Le métier d’office manager est récent en France et peut susciter de nombreuses interrogations. En effet, ce terme anglo-saxon évoque bien souvent un « assistant de direction » ou un « responsable administratif« . Pourtant, l’office manager est bien plus que cela. Ses fonctions dépendent de l’entreprise dans laquelle il évolue, mais aussi de son ancienneté. Une seule chose à retenir : c’est LE métier idéal pour un profil polyvalent, profondément humain et doté d’un grand sens de l’autonomie. Si, de plus, pour vous, la routine n’a pas sa place dans votre quotidien, vous pourriez bien être séduit. Alors, prêt à le découvrir sous toutes ses facettes ? C’est ce que nous vous proposons aujourd’hui à travers, notamment, le témoignage de Valérie Renard, une office manager passionnée. Au programme : formation, compétences, soft skills, anecdotes…
Le métier d’office manager : qu’est-ce que c’est ?
Les plateformes de recherche d’emploi françaises ont vu apparaître un petit nouveau dans les rangs de leurs métiers ces dernières années. Vous l’avez peut-être aperçu au cours de vos recherches : il s’agit de celui d’office manager. Et le moins que l’on puisse dire c’est que les fiches de poste le concernant ne se ressemblent pas. Et pour cause, il existe, aujourd’hui, une confusion aussi bien chez les recruteurs que chez les personnes exerçant ce métier.
Comprendre le rôle de l’office manager
De nombreuses entreprises pensent que notre métier s’apparente à celui de community manager, de rédacteur web ou même de comptable. Je dois vraiment faire preuve de pédagogie à chaque fois pour leur expliquer que ce n’est pas mon rôle et qu’il faut embaucher une personne spécialisée sur le sujet.
Valérie Renard, digital office manager
Ces mots de Valérie Renard, interviewée sur son métier de digital office manager en freelance, suffisent à traduire l’incompréhension générale qui entoure le poste. Elle ajoute même : « Quand je regarde le profil de personnes qui exercent le même métier que moi, je vois que pour elles aussi, il y a confusion. Donc c’est un métier qui doit encore se faire connaître en France. »
Mais, alors, quel est réellement le rôle de l’office manager, dit aussi « OM » ? Tout dépend de bien des paramètres. Dans une petite structure type TPE/PME, il sera directement en lien avec le dirigeant. Ce qui fait de lui LA personne capable de le seconder en toute occasion. Plus qu’un simple assistant, son rôle est avant tout de lui apporter son aide sur des tâches à forte valeur ajoutée qu’il peut difficilement déléguer. Car, oui, les dirigeants ont, eux aussi, besoin d’être épaulés au quotidien. Dans une plus grande entreprise, le poste d’office manager sera beaucoup plus diversifié.
L’expérience intervient également comme l’un des facteurs déterminants de ses rôles. Ainsi, si, en début de carrière, il sera davantage sur la coordination, sa polyvalence sera plus grande après quelques années d’exercice. Il aura alors un pouvoir décisionnaire et interviendra à un niveau plus transversal et stratégique. Valérie Renard le définit donc en deux mots : Chef d’orchestre. « Je vais véritablement piloter des sujets techniques, mais aussi coordonner différentes fonctions. » On comprend, dès lors, son importance au sein d’une organisation.
Quelles missions pour l’OM ?
Vous l’avez compris, le métier d’office manager revêt bien des aspects. Valérie Renard nous le confirme :« C’est un métier multi casquettes donc les missions vont être très variées. Encore une fois, cela dépend des besoins. Dans certaines entreprises, on va tout gérer de A à Z. Par exemple, un jour, j’ai géré l’intégralité d’une société pendant l’absence de son dirigeant qui était malade. J’ai travaillé avec son associé sur tous les sujets relatifs à l’activité de celle-ci. Autrement, je vais vraiment venir en appui sur divers métiers autour du digital. Mon objectif principal est vraiment d’aider les entreprises à se développer. » Dès lors, les journées types n’existent pas :
« En ce moment, je travaille sur tout ce qui est formation en ligne avec principalement de la relation client. Nous sommes actuellement en train de travailler sur le logo de l’entreprise. Dans un second temps, j’interviens sur les convocations et ouvertures de comptes et accès web pour les stagiaires ainsi que la gestion des différents outils de collaboration en ligne. Enfin, je m’occupe aussi de relancer les différents organismes lorsqu’un dossier est bloqué ou qu’il rencontre un problème.
Mais, auparavant, j’ai aussi travaillé sur du community management de second niveau avec de la modération de commentaires, de la création de publication… Je fais aussi de la rédaction de petits articles mais, là encore, je ne suis ni copywriter, ni rédacteur web ni community manager. J’interviens réellement en appui de ces métiers. »
Pas de doute, l’office manager est un polyvalent. Il peut donc intervenir à différents niveaux : gestion administrative du personnel, suivi des budgets, gestion des services généraux, des flux d’information… Le site Walterspeople.fr indique enfin que l’une de ses missions principales consiste à servir : « d’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs extérieurs (banque et administration, fournisseurs, cabinet comptable et juridique, etc.), et entre la direction générale et le personnel. »
Statut, salaire et évolutions professionnelles de l’OM
CDI, CDD, freelance… L’OM peut exercer selon le statut qu’il souhaite. En évoluant dans la même entreprise, il acquiert une certaine connaissance de celle-ci, des salariés et peut en faire le suivi et voir les changements. En tant qu’indépendant, il interviendra en appui sur des missions ponctuelles nécessitant un soutien temporaire.
