Définir le budget alloué à la formation de vos collaborateurs est une étape délicate, mais essentielle à la bonne marche de votre entreprise. Et ce, quelle que soit la taille de votre structure ! Pourquoi est-il si important de définir un budget formation chaque année ? Quelles sont les clés pour le calculer ? Nous vous expliquons l’essentiel à savoir dans notre article !
Pourquoi faut-il fixer un budget formation pour votre entreprise ?
Première bonne raison, et non des moindres : toute entreprise française a l’obligation d’assurer la formation de ses employés, conformément à l’article L6321-1 du code du travail.
« L’employeur assure l’adaptation des salariés à leur poste de travail. Il veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations. Il peut proposer des formations qui participent au développement des compétences, y compris numériques, ainsi qu’à la lutte contre l’illettrisme, notamment des actions d’évaluation et de formation permettant l’accès au socle de connaissances et de compétences défini par décret. »
Source : extrait de l’article L6321-1 du code du travail.
Mais assurer la formation de vos collaborateurs n’est pas seulement une obligation légale. En effet, en concoctant un programme de formations au top, vous pouvez également :
- améliorer nettement leurs performances, grâce à la maîtrise de nouvelles compétences ou de nouveaux outils… Avec les bienfaits que cela implique pour votre entreprise (ex.: augmentation du chiffre d’affaires) ;
- fidéliser vos salariés, en leur donnant les moyens d’évoluer professionnellement ;
- attirer plus facilement les nouveaux talents, ravis de constater que votre entreprise aide ses troupes à évoluer… Du moins si vous communiquez en externe sur le sujet, bien entendu ! N’hésitez pas à en parler sur vos réseaux sociaux et sur votre site carrière, par exemple, pour optimiser votre marque employeur.
Bref : former vos collaborateurs, c’est à la fois une obligation légale pour maintenir leur employabilité et un véritable atout pour votre entreprise. Mais reste encore à fixer le budget adéquat !
Comment calculer au mieux le budget global de formation de votre entreprise ?
Les contributions obligatoires à la formation à prendre en compte
Pour bien commencer, sachez que les employeurs sont soumis à diverses contributions obligatoires en France. Elles font donc partie intégrante du budget global de formation de votre entreprise.
La principale d’entre elle est la CFP (Contribution à la Formation Professionnelle), qui correspond à :
- 0,55% de la masse salariale brute annuelle si votre entreprise compte moins de 11 salariés ;
- 1% de la masse salariale brute annuelle si votre entreprise compte 11 salariés ou plus.
En gardant à l’esprit que la masse salariale brute comprend non seulement les salaires, mais aussi toutes les rémunérations imposables versées à vos collaborateurs. Comme les primes, la valeur des avantages en nature (ex.: tickets restaurant), etc.
Peu importe votre secteur d’activité, que vous soyez passible ou non de l’impôt sur les sociétés ou même de votre régime d’imposition (ex. : régime de la micro-entreprise, bénéfice réel, etc.). Normalement, vous devez obligatoirement régler la CFP, à partir du moment que vous avez au moins 1 salarié !
Autre cotisation obligatoire pour les entreprises employant des personnes en CDD : la contribution au compte personnel de formation des salariés en CDD (CPF – CDD). Celle-ci correspond à 1% de la masse salariale versée aux titulaires d’un CDD. A l’exception de certains contrats auxquels cette contribution ne s’applique pas ! A savoir les :
- contrats d’accompagnement dans l’emploi ;
- contrats d’alternance (contrats d’apprentissage et de professionnalisation) ;
- contrat de travail temporaire (interim).
Tout comme la CFP, la CPF – CDD doit être reversée à l’Urssaf. À noter également qu’il existe des dispositions particulières pour les entreprises du BTP, du transport ou de la manutention portuaire (dockers). En particulier pour celles adhérant à une caisse de congés payés. Vous trouverez tous les détails sur le site de l’Urssaf !
Bon à savoir
Des contributions spécifiques peuvent également s’appliquer dans certaines entreprises, en fonction des accords de branche. C’est notamment le cas pour les entreprises de travail temporaire. Pensez donc à bien vérifier les accords de branche pour éviter de commettre un impair !
Comment estimer le budget de votre propre politique de formation ?
