En tant que gérant d’entreprise ou professionnel des Ressources Humaines, il est essentiel de prendre en compte les éléments clés d’un budget formation. Chaque année, les investissements des entreprises dans la formation de leurs salariés sont de plus en plus important. En ce sens, il est est devenu primordial d’analyser au plus près les besoins et d’opter pour les financements adéquats, ceci dans le but de réduire les coûts.
Bien dépenser le budget formation requiert des aptitudes en gestion financière, afin de répondre précisément à des compétences clés qui favoriseront un bon retour sur investissement. Dans cet article, on vous dit tout ce que vous devez savoir pour maîtriser l’ingénierie financière de la formation professionnelle.
Pourquoi faut-il maîtriser l’ingénierie financière de la formation professionnelle ?
La réponse à cette question est relativement simple. Maîtriser les dépenses de votre entreprise permet de réaliser des économies, et donc de pouvoir investir encore plus dans le développement des compétences des salariés si l’entreprise a des besoins importants par exemple.
Élaboration du budget : définissez les axes de formation de l’entreprise
La priorité quand on veut définir le budget formation de l’entreprise est d’identifier des axes en adéquation avec ses besoins. Pour ce faire, il est nécessaire de considérer les facteurs externes pouvant avoir des conséquences sur l’activité de l’entreprise et les besoins en compétences.
Il faut donc surveiller les modifications de réglementation, mais aussi les diverses évolutions en matière de technologies et le contexte du marché. Par ailleurs, vous devez également prendre en compte les projets de l’entreprise et les objectifs internes pour pouvoir mieux définir encore les compétences. En ce qui concerne la formation individuelle, c’est lors des entretiens annuels que vous allez pouvoir dresser un bilan.
Pour suivre les évolutions réglementaires, vous pouvez vous référez au site du Service Public afin d’accéder aux Obligations de l’employeur en matière de formation professionnelle.
Retrouvez ici toutes les informations clés pour Etablir un plan de développement des compétences des salariés en restant en adéquation avec le cadre légal.
Identifiez la totalité des dépenses pour définir votre budget formation
Pour définir le budget de la formation professionnelle, il est nécessaire d’identifier les coûts cachés potentiels, mais également les coûts directs et les coûts indirects.
Alors quels sont les coûts principaux de la formation professionnelle ?
- On retrouve les dépenses externes lorsque la solution de formation envisagée provient d’un prestataire extérieur et qu’elle se déroule dans des locaux extérieurs.
- Il y a aussi les dépenses internes comprenant par exemple la rémunération des personnes qui interviennent pour dispenser la formation dans l’entreprise, ou encore la location voir l’achat d’équipements. Il peut également y avoir des coûts de mise en œuvre d’une plateforme collaborative de formation en digital learning par exemple, ou des coûts en rapport avec des organismes collecteurs.
Le plus souvent les dépenses engendrant les coût les plus importants relèvent de coûts externes. C’est pour cela que la formation à distance est intéressante et c’est aussi pour cette raison que nous assistons à la montée en puissance du digital learning ces dernières années.
Concernant les coûts cachés, il y a notamment les coûts liés à l’absence d’un salarié lors de sa formation en dehors des murs de l’entreprise, ou encore les imprévus comme l’absence d’un salarié à sa formation pour maladie ou une autre raison. Un coût caché, cela peut aussi être une compétence acquise lors d’une formation mais non appliquée au sein de l’entreprise par la suite.
Quelles méthodes pour piloter efficacement le budget de la formation professionnelle ?
Après avoir identifié les besoins en formation dans l’entreprise et les bons outils, il est nécessaire de mettre en place une stratégie de pilotage du budget formation efficace.
Il existe différentes méthodes et outils pour vous y aider. Par exemple, vous pouvez définir des indicateurs et choisir d’utiliser des tableaux de bords pour vos budgets. Les tableaux de bords budgétaires sont utiles lorsqu’il s’agit de présenter le budget formation de l’entreprise avec des chiffres. Vous pouvez y renseigner les obligations en matière de budget formation, les enjeux avec les partenaires et les analyses des résultats.
Mettez en place des indicateurs et utilisez des tableaux de bords pour une meilleure gestion
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Pour la mise en place de vos indicateurs, voici les différents éléments que vous pouvez définir :
- Le total du nombre de jours correspondant à la formation pour chaque salarié
- Le nombre total de jours de formation pour tous les collaborateurs de l’entreprise
- Le nombre de jours liés à la formation professionnel pour chaque service
- Les compétences acquises
- Le coût des dépenses liées à la formation, segmenté par catégorie professionnelle
- Le montant des dépenses en formation par rapport à la masse salariale
Ensuite, créez un tableau de bord dédié au budget de la formation pour une meilleure mise en œuvre de votre stratégie. Vous aurez ainsi une meilleure visibilité sur les actions passées et aussi sur celles que vous allez devoir mettre en place pour améliorer votre gestion. Le budget sera sous contrôle et optimisé selon les objectifs fixés.
