{"id":11412,"date":"2017-06-05T10:43:46","date_gmt":"2017-06-05T09:43:46","guid":{"rendered":"https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/?p=11412"},"modified":"2017-06-06T10:54:16","modified_gmt":"2017-06-06T09:54:16","slug":"communication-en-mode-projet-creer-un-plan-de-communication-de-projet","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/strategie-projets-web\/communication-en-mode-projet-creer-un-plan-de-communication-de-projet-2017-06-05","title":{"rendered":"Communication en mode projet : cr\u00e9er un plan de communication de projet"},"content":{"rendered":"<p>Parce que les besoins en information et les m\u00e9thodes varient consid\u00e9rablement selon les diff\u00e9rents projets il parait plus qu\u2019opportun d&rsquo;\u00e9laborer un plan de communication projet. On fait le point.<em> <\/em><\/p>\n<p>Une communication efficace, c\u2019est l&rsquo;essence m\u00eame de la <a href=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/formation-gestion-projet.php\" target=\"_blank\">gestion de projet<\/a> ; d\u2019o\u00f9 la n\u00e9cessit\u00e9 de cr\u00e9er un plan de communication. Selon l&rsquo;Institut de gestion de projet- <a href=\"https:\/\/www.pmi.org\/\" target=\"_blank\">The Project Management Institut <\/a>&#8211; les entreprises les plus performantes ayant termin\u00e9 80% de leurs projets sont en r\u00e9alit\u00e9 deux fois plus susceptibles d&rsquo;avoir des plans de communication en place que leurs homologues ayant de plus faibles performances. Alors si vous n&rsquo;avez pas de plan ou souhaitez mettre \u00e0 jour votre plan actuel, cet article est fait pour vous !<\/p>\n<h2>Pourquoi ai-je besoin d&rsquo;un plan de communication pour mon projet ?<\/h2>\n<p>La communication est un <em>\u00ab processus par lequel les informations sont \u00e9chang\u00e9es entre les individus \u00e0 travers un syst\u00e8me commun de symboles, de signes ou de comportement.\u00bb<\/em> Jusque-l\u00e0 tout va bien et pourtant, une communication efficace en entreprise demeure assez rare ! Le manque de temps, les styles personnels, les distractions quotidiennes et les diff\u00e9rentes hypoth\u00e8ses peuvent facilement perturber la communication. Comme l&rsquo;a soulign\u00e9 le dramaturge George Bernard Shaw, <em>\u00ab le plus gros probl\u00e8me de la communication est l&rsquo;illusion qu&rsquo;elle ait eu lieu \u00bb.<\/em><\/p>\n<p>Un plan de communication de projet est un mod\u00e8le des processus de communication pendant votre projet. Le plan doit alors aider \u00e0 fournir les bonnes informations, aux bonnes personnes, au bon moment, dans un format qui fonctionne pour elles.<\/p>\n<p><strong>Avoir un plan permet de :<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Faciliter le soutien et \u00e0 l&rsquo;assistance aupr\u00e8s des diff\u00e9rentes parties prenantes,<\/li>\n<li>D\u00e9finir les attentes avec les parties prenantes, l&rsquo;\u00e9quipe du projet et les fournisseurs externes,<\/li>\n<li>Am\u00e9liorer la prise de d\u00e9cision,<\/li>\n<li>Garder l&rsquo;\u00e9quipe au fait des t\u00e2ches actuelles et \u00e0 venir,<\/li>\n<li>D\u00e9finir les r\u00f4les et les responsabilit\u00e9s, par exemple, qui doit assister \u00e0 des r\u00e9unions hebdomadaires\u2026<\/li>\n<li>Am\u00e9liorer les r\u00e9unions,<\/li>\n<li>D\u00e9crire les processus pour faire face aux risques et aux probl\u00e8mes.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Comment pr\u00e9parer un plan de communication pour mon projet ?<\/h2>\n<p>La cr\u00e9ation d&rsquo;un plan de communication se d\u00e9roule g\u00e9n\u00e9ralement pendant la phase de planification de votre projet. Pour gagner du temps, v\u00e9rifiez si des mod\u00e8les ou des directives existent au sein de votre organisation, vous pouvez ainsi les utiliser.<\/p>\n<p>Il existe cinq \u00e9tapes cl\u00e9s \u00e0 suivre lors de la pr\u00e9paration de ce document.<\/p>\n<p><strong>D\u00e9crire les objectifs<\/strong><\/p>\n<p>La premi\u00e8re \u00e9tape consiste \u00e0 d\u00e9cider de vos objectifs pour le plan et ce que vous voulez r\u00e9aliser gr\u00e2ce \u00e0 une communication efficace. Cela peut inclure :<\/p>\n<ul>\n<li>La prise en charge du projet<\/li>\n<li>L\u2019am\u00e9lioration de l&rsquo;engagement des parties prenantes<\/li>\n<li>Le rassemblement des diff\u00e9rentes contributions de l&rsquo;\u00e9quipe du projet.