{"id":22499,"date":"2019-10-22T09:41:46","date_gmt":"2019-10-22T08:41:46","guid":{"rendered":"https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/?p=22499"},"modified":"2019-10-24T17:15:28","modified_gmt":"2019-10-24T16:15:28","slug":"comment-rester-efficace-en-deplacements-professionnels-et-bien-organiser-la-mobilite-des-salaries","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/efficacite-professionnelle-2\/comment-rester-efficace-en-deplacements-professionnels-et-bien-organiser-la-mobilite-des-salaries-2019-10-22","title":{"rendered":"Comment rester efficace avec des d\u00e9placements professionnels fr\u00e9quents ?"},"content":{"rendered":"<p>Certains emplois pr\u00e9voient des d\u00e9placements professionnels fr\u00e9quents. Qu&rsquo;ils soient occasionnels ou r\u00e9guliers,<strong> les d\u00e9placements occasionnent des modifications d&#8217;emploi du temps et impliquent une bonne organisation<\/strong>. Le salari\u00e9, le manager ou le dirigeant s&rsquo;absente et pendant ce temps, les activit\u00e9s de l&rsquo;entreprise doivent se poursuivre sans impacter la performance. Une politique de mobilit\u00e9 coh\u00e9rente est donc n\u00e9cessaire et les collaborateurs doivent apprendre \u00e0 maintenir leur efficacit\u00e9 professionnelle en d\u00e9placements. Les d\u00e9placements professionnels fr\u00e9quents ne sont vraiment pas reposants, il faut avoir une gestion efficace de la mobilit\u00e9 pour rester performant.<\/p>\n<p><strong>Alors comment les salari\u00e9s peuvent-ils rester performants lorsqu&rsquo;ils sont r\u00e9guli\u00e8rement en voyage d&rsquo;affaires ?<\/strong> Quelles solutions mettre en \u0153uvre pour r\u00e9soudre des difficult\u00e9s organisationnelles ? Le digital est-il la solution ? Comment garder l&rsquo;esprit clair et conserver son efficacit\u00e9 ? Comment les dirigeants doivent-ils \u00e9tudier la mobilit\u00e9 dans l&rsquo;entreprise ? <strong>Quel processus mettre en place pour am\u00e9liorer l&rsquo;efficacit\u00e9 de la gestion des d\u00e9placements ?<\/strong> On vous dis tout ce que vous devez savoir.<\/p>\n<h2>Dirigeants : comment organiser et g\u00e9rer les d\u00e9placements de l&rsquo;entreprise ?<\/h2>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-large aligncenter\" src=\"https:\/\/media.giphy.com\/media\/9tA6H1madRvUc\/giphy.gif\" width=\"480\" height=\"270\"><\/p>\n<p><strong>La gestion des d\u00e9placements professionnels est une t\u00e2che complexe pour les dirigeants.<\/strong> Alors comment s&rsquo;y prendre pour \u00eatre davantage efficace dans le processus d&rsquo;organisation des d\u00e9placements ?<\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\">Nos conseils en 6 \u00e9tapes :<\/span><\/p>\n<ol>\n<li>Proc\u00e9dez \u00e0 une \u00e9tude pour mettre en place un plan de mobilit\u00e9<\/li>\n<li>Posez-vous les bonnes questions pour d\u00e9terminer la meilleure m\u00e9thode de gestion<\/li>\n<li>Contr\u00f4lez les frais r\u00e9guli\u00e8rement<\/li>\n<li>D\u00e9terminez les outils de contr\u00f4le des d\u00e9placements<\/li>\n<li>Mettez en place une politique de d\u00e9penses<\/li>\n<li>Optimisez la gestion des frais<\/li>\n<\/ol>\n<h3>Le plan de mobilit\u00e9<\/h3>\n<div id=\"attachment_24015\" style=\"width: 518px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-24015\" class=\"wp-image-24015\" title=\"PLAN DE MOBILIT\u00c9 ENTREPRISE - obligations r\u00e9glementaires\" src=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/plandemobilitepro.jpg\" alt=\"plandemobilitepro\" width=\"508\" height=\"359\" srcset=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/plandemobilitepro.jpg 