Aux contributions obligatoires mentionnées ci-dessus, vous devez également ajouter le budget alloué à votre propre politique de formation. Pour y voir plus clair, nous vous recommandons chaudement de soigner la conception de votre plan de développement des compétences (ex. plan de formation).
Cette étape est encore trop souvent négligée de nos jours, alors que ce document permet pourtant de regrouper et d’ordonner toutes les informations essentielles, comme la nature des formations, les modalités (en présentiel, en ligne, mixte), les salariés ayant le droit d’y prendre part, etc.
Si l’Etat n’impose aucune forme particulière, la plupart des entreprises optent pour un tableau Excel. D’ailleurs, l’OPCO (Opérateur de Compétences) Akto lui-même met à votre disposition un modèle de plan de développement des compétences Excel pour vous aider. Libre à vous de le suivre à la lettre, ou pas ! Mais quelle que soit la présentation que vous choisirez, il vous aidera à n’oublier aucun coût important.
Reste encore cependant à choisir les formations à inclure à votre plan. Pour cela, il est essentiel de bien les prioriser !
Comment prioriser les formations au sein du plan de développement des compétences (PDC) ?
En tête de liste doivent absolument apparaître toutes les formations obligatoires. A comprendre : toutes les actions de formation conditionnant l’exercice d’une activité ou d’une fonction, rendues obligatoires par un décret, une loi ou encore une convention internationale. Par exemple, les agents immobiliers sont dans l’obligation de suivre une formation à chaque renouvellement de leur carte.
On peut également citer la formation générale à la sécurité qui vise, entre autres choses, à apprendre aux salariés :
- comment réagir en cas d’accident sur le lieu de travail ;
- les mesures de prévention à appliquer dans l’entreprise ;
- à maîtriser les risques liés à leur propre poste de travail, etc.
Mais ce ne sont que quelques exemples : les formations obligatoires peuvent varier selon le secteur d’activité de l’entreprise. Quoi qu’il en soit, faire l’impasse sur elles vous exposeraient à des sanctions, donc il est vivement recommandé de traiter leur cas en priorité !
Seconde étape : définir clairement les besoins de votre entreprise pour choisir les formations que VOUS souhaitez proposer à vos salariés. Votre priorité ? Les formations permettant de développer des compétences clés aux postes stratégiques pour l’avenir de l’entreprise. Cas concret : le responsable marketing digital occupe un poste clé dans le secteur du retail. Compte tenu de l’essor incroyable de l’Intelligence Artificielle, inclure une formation pour mettre l’IA au service du Growth Marketing au sein de votre PDC pourrait ainsi être judicieux.
Ensuite, vous pouvez vous intéresser aux formations permettant de développer des compétences évolutives et transversales, utiles pour plusieurs services. Il peut s’agir de formations permettant de maîtriser divers outils bureaucratiques ou encore de formations en gestion du stress par exemple.
Et enfin viennent les formations individuelles, adaptées aux aspirations des salariés et à leurs envies d’évolution professionnelle.
A noter
En plus des formations, le plan de développement des compétences peut inclure la possibilité de réaliser :
- un bilan de compétences, pour évaluer le niveau des salariés et définir plus précisément les formations dont ils ont besoin ;
- une VAE (validation des acquis de l’expérience), pour permettre à vos collaborateurs d’obtenir un diplôme ou un titre grâce à leur expérience professionnelle.
Quels sont les coûts à prendre en compte pour les actes de formation ?
Après avoir clairement défini vos besoins en formation , vous devez estimer les coûts directs et indirects de chaque action, pour fixer au mieux le budget formation de votre entreprise.
En pratique, les coûts directs incluent les :
- frais pédagogiques de la formation ;
- frais d’hébergement, de restauration et de déplacement pour votre collaborateur si la formation est en présentiel. Les formateurs se déplacement directement dans votre entreprise ? Dans ce cas, vous devrez sans doute également leur régler leur déplacement ;
- éventuels frais de location de salle ou d’achat de matériel pédagogique.
