Suivre une formation est un excellent moyen pour évoluer dans sa carrière, retrouver du travail ou changer d’emploi. Pour autant, rédiger sa demande de formation n’est pas toujours aussi simple. Alors concrètement, que doit-on écrire sur la lettre destinée à l’employeur et comment faire une demande à l’organisme de financement ? Quels sont les conseils à mettre en pratique pour réussir ses démarches ? Comment exposer ses motivations ? Quelles règles respecter ? Notre article vous donne tous les conseils et astuces que nous avons récolté auprès des professionnels de la formation.
Comment préparer et rédiger sa demande de formation professionnelle ?
Source image : pratique.fr
Préparer sa demande
Prendre la décision de suivre une formation nécessite un minimum de préparations. Il faut savoir quel dispositif de financement on va utiliser (CPF, FONGECIF, etc…), avoir sélectionné la formation adéquate avec un organisme sérieux et être au fait des informations telles que la durée, le coût ou le type de formation (à distance, en présentiel, blended). Il faut aussi savoir si on veut la faire sur le temps de travail ou sur son temps personnel. En effet, pour une formation durant les heures de travail il faudra faire une demande à l’employeur afin d’obtenir son accord.
Le choix de la formation
Si la formation envisagée doit se dérouler sur plusieurs semaines et que cette dernière requière que vous partiez quelques temps dans les locaux de l’organisme de formation, votre employeur risque de voir votre projet comme contraignant en terme d’absences. Dans un premier temps, il est donc souhaitable de s’orienter plutôt vers une formation disponible en digital learning ou blended learning.
La discussion orale avec l’employeur
Si la formation est prévue sur le temps de travail, il vous faudra présenter votre demande à l’employeur de manière formelle, c’est à dire par écrit. Mais vous devrez également en discuter avec lui oralement. L’idéal est d’aborder le sujet bien à l’avance, à l’occasion de l’entretien annuel par exemple. Cela permet au salarié de prendre la température et donc de mieux préparer son argumentaire lorsqu’il transmettra sa demande officielle à l’employeur. C’est aussi une sécurité pour pouvoir adapter sa demande aux éventuelles réticences émises par l’employeur.
Rédiger sa demande à son employeur
Si vous souhaitez réaliser votre formation sur votre temps de travail et donc vous absenter de votre poste, vous devez rédiger une demande écrite et l’adresser à votre employeur. Dans cette demande, vous devez mentionner que vous souhaitez bénéficier du projet de transition professionnelle (c’est le PTP qui permet de réaliser la formation sur le temps de travail). La prise en charge du PTP est du ressort des organismes paritaires agréés par l’État (Fongecif, OPCO, etc) dont les entreprises dépendent.
Si un salarié envisage d’utiliser son droit à la formation professionnelle pendant les journées de travail, il doit en avertir l’entreprise qui l’emploie et obtenir son accord au préalable.
La demande officielle se fait par une lettre sur laquelle on fait figurer en objet « lettre de demande de formation professionnelle ». Concernant son contenu, on y retrouve en fait
- les motivations du salarié et la définition de son projet de formation,
- les objectifs visés, les avantages pour le salarié et l’employeur (arguments), les dates, le lieu, la durée, et le nom de l’organisme,
- et le coût de la formation.
Il est bon de présenter à l’employeur plusieurs alternatives, c’est à dire plusieurs options quant aux organismes de formation, en précisant les informations clés et en joignant les devis.
Bon à savoir :
Si le salarié fait une demande d’absence sur ses heures d’activité professionnelle, il doit également adresser une lettre à l’organisme paritaire agréé dont dépend l’entreprise. Il est important de savoir que l’employeur a le droit de refuser une formation à un salarié dans le cadre du PTP.
Les informations clés à mettre dans votre lettre
- la date de début de formation
- L’intitulé du parcours choisi
- La durée de l’apprentissage (nombre d’heures et la répartition dans le temps)
- Le nom de l’organisme
Mettez beaucoup plus d’informations dans votre demande écrite. Parlez de vos motivations, argumentez et sourcez vos propos. Par exemple si l’organisme choisi bénéficie d’une excellente réputation, parlez-en et donnez des références.
Les règles que vous devez respecter
- Envoyez votre demande en courrier recommandé
- Joignez un certificat d’inscription si vous avez besoin d’un congé pour passer un examen d’entrée
- Réalisez votre demande 120 jours avant le début de la formation si cette dernière s’étale sur une durée de 6 mois ou davantage. La période d’anticipation à respecter est la même si la formation se fait en 1 fois à temps plein. Pour une formation de moins de 6 mois, prévoyez de faire votre demande 60 jours avant.
Bon à savoir :
Votre employeur dispose de 30 jours pour vous faire part de sa décision. S’il ne le fait pas, son silence équivaut à un accord. L’employeur peut vous donner son accord, vous notifier son refus ou bien vous informer de son souhait de différer le congé de transition professionnelle (de 9 mois au maximum).