606w, https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/plandemobilitepro-300x212.jpg 300w, https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/plandemobilitepro-360x254.jpg 360w\" sizes=\"auto, (max-width: 508px) 100vw, 508px\" \/><p id=\"caption-attachment-24015\" class=\"wp-caption-text\">Source : plandemobilite.fr<\/p><\/div>\n<p>Il est indispensable pour g\u00e9rer les frais occasionn\u00e9s par les d\u00e9placements des salari\u00e9s. Il faut donc <strong>analyser les besoins en mobilit\u00e9 pour pouvoir d\u00e9terminer les ressources \u00e0 mettre en \u0153uvre<\/strong>. Le <a href=\"http:\/\/www.plandemobilite.fr\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">plan de mobilit\u00e9<\/a> doit \u00eatre \u00e9tablit sur la base des informations suivantes.<\/p>\n<ul>\n<li>Le nombre de salari\u00e9s amen\u00e9s \u00e0 effectuer des d\u00e9placements<\/li>\n<li>Les d\u00e9partements de l&rsquo;entreprise pour d\u00e9finir les besoins en transports<\/li>\n<li>Les zones g\u00e9ographiques des d\u00e9placements<\/li>\n<li>La fr\u00e9quence des d\u00e9placements pour chaque employ\u00e9<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>La m\u00e9thodologie<\/strong><\/h3>\n<p>Pour adopter la bonne m\u00e9thode, <strong>il faut se demander ce qui va \u00eatre le plus pratique pour l&rsquo;entreprise et ce qui va lui prendre le moins de temps c\u00f4t\u00e9 gestion<\/strong>. Par exemple, pour les frais li\u00e9s aux d\u00e9placements, l&rsquo;entreprise peut opter pour une avance des frais \u00e0 l&rsquo;aide de cartes de soci\u00e9t\u00e9 si le personnel est peu nombreux \u00e0 se d\u00e9placer. Concernant l&rsquo;organisation g\u00e9n\u00e9rale, il est possible de r\u00e9partir les responsabilit\u00e9s de la mani\u00e8re suivante.<\/p>\n<ul>\n<li>Un responsable RH fait les r\u00e9servations de transports, d&rsquo;h\u00e9bergements, etc<\/li>\n<li>Le salari\u00e9 en d\u00e9placement s&rsquo;occupe de r\u00e9diger la note de frais<\/li>\n<li>Un responsable est charg\u00e9 de la v\u00e9rifier au retour du salari\u00e9<\/li>\n<li>La comptabilit\u00e9 s&rsquo;occupe des remboursements lorsqu&rsquo;il y a avance des frais de la part du salari\u00e9<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Le contr\u00f4le des frais de d\u00e9placements<\/strong><\/h3>\n<p>Afin de faciliter le travail de contr\u00f4le des frais de d\u00e9placements, il est vivement conseill\u00e9 de mettre en place un <strong>traitement des tickets hebdomadaire<\/strong>.<\/p>\n<div id=\"attachment_24016\" style=\"width: 599px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-24016\" class=\"wp-image-24016\" title=\"D\u00e9placement professionnel - pr\u00e9parer son voyage pro\" src=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/silhouettes-of-businesspeople-300x191.jpg\" alt=\"preparer ses deplacements pro\" width=\"589\" height=\"375\" srcset=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/silhouettes-of-businesspeople-300x191.jpg 300w, https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/silhouettes-of-businesspeople-768x489.jpg 768w, https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/silhouettes-of-businesspeople-1024x652.jpg 1024w, https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/silhouettes-of-businesspeople-360x229.jpg 360w, https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/silhouettes-of-businesspeople.jpg 1500w\" sizes=\"auto, (max-width: 589px) 100vw, 589px\" \/><p id=\"caption-attachment-24016\" class=\"wp-caption-text\">Source : roadandtrips.com<\/p><\/div>\n<h3><strong>Le contr\u00f4le des d\u00e9placements<\/strong><\/h3>\n<p>Voici quelques outils permettant de <strong>diminuer la charge de travail de contr\u00f4le des d\u00e9placements<\/strong>.