Définissez des objectifs clairs en matière de ratios-clés financiers de la formation
Pour piloter efficacement la fonction formation, il y a certains ratios-clés à caractère financier à prendre en compte :
- Les efforts que vous allez devoir faire pour récupérer les sommes payées aux OPCA
- Le taux de retour sur la contribution Fongecif
- La stratégie de récupération du plan de formation si vous êtes une PME
- La stratégie de récupération du CPF (Compte Personnel de Formation)
- La politique de récupération de la taxe d’apprentissage
Choisissez un outil de gestion performant pour optimiser les processus internes
Avant de rechercher les financements nécessaires au pilotage du budget formation, il vous faudra d’abord optimiser les processus internes de formation en choisissant les bons outils de gestion. C’est ce qui va vous permettre d’avoir une visibilité optimale sur l’ensemble des dispositifs que vous pouvez intégrer à votre stratégie.
La question de l’optimisation du budget formation étant désormais très stratégique pour les services RH, il est devenu essentiel d’acquérir un outil de gestion efficace pour réussir à garantir un bon retour sur investissement. Lors d’une démarche d’optimisation des budgets de la formation professionnelle, il faut procéder par étape afin de ne pas négliger les points suivants :
- L’étude précise des besoins en formation
- Le calcul des budgets avec précision
- L’optimisation des budgets par une stratégie efficace
- La mise en place des indicateurs pour bien gérer le budget de la formation
- La gestion des aides du financement de la formation professionnelle
- Le respect des étapes dans le planning
- La communication de l’entreprise dédiée à la formation
Privilégiez une solution de formation économique comme le digital learning
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Pour des raisons de coûts, il est préférable de choisir la formation en digital learning comme solution première. En effet, l’e-learning est le moyen le plus économique pour former les salariés de l’entreprise. Elle peut être mise en place par les propres moyens de l’entreprise ou déployée avec l’aide d’organismes de formation extérieurs. L’e-learning permet de supprimer tous les frais liés au transports, à l’hébergement ou à la restauration notamment.
La formation digitale offre également des supports interactifs facilitant l’apprentissage des collaborateurs (avec par exemple les vidéos, des classes virtuelles, ou des modules e-learning, une communautés en ligne, des applications mobiles, etc.).
Saviez-vous que plusieurs études réalisées ces dernières années ont démontré que le digital learning aide à réduire de 20 à 40 % les coûts attribués à la formation professionnelle ? C’est ce qui ressort des rapports des dernières études.
Le digital learning offre aujourd’hui de nombreuses possibilités et peut se combiner avec d’autres dispositifs, cela explique pourquoi il se généralise de plus en plus au sein des entreprises.
Quelle formation pour acquérir des compétences en gestion budgétaire ?
Vous travaillez aux Ressources Humaines ou projetez d’exercer un emploi RH ? Vous souhaitez acquérir des compétences en gestion budgétaire ou améliorer votre façon de gérer le budget de la formation professionnelle ? Alors voici une formation disponible en digital learning qui va vous permettre d’optimiser encore plus la partie budget formation. Destinée à tous les professionnels ayant en charge la gestion d’un budget, cette formation générale et complète s’adapte parfaitement à la fonction RH.
La formation en logique financière de l’entreprise
La formation en logique financière de l’entreprise permet d’approfondir ses connaissances et ses compétences par rapport aux documents comptables, au retour sur investissement (ROI) et à la notion de profitabilité notamment.
Grâce à elle, il sera plus facile de faire des choix pertinents et d’assurer la rentabilité du service RH.
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Abordant la dimension financière de l’entreprise dans sa globalité, elle va vous aider à élaborer et déployer une stratégie de gestion budgétaire efficace. Cette formation va vous permettre de mieux mesurer la performance de vos actions, d’atteindre vos objectifs et surtout de rentabiliser au mieux vos investissements en formation. La formation vise à approfondir les thématiques suivantes :
- Comment mesurer la performance financière ?
- Quels sont les paramètres financiers des décisions d’investissement ?
- Comment analyser la santé financière ?
- Quels sont les différents soldes et ratios ?
- Comment maîtriser les documents financiers de l’entreprise ?
Les différents modules de la formation.
- Le financement
- La profitabilité
- Le retour sur investissement
- La liquidité
- Les documents comptables
- Les documents non-comptables
- Les opérationnels internes
- La direction financière
- Les financeurs externes
- Les contrôleurs externes
- Les difficultés financières
Alors, êtes-vous prêt à optimiser votre gestion budgétaire de la formation professionnelle ?