Faire sa demande à l’organisme de financement du PTP
Le salarié qui souhaite réaliser sa formation sur son temps de travail doit également entreprendre des démarches auprès de la commission paritaire interprofessionnelle de sa région de résidence ou celle qui se trouve dans la région de son emploi. Il doit déposer une demande de prise en charge afin que la commission puisse évaluer si le PTP demandé par le salarié est éligible au CPF. Avant d’entreprendre les démarches avec l’organisme financeur, le salarié doit avoir obtenu l’accord de l’employeur.
Bon à savoir :
Si le salarié est en CDD il peut solliciter une prise en charge au titre du CPF de transition et adresser sa demande à la commission paritaire.
A propos du contenu de la demande écrite que vous allez envoyer à l’organisme de financement agréé du PTP, on aura en fait les mêmes informations que celles figurant sur la lettre de l’employeur. Description du projet, motivations, données concernant la formation désirée, etc. A ce stade il est important de bien argumenter et faire en sorte de présenter une demande complète afin de mettre toutes les chances de votre côté.
Comment motiver sa demande de formation ?
On doit se poser les deux questions suivantes : qu’est-ce qui va montrer à mon employeur et à l’organisme financeur que je suis motivé(e) à suivre la formation et comment appuyer le bien fondé de ma demande ?
Les motivations
- Il faut mettre en avant les compétences qui vont pouvoir être développées et servir à l’entreprise. N’hésitez pas à argumenter autour de tous les impacts positifs qu’aura la formation sur votre emploi et vos performances au quotidien. Idéalement, votre formation doit permettre de répondre à une ou plusieurs problématiques que rencontre l’entreprise.
- Si la formation a pour but de vous permettre d’évoluer au sein de l’entreprise, vos arguments seront davantage tournés vers les possibilités d’évolution et l’aspect multi-compétences que vous confère l’acquisition de nouveaux savoir-faire. En d’autres termes, votre formation est un bon investissement pour l’entreprise sur le long terme.
Bien entendu, si vous avez également des motivations personnelles autres que celles évoquées, vous pouvez également en parler dans votre lettre (si vous jugez que cela peut jouer en votre faveur).
Le bien fondé de la demande
Pour démontrer le bien fondé de votre demande, que ce soit auprès de l’employeur, de l’organisme de financement du PTP ou de l’organisme de formation, vous devez montrer que vous savez où vous mettez les pieds.
- Le projet doit être complet et présenté avec un maximum de détails (objectifs, débouchés, avantages, coûts, dates, possibilités de financement via le CPF, durée, etc).
- La formation doit présenter un intérêt pour l’entreprise ou offrir des débouchés par rapport au marché de l’emploi (en fonction de la situation du demandeur)
- La durée de la formation, l’implication requise en temps et les coûts ne représentent pas de freins potentiels
11 conseils à retenir pour faire sa demande de formation
Ces conseils vous serviront soit pour faire votre demande à l’employeur ou bien à adresser votre demande à l’organisme de financement.
- Rédiger une lettre manuscrite propre, avec de belles tournures de phrases et bien structurée visuellement.
- Exposer ses motivations, mettre en valeur les avantages pour l’entreprise. Projetez-vous un peu plus loin dans l’avenir pour voir si votre formation sert bien la croissance de l’entreprise.
- Proposez plusieurs alternatives (divers organismes, plusieurs devis, plusieurs possibilités en dates, etc)
- Mettez le plus d’informations dans votre lettre pour décrire votre projet
- Si le fait de demander une formation sur le temps de travail peut être un frein pour l’employeur, anticipez en réfléchissant à une organisation pendant la formation
- Soyez un minimum flexible et mettez-vous à la place de l’autre pour mieux anticiper et préparer vos arguments
- Ecrivez les différents scénarios possibles pour mieux définir le contenu de votre demande officielle
- Concernant la demande écrite à l’organisme agréé de financement, ne lâchez rien car cela peut parfois prendre un peu de temps. En cas de refus, réitérez votre demande si nécessaire en vous préparant mieux.
- Faites-vous accompagner dans votre projet par un Conseiller en Evolution Professionnelle
- Soyez incollable sur le CPF et le PTP, autrement dit renseignez-vous en détails avant de faire votre demande. A ce sujet, consultez notre guide gratuit du CPF.
- Enrichissez-vous de l’expérience des autres (sur le web, les réseaux, avec des collègues, etc). Ils pourront vous parler des obstacles qu’ils ont rencontré.
Une demande de formation manuscrite réussie dépend principalement de la viabilité du projet et de la qualité de la préparation de ce dernier via la recherche d’informations et les démarches. Ne négligez aucun aspect du parcours et soyez pointilleux pour augmenter vos chances d’obtenir l’accord de l’employeur et de l’organisme paritaire agréé.