<\/p>\n<ul>\n<li>L&rsquo;utilisation de v\u00e9hicules de fonction permet de ne pas avoir \u00e0 r\u00e9aliser de contr\u00f4le de kilom\u00e9trage<\/li>\n<li>Les cartes de paiement au nom de l&rsquo;entreprise, en d\u00e9finissant des r\u00e8gles d&rsquo;utilisation au pr\u00e9alable<\/li>\n<li>Une plateforme digitale de gestion des d\u00e9placements peut consid\u00e9rablement faciliter la gestion et les contr\u00f4les<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>La politique de d\u00e9penses<\/strong><\/h3>\n<p>Il faut <strong>d\u00e9finir les co\u00fbts pris en charge par l&rsquo;entreprise et les frais non remboursables<\/strong>, c&rsquo;est \u00e0 dire \u00e0 la charge des salari\u00e9s. L&rsquo;entreprise doit \u00e9tablir la politique de kilom\u00e9trages, \u00e9tablir les r\u00e8gles et les montants de prise en charge des repas, d\u00e9cider d&rsquo;une politique de traitement des tickets et d\u00e9finir le cadre r\u00e9glementaire en cas de voyages internationaux.<\/p>\n<h3><strong>L&rsquo;optimisation des frais<\/strong><\/h3>\n<p>La <strong>num\u00e9risation des notes de frais via une plateforme de gestion num\u00e9rique<\/strong> est sans doute la meilleure solution pour optimiser le traitement des d\u00e9penses. Il existe de nombreuses solutions efficaces comment l&rsquo;outil fourni par <a href=\"https:\/\/www.expensya.com\/fr\/note-de-frais\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Expensya<\/a> par exemple.<\/p>\n<div style=\"\/* border: 1px solid #fff; *\/padding: 10px; background-color: #009cda; text-align: center; color: white;\"><strong><u>Important<\/u><br \/>\nDepuis le 1 juillet 2019, les soci\u00e9t\u00e9s ont le droit de num\u00e9riser les notes de frais. L&rsquo;arr\u00eat\u00e9 du 23 mai 2019 (portant sur l&rsquo;article L243-16 du code de la s\u00e9curit\u00e9 sociale) encadre les modalit\u00e9s de cette nouvelle r\u00e9glementation qui rend obsol\u00e8te l&rsquo;obligation de garder des justificatifs papiers.<\/strong><\/div>\n<h2>Salari\u00e9s abonn\u00e9s aux d\u00e9placements professionnels r\u00e9guliers : comment s&rsquo;organiser et rester efficace ?<\/h2>\n<div id=\"attachment_24017\" style=\"width: 561px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-24017\" class=\"wp-image-24017 \" title=\"preparer ses voyages professionnels - abonnement\" src=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/voyage-professionnel.jpg\" alt=\"voyage pro abonnement\" width=\"551\" height=\"367\" srcset=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/voyage-professionnel.jpg 700w, https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/voyage-professionnel-300x200.jpg 300w, https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/voyage-professionnel-360x240.jpg 360w\" sizes=\"auto, (max-width: 551px) 100vw, 551px\" \/><p id=\"caption-attachment-24017\" class=\"wp-caption-text\">Source : assurancevoyage.fr<\/p><\/div>\n<p>Les d\u00e9placements professionnels fr\u00e9quents bousculent l&#8217;emploi du temps des salari\u00e9s et peuvent \u00e9galement \u00eatre fatigants, voir stressants. <strong>Alors comment bien s&rsquo;organiser pour conserver son efficacit\u00e9 professionnelle et garder l&rsquo;esprit clair ?