Du côté des coûts indirects, prévoyez aussi :
- le maintien du salaire de votre collaborateur si sa formation se déroule durant son temps de travail... Ce qui est systématiquement le cas d’ailleurs, quand il s’agit d’une formation obligatoire ;
- éventuellement l’embauche d’une autre personne pour le remplacer, pour les formations de longue durée ;
- les coûts liés au temps passé à organiser la formation (ex. : recherche d’un organisme de formation, gestion des inscriptions, etc.).
En fonction de la taille de votre entreprise et de ses besoins en formation, la somme peut être assez rondelette au final… Mais fort heureusement, il est possible de réduire les frais et d’optimiser votre budget formation !
Comment optimiser le budget formation de votre entreprise ?
Faites appel aux différentes aides possibles
Bonne nouvelle : plusieurs aides sont prévues pour les entreprises qui souhaitent faire former leurs salariés. Nous pensons par exemple au FNE-formation, qui peut notamment vous aider à financer les formations liées à la transformation digitale de votre entreprise !
Les régions proposent aussi souvent des aides. En particulier pour les start-ups, les TPE et les PME ! Même combat pour les OPCO : n’hésitez donc pas à vous renseigner auprès du vôtre. A titre indicatif, l‘OPCO Santé propose une aide spécifique pour les entreprises de moins de 50 salariés : elle était fixée à 8000 € en 2024.
Enfin, reste aussi la possibilité de co-financer certaines formations avec le CPF (Compte Personnel de Formation) de vos salariés. Du moment que vous obtenez leur accord explicite !
Négociez des tarifs de groupe si vous avez beaucoup de collaborateurs à former
Le saviez-vous ? Plusieurs organismes de formation acceptent de pratiquer des tarifs de groupe, à partir d’un certain nombre de salariés. Certains proposent aussi des forfaits annuels, au besoin. Discutez-en directement avec l’organisme de formation qui a retenu votre attention !
Privilégiez les formations courtes dès que possible
En règle générale, plus la formation est courte, moins elle coûte cher. Bien sûr, elle ne cible que des compétences très précises mais cela peut suffire dans certains cas.
Exemple concret : l’un de vos collaborateurs maîtrise déjà les bases de Photoshop (ex. : utilisation des calques, des outils de sélection, etc.), mais il a besoin de passer à un niveau supérieur pour bien exécuter ses missions ? Dans ce cas une formation courte sur Photoshop de niveau avancé peut être suffisante.
A méditer au cas par cas : faire des économies c’est bien, mais la formation que vous choisissez doit vraiment permettre de développer toutes les compétences dont le salarié a besoin.
Transformez vos collaborateurs en formateurs
Et si vous optiez pour une formation qui permettrait ensuite à votre collaborateur de former lui-même vos autres salariés en interne ? C’est une bonne solution pour rentabiliser votre investissement !
La durée varie d’un cas à l’autre mais en règle générale, il faut compter au moins quelques mois pour ce type de formation. Par exemple, l’Executive Mastère Management de la Cybersécurité permet de maîtriser toutes les compétences nécessaires pour sécuriser les systèmes d’information, protéger les données numérique de votre entreprise… ET assurer par la suite la formation des équipes aux bonnes pratiques de la cybersécurité !
Un atout non négligeable, quand on sait que la plupart des cyberattaques sont liées à des erreurs humaines…
Pensez aux formations en ligne pour réduire vos dépenses
Enfin, vous pouvez aussi opter pour des formations e-learning pour éliminer tous les frais annexes comme les frais de déplacement, les frais de restauration et les frais d’hébergement. C’est une solution toute simple pour faire des économies et organiser les formations plus facilement.
En effet, avec ces formations à distance, il n’y a même pas besoin d’attendre une date précise pour débuter les cours : l’entrée en formation peut avoir lieu à n’importe quel moment de l’année. Dès que l’activité de votre entreprise le permet !
Reste simplement à trouver des formations à distance compatibles avec vos besoins. Ce qui n’est guère difficile à notre époque, l’offre de formations e-learning s’étant extrêmement étoffée ces dernières années.
VISIPLUS academy peut notamment vous proposer des formations courtes ou de longue durée dans les domaines du marketing, de la communication, de l’IA, de la relation client, des ressources humaines, du développement web, de la cybersécurité, du management ou encore de l’immobilier.
N’hésitez pas à contacter directement nos conseillers pour en savoir plus sur notre catalogue de formations et les manières de les financer !