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il est important de lier vos objectifs au plan de projet global afin de vous assurer que l&rsquo;\u00e9quipe est parfaitement align\u00e9e et de bien comprendre les param\u00e8tres de r\u00e9ussite.<\/p>\n<p><strong>D\u00e9finir le public<\/strong><\/p>\n<p>Ensuite, cr\u00e9ez une liste de personnes ayant besoin de recevoir des informations sur le projet. G\u00e9n\u00e9ralement, vous devriez impliquer:<\/p>\n<ul>\n<li>Les parties prenantes<\/li>\n<li>L\u2019\u00e9quipe en charge du projet<\/li>\n<li>Fournisseurs externes<\/li>\n<li>D\u00e9partements internes pertinents.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>D\u00e9cider de l&rsquo;information n\u00e9cessaire<\/strong><\/p>\n<p>Les diff\u00e9rents membres de l&rsquo;\u00e9quipe ont besoin d&rsquo;informations diff\u00e9rentes pour contribuer \u00e0 leur mani\u00e8re positivement. L&rsquo;adaptation des informations permet \u00e9galement d&rsquo;\u00e9conomiser du temps pour le destinataire.<\/p>\n<p>Pour ce faire, regardez votre auditoire et pensez \u00e0 ce qu&rsquo;ils doivent savoir. Voici quelques id\u00e9es pour commencer :<\/p>\n<ul>\n<li>Les parties prenantes : plan de projet, statut, budget, demandes de changement et gestion des risques.<\/li>\n<li>\u00c9quipe de projet : affectations, statut, travaux en cours, probl\u00e8mes et suivi des risques, les le\u00e7ons apprises.<\/li>\n<li>Fournisseurs externes : calendrier et \u00e9ch\u00e9ances, statut et d\u00e9lais.<\/li>\n<li>D\u00e9partements internes pertinents: le statut, y compris toute modification des d\u00e9lais livrables.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>M\u00e9thodes et fr\u00e9quence<\/strong><\/p>\n<p>La cl\u00e9 de la communication efficace est de d\u00e9couvrir les besoins des autres et d&rsquo;adapter vos m\u00e9thodes de communication en cons\u00e9quence. Prendre du temps pour comprendre et mettre en \u0153uvre cette approche augmente la probabilit\u00e9 que votre auditoire pr\u00eate attention \u00e0 ce que vous dites, ce qui conduira \u00e0 des r\u00e9sultats plus positifs.<\/p>\n<p>Les outils de communication communs comprennent :<\/p>\n<ul>\n<li>Les r\u00e9unions : les r\u00e9unions de projet sont un excellent moyen de rassembler l&rsquo;\u00e9quipe et de r\u00e9soudre des probl\u00e8mes. Assurez-vous que vos r\u00e9unions soient productives avec ces conseils.<\/li>\n<li>Les rapports de projet : utilisez un outil de projet collaboratif pour rassembler rapidement les informations pertinentes provenant de diff\u00e9rentes sources dans un format requis. Les types de rapport comprennent la progression du projet, le rapport de type \u00abMon travail\u00bb, les tableaux de bord en temps r\u00e9el, les risques et les ressources.<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/formation-email-marketing.php\" target=\"_blank\">L\u2019email<\/a> : peut-\u00eatre la forme la plus commune de communication de projet. Bien que le courrier \u00e9lectronique soit un moyen utile de suivre les conversations et les d\u00e9cisions, encouragez votre \u00e9quipe \u00e0 vous parler &#8211; c&rsquo;est souvent plus efficace !<\/li>\n<li>Les forums de discussion: les forums de discussion en ligne aident les \u00e9quipes \u00e0 collaborer et \u00e0 partager leurs connaissances et sont particuli\u00e8rement utiles pour les \u00e9quipes travaillant \u00e0 distance.<\/li>\n<li>Les r\u00e9f\u00e9rentiels de documents : cr\u00e9ez un emplacement central pour les documents de projet pour vous assurer que tout le monde ait acc\u00e8s aux m\u00eames sources.<\/li>\n<li>Les enqu\u00eates : les enqu\u00eates sont un moyen rapide de v\u00e9rifier aupr\u00e8s de votre \u00e9quipe, lors de l&rsquo;ex\u00e9cution du projet, les le\u00e7ons apprises une fois le projet termin\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Demandez \u00e0 vos parties prenantes et \u00e0 votre \u00e9quipe de projet comment elles souhaitent communiquer : r\u00e9unions hebdomadaires, courriels, <a href=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/formation-tableaux-de-bord-et-kpis.php\" target=\"_blank\">tableaux de bord de projet<\/a>, etc. Cette \u00e9tape devient encore plus importante lorsque l&rsquo;on consid\u00e8re la quantit\u00e9 de donn\u00e9es de projet et les outils de communication disponibles.