<\/strong><\/p>\n<h3><strong>Bien g\u00e9rer la partie administrative des d\u00e9placements<\/strong><\/h3>\n<p>Pour rester serein \u00e0 l&rsquo;occasion de vos d\u00e9placements, <strong>tout commence par une bonne gestion de la partie administrative des d\u00e9placements<\/strong>. Le transport, les temps de trajets, l&rsquo;h\u00e9bergement, l&rsquo;alimentation, la prise en charge des co\u00fbts et les dates d&rsquo;absence sont les points cl\u00e9s \u00e0 anticiper en amont. La seule fa\u00e7on de g\u00e9rer de fa\u00e7on optimale cette partie, est de s&rsquo;y prendre un peu \u00e0 l&rsquo;avance. Ainsi, tous les services de l&rsquo;entreprise impliqu\u00e9s dans l&rsquo;organisation des d\u00e9placements auront le temps de s&rsquo;accorder sur les modalit\u00e9s et de faire les d\u00e9marches n\u00e9cessaires.<\/p>\n<h3><strong>D\u00e9l\u00e9guez \u00e0 vos collaborateurs et organisez l&rsquo;activit\u00e9 en votre absence<\/strong><\/h3>\n<p>Quand un salari\u00e9 part en d\u00e9placement, l&rsquo;une des questions qui se pose est \u00ab\u00a0qui va le remplacer pour effectuer les t\u00e2ches importantes\u00a0\u00bb ? Il y a plusieurs situations possibles. Soit les t\u00e2ches habituelles effectu\u00e9es par le salari\u00e9 peuvent attendre son retour, soit ce n&rsquo;est pas le cas et dans ce cas un collaborateur prend le relais. Autre possibilit\u00e9 si le contexte le permet, <strong>le salari\u00e9 peut \u00eatre amen\u00e9 \u00e0 g\u00e9rer certaines choses \u00e0 distance tout au long du d\u00e9placement.<\/strong> C&rsquo;est d&rsquo;autant plus vrai pour le manager qui devra garder le contact avec son \u00e9quipe et \u00e9ventuellement intervenir \u00e0 distance si n\u00e9cessaire. Il faut donc anticiper tout cela et \u00eatre clair sur l&rsquo;organisation g\u00e9n\u00e9rale.<\/p>\n<h3><strong>Restez connect\u00e9 \u00e0 l&rsquo;entreprise, m\u00eame \u00e0 distance<\/strong><\/h3>\n<p>Si de part la fonction exerc\u00e9e par le salari\u00e9 un contact continu avec l&rsquo;entreprise est n\u00e9cessaire durant le d\u00e9placement, <strong>il faut pr\u00e9voir les outils qui permettront une communication optimale<\/strong>. Soit par l&rsquo;acc\u00e8s \u00e0 distance aux outils de gestion connect\u00e9s de l&rsquo;entreprise, soit par des moyens technologiques divers permettant la visioconf\u00e9rence par exemple. Rester en contact avec les collaborateurs rest\u00e9s dans les locaux de l&rsquo;entreprise permet de suivre l&rsquo;activit\u00e9, d&rsquo;\u00e9changer de l&rsquo;information et de d\u00e9l\u00e9guer certaines t\u00e2ches pour all\u00e9ger l&#8217;emploi du temps lors du d\u00e9placement.<\/p>\n<h3><strong>Ressourcez-vous pour garder l&rsquo;esprit clair<\/strong><\/h3>\n<p><strong>D\u00e9placement professionnel ne signifie par forc\u00e9ment courir partout en permanence<\/strong>. Il y aura forc\u00e9ment des temps plus calmes m\u00eame s&rsquo;ils sont courts et peu nombreux. Alors un seul conseil, pendant ces moments d\u00e9connectez du travail. Pensez \u00e0 autre chose, reposez-vous ou faites une activit\u00e9, un exercice de relaxation. Cela permet de mieux conserver son \u00e9nergie et donc favorise l&rsquo;efficacit\u00e9 professionnelle.<\/p>\n<h2><strong>Se former pour rester efficace et bien g\u00e9rer son temps en d\u00e9placement professionnel<\/strong><\/h2>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter \" src=\"https:\/\/media.giphy.com\/media\/3oz8xOU2tC0y53iw8g\/giphy.gif\" alt=\"bien sorganiser pour etre efficace\" width=\"337\" height=\"337\"><\/p>\n<p>Si malgr\u00e9 ces quelques conseils vous avez toujours de la difficult\u00e9 \u00e0 vous organiser et \u00e0 rester efficace lors de vos d\u00e9placements professionnels, sachez que des formations existent pour cela.