre de règles comptables et fiscales, savoir catégoriser des opérations, rapprocher des comptes, utiliser des outils digitaux d’automatisation…
Visiplus Academy propose plusieurs formations en administration, finances et comptabilité pour acquérir ces compétences (ou pour les mettre à jour). Accessible en digital learning et éligible CPF, notre cursus « Élaborer la comptabilité générale de l’entreprise » vous permet d’apprendre à assurer les opérations comptables essentielles à la bonne gestion d’une entreprise. À l’issue de cette formation, vous pouvez notamment assurer la tenue comptable et financière de l’entreprise. Vous pouvez également présenter ses comptes annuels.
Vous pouvez aussi suivre une formation courte pour améliorer vos compétences et éviter certaines erreurs comptables courantes. Découvrez par exemple notre module de formation « Maîtriser les principes de la comptabilité générale ». En ligne, elle est accessible tout au long de l’année. Vous pouvez enfin aller plus loin dans votre maîtrise de la comptabilité avec notre formation « La comptabilité approfondie de l’entreprise ». N’hésitez pas à contacter nos équipes pour en savoir plus.