<\/p>\n<p>Une fois que les outils sont identifi\u00e9s, \u00e9tablissez la fr\u00e9quence de la communication, par exemple, des rapports d&rsquo;\u00e9tat hebdomadaires par e-mail et des rendez-vous mensuels en face-\u00e0-face avec vos parties prenantes.<\/p>\n<p>Enfin, expliquez qui est responsable de chaque canal de communication.<\/p>\n<p><strong>Mesure du succ\u00e8s<\/strong><\/p>\n<p>Compte tenu de la fa\u00e7on dont la communication est cruciale pour votre projet, il est important de suivre et d&rsquo;analyser votre plan \u00e0 intervalles r\u00e9guliers. Pr\u00e9voyez le temps de voir ce qui fonctionne ou pas et les ajustements n\u00e9cessaires. De plus, demandez aux intervenants et \u00e0 l&rsquo;\u00e9quipe leur contribution. Documentez vos constatations pour am\u00e9liorer les plans futurs.<\/p>\n<p><strong>Matrice de communication<\/strong><\/p>\n<p>Les membres de l&rsquo;\u00e9quipe et les parties prenantes sont des individus occup\u00e9s avec beaucoup de demandes concurrentes ! Si possible, cr\u00e9ez un graphique de r\u00e9f\u00e9rence rapide qui r\u00e9sume les principaux axes de votre plan. Voici un exemple pour vous aider \u00e0 d\u00e9marrer.<\/p>\n<div id=\"attachment_11413\" style=\"width: 614px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><a href=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/project-matrix-BrightWork.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-11413\" class=\" wp-image-11413 \" alt=\"Source : www.brightwork.com\" src=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/project-matrix-BrightWork.jpg\" width=\"604\" height=\"504\" srcset=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/project-matrix-BrightWork.jpg 863w, https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/project-matrix-BrightWork-300x250.jpg 300w, https:\/\/academy.visiplus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/project-matrix-BrightWork-610x508.jpg 610w\" sizes=\"auto, (max-width: 604px) 100vw, 604px\" \/><\/a><p id=\"caption-attachment-11413\" class=\"wp-caption-text\">Source : www.brightwork.com<\/p><\/div>\n<h2>Plan d&rsquo;action de communication<\/h2>\n<p>Apr\u00e8s avoir cr\u00e9\u00e9 votre plan de communication, vous devrez peut-\u00eatre \u00e9laborer un plan d&rsquo;action pour suivre toutes les activit\u00e9s. Il est tr\u00e8s facile de le faire en utilisant des listes Excel ou <a href=\"https:\/\/products.office.com\/fr-fr\/sharepoint\/collaboration\" target=\"_blank\">SharePoint.<\/a> Voici des \u00e9l\u00e9ments cl\u00e9s \u00e0 inclure :<\/p>\n<ul>\n<li>Audience : Qui recevra le message ?<\/li>\n<li>Message : Quel est le sujet ?<\/li>\n<li>Communicant : Qui transmet la communication ?<\/li>\n<li>Horaire : Quand et \u00e0 quelle fr\u00e9quence cela aura-t-il lieu ?<\/li>\n<li>M\u00e9thode : Comment le message sera-t-il livr\u00e9 ?<\/li>\n<li>Statut : mise \u00e0 jour des communications \u00e0 ce jour.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Conclusion<\/h2>\n<p>Une communication efficace est cruciale pour la gestion r\u00e9ussie des projets. Ne laissez pas votre communication au hasard, d\u00e9veloppez et partagez plut\u00f4t un plan avec votre \u00e9quipe.<\/p>\n<p>Apr\u00e8s lecture vous vous rendez compte que vous avez toutefois besoin de conseils pour cr\u00e9er et ex\u00e9cuter un plan de communication ? N\u2019attendez plus pour vous renseigner sur la <a href=\"https:\/\/academy.visiplus.com\/formation-communication-projet.php\" target=\"_blank\">formation d\u00e9di\u00e9e \u00e0 la communication en mode projet<\/a> VISIPLUS academy.<\/p>\n<h6>Source : www.brightwork.com<\/h6>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Parce que les besoins en information et les m\u00e9thodes varient consid\u00e9rablement selon les diff\u00e9rents projets il parait plus qu\u2019opportun d&rsquo;\u00e9laborer un plan de communication projet. On fait le point. 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