<\/p>\n<h3><strong>Faire une formation en efficacit\u00e9 professionnelle pour mieux g\u00e9rer ses d\u00e9placements<\/strong><\/h3>\n<p>La <a href=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/formation-organiser-et-gerer-son-temps-efficacement.php\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">formation organiser et g\u00e9rer son temps efficacement \u00e0 l&rsquo;\u00e8re du num\u00e9rique<\/a> est probablement la solution indiqu\u00e9e pour r\u00e9soudre les probl\u00e8mes d&rsquo;organisation et de performance.<\/p>\n<p>Cette formation est id\u00e9ale pour <strong>mieux d\u00e9finir son rapport au temps, acqu\u00e9rir de meilleures qualit\u00e9s d&rsquo;adaptation face \u00e0 un emploi du temps charg\u00e9 ou changeants<\/strong>, apprendre \u00e0 d\u00e9l\u00e9guer et organiser la rel\u00e8ve du travail et apprendre \u00e0 ma\u00eetriser les outils de gestion du temps et d&rsquo;automatisation des t\u00e2ches. Voil\u00e0 une mani\u00e8re efficace de partir plus l\u00e9ger en d\u00e9placements professionnels et aussi de booster son efficacit\u00e9 au quotidien.<\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\">Bon \u00e0 savoir&nbsp;:<\/span> cet enseignement est \u00e9ligible au CPF et disponible en e-learning. Pour plus d&rsquo;informations sur le CPF, consultez ce <a href=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/guide-du-cpf.php\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">guide gratuit<\/a>.<\/p>\n<p>Autrement, il y a aussi la <a href=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/formation-gerer-des-outils-collaboratifs.php\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">formation en gestion d&rsquo;outils collaboratifs<\/a> qui peut s&rsquo;av\u00e9rer utile pour g\u00e9rer \u00e0 distance l&rsquo;activit\u00e9 et \u00eatre en contact avec ses collaborateurs pendant les d\u00e9placements. La ma\u00eetrise de ces outils est importante car <strong>ils simplifient le travail \u00e0 distance<\/strong>, am\u00e9liorent la communication entre les services et permettent d&rsquo;\u00e9viter les erreurs.<\/p>\n<p><em>Pour conclure, nous devons retenir que l&rsquo;organisation de d\u00e9placements professionnels fr\u00e9quents doit \u00eatre une pr\u00e9occupation majeure tant pour la direction d&rsquo;une entreprise que pour les salari\u00e9s. Il en va de la bonne performance de la soci\u00e9t\u00e9 et de l&rsquo;efficacit\u00e9 professionnelle des collaborateurs. Il doit donc y avoir une politique de mobilit\u00e9 coh\u00e9rente et efficace au sein de l&rsquo;entreprise, ainsi qu&rsquo;une responsabilisation des salari\u00e9s pour bien g\u00e9rer leur temps et les diverses activit\u00e9s \u00e0 l&rsquo;occasion des d\u00e9placements. Pour ce faire, ces derniers ne doivent pas h\u00e9siter \u00e0 opter pour une formation en efficacit\u00e9 professionnelle. La ma\u00eetrise des outils collaboratifs digitaux est \u00e9galement une priorit\u00e9 lorsqu&rsquo;un salari\u00e9 est amen\u00e9 \u00e0 se d\u00e9placer r\u00e9guli\u00e8rement dans le cadre de son emploi. Enfin, une bonne pr\u00e9paration avant chaque voyage est n\u00e9cessaire, ceci afin d&rsquo;\u00e9viter tout stress suppl\u00e9mentaire.&nbsp;<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Certains emplois pr\u00e9voient des d\u00e9placements professionnels fr\u00e9quents. Qu&rsquo;ils soient occasionnels ou r\u00e9guliers, les d\u00e9placements occasionnent des modifications d&#8217;emploi du temps et impliquent une bonne organisation. 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