Son salaire, lui aussi, est donc difficile à définir. Le site Walters people nous indique ainsi une fourchette comprise entre 26k€ par an et 32k€ par an pour un débutant et de 32 000 euros par an à 50 000 euros par an s’il travaille dans une grande structure. Le Journal du Net.com nous donne, quant à lui, un salaire médian à 3 667 euros, bien au-dessus de celui de l’assistanat.
Un salaire avantageux pour un métier dont les perspectives d’évolution sont intéressantes et particulièrement variées. En fonction de ses appétences et des qualités qu’il aura su développer, il pourra donc devenir Chargé de gestion comptable et financière / du budget, Chargé / Gestionnaire de service, Conseiller financier / en gestion d’entreprise… Enfin, le poste de dirigeant lui tend également les bras.
Êtes-vous fait pour le métier d’office manager ?
Vous vous interrogez sur votre carrière et souhaitez devenir office manager ? Zoom sur les compétences et soft skills à développer.
Les compétences techniques indispensables
Le métier d’OM implique une bonne connaissance des outils bureautiques et, plus globalement, digitaux. Il doit donc maîtriser Excel et Word sur le bout des doigts, mais aussi les réseaux sociaux et parfois même les notions de référencement naturel. Il doit également savoir s’exprimer parfaitement en français à l’oral comme à l’écrit et, idéalement, parler plusieurs langues. Cet atout sera particulièrement apprécié dans les startups ou groupes internationaux.
Les soft skills à avoir ou à développer
On ne le répétera jamais assez : la polyvalence est la qualité numéro 1 de l’office manager. Si vous voulez évoluer dans ce métier, vous devez être capable de jongler entre plusieurs missions et, donc, de démontrer une agilité à toute épreuve. En tant qu’interface entre différents interlocuteurs, vous devrez aussi être un bon communicant, précis dans vos directives, empathique et diplomate. Votre sens de l’organisation et votre rigueur vous permettront également d’exceller au quotidien dans un rôle de coordination. Enfin vous devrez faire preuve de dynamisme, de débrouillardise, être force de proposition et capable de prendre des décisions.
Bien plus que des compétences techniques, les soft skills doivent faire partie de l’indispensable bagage de ce « touche-à-tout ».
Comment exercer le métier d’office manager ?
Les offres d’emploi ne mentionnent ni diplôme ni certification pour exercer le métier d’office manager ? Cela n’a rien d’étonnant sur ce type de poste. Nous en parlions dans un article récent : certains recruteurs n’hésitent plus désormais à dépasser la barrière du diplôme pour s’intéresser aux compétences. Pourtant, des formations existent, qui vous permettront de faire la différence face aux autres candidats.
Faire une formation spécialisée
Le poste d’office manager continue actuellement de se développer en France et devrait, dans l’avenir, proposer de belles opportunités aux personnes en quête de reconversion. Bonne nouvelle : certains organismes de formation lui ont déjà fait une place au sein de leur catalogue. C’est le cas de Visiplus Academy avec sa formation office management. Cette dernière vous permettra de développer les compétences indispensables pour assurer le bon fonctionnement d’un bureau, sa coordination et sa supervision, en alliant des activités administratives jusqu’à l’encadrement des salariés qui le composent. Ses objectifs ont donc une dimension professionnalisante forte :
- Mettre en œuvre et piloter la politique commerciale et marketing de l’entreprise ;
- Déployer une stratégie de gestion et de fidélisation de la relation client ;
- Gérer et optimiser la gestion financière et juridique des activités commerciales et marketing de l’entreprise ;
- Détecter, développer, et superviser les projets d’affaires à entreprendre ;
- Manager et animer les équipes commerciales et/ou marketing dans un esprit de performance économique et sociale.
Au programme : de la variété, bien entendu avec des modules comme :
- Analyser son marché et participer à la stratégie commerciale ;
- Développer un portefeuille client ;
- Piloter la performance commerciale ;
- Assurer le management de l’équipe commerciale.
Cette formation sera accessible après avoir validé un diplôme ou un Titre RNCP de niveau 5 (Bac+2) ou via la VAP (Validation des acquis professionnels sur instruction et validation du dossier par la direction pédagogique).
Postuler sur la base de son expérience
Vous avez travaillé dans la communication, le commerce, la gestion et l’administration d’entreprise ou encore les ressources humaines ? Alors, vous êtes déjà doté d’un certain nombre de compétences nécessaires pour exercer le métier d’office manager. En effet, vos expériences professionnelles dans ces secteurs seront facilement transposables sur un tel poste. Elles vous seront même grandement utiles. Même s’il est fortement recommandé de les compléter par une formation, vous pouvez également tenter votre chance en jouant sur vos atouts actuels. Certains recruteurs rechercheront avant tout une personnalité, curieuse et ayant l’envie d’apprendre. Attention néanmoins, vous aurez besoin d’être opérationnel rapidement, ce qui peut être particulièrement exigeant à vos débuts.
En conclusion : le métier d’office manager, la polyvalence avant tout
Le métier d’office manager correspondra parfaitement à des profils en quête de challenges perpétuels et soucieuses d’évoluer toujours plus. C’est un excellent tremplin vers des postes à plus grande responsabilité, mais aussi un bon moyen de toucher à tout sans se spécialiser. De quoi séduire les profils allergiques à la routine professionnelle. Vous avez encore des doutes sur votre orientation dans ce métier ? N’hésitez pas à contacter nos conseillers en formation. Ces derniers sont là pour répondre à vos questions et vous aiguiller selon